Palgaarvestuse auditi nõuetekohane ettevalmistamine hõlmab ülevaatuse sisu põhjalikku mõistmist ja sageli ka õigusnõustaja hankimist. See hõlmab ka seda, et tööandjad tuvastavad iga isiku, kes on neile teenuseid osutanud, ja liigitavad need töötajad või mittetöötaja staatusesse. Õiguslike tagajärgede vältimiseks on oluline, et kõik tööandjad oleksid oma palgaarvestusprotsessidega kursis, mis hõlmab pidevat palgaarvestuse aruannete võrdlemist pearaamatutega, samuti pankade vastavuse ülevaatamist. Paljud tööandjad seisavad silmitsi palgaarvestuse auditi tagajärgedega, kuna neil ei ole nõuetekohast dokumentatsiooni töötajate kohta, kes täidavad rohkem kui ühte töörolli, mistõttu on oluline, et tööandjad mõistaksid lahususe piire ja seaduspärasusi.
Palgaarvestuse auditi läbiviimiseks võib olla mitu põhjust ja paljud ettevõtted alustavad oma ettevalmistust õigusnõustaja leidmisega ja abiga. Palgaarvestuse auditi ajal teavitab kolmas osapool ettevõtet auditi toimumisest. Seejuures annab see auditeeritavale ettevõttele ettevalmistusaega. Õigusnõustaja aitab ettevõtetel mõista, milliseid dokumente tuleks ja milliseid mitte auditit teostavale kolmandale osapoolele loovutada.
Kuna osa palgaarvestuse auditist hõlmab tööandja poolt dokumentide esitamist iga oma töötaja kohta, on oluline mõista töötaja tegelikku määratlust. Töötajaks loetakse isikut, kes on osutanud ettevõttele teenuseid; mõnel juhul on aga lünki, mis võimaldavad tööandjal inimest töötajana mitte tunnustada. See hõlmab nii seda, kui inimene tegeleb iseendaga, kui ka neid inimesi, kes on otsemüüjad.
Samuti on oluline, et tööandjad mõistaksid, kuidas liigitada töötajaid, kes täidavad rohkem kui ühte töörolli. Kui see juhtub, peavad tööandjatel olema dokumendid, mis registreerivad täpselt, mitu tundi iga töötaja töötas igal töökohal. Kui dokumentatsiooni ei peeta, arvestatakse iga töötaja kogupalka vastavalt tema kõrgeima reitinguga ametikohale.
Auditit teostav üksus soovib ka veenduda, et auditeeritaval ettevõttel on palgaarvestuse aruanded, mis vastavad tema pearaamatutele. Palgaarvestuse auditi selle osa ettevalmistamiseks peaksid ettevõtted alati võrdlema brutopalgakulusid, tšeki netosummasid ja kõiki töötajate tšekkidelt kinnipeetud makse kõigi pearaamatute numbritega. Lisaks on auditi ettevalmistamise hõlbustamiseks kasulik võrrelda nii palgaaruandeid kui ka pearaamatuid pangaarvestustega. Kõigi nende numbrite võrdlemine aitab tööandjal veenduda, et töötajate tšekkides ei toimu muudatusi.
SmartAsset.