Ettevalmistumata juhatuse liige võib tekitada pettumust valmistava juhatuse koosoleku kogemuse ja jätta teised juhatuse liikmed motiveerimata ja stressis nende töö pärast. Ainus viis juhatuse koosoleku edukaks kulgemiseks on see, kui kõik juhatuse liikmed ametnikest juhatuse liikmeteni valmistuvad koosolekuks piisavalt. Ettevõtte ametnikel on tavaliselt suurem roll juhatuse koosolekute läbiviimisel ja koosoleku ettevalmistamine võtab tõenäoliselt kauem aega. Allolevad sammud sisaldavad teavet, mida kõik juhatuse liikmed saavad kasutada edukaks juhatuse koosolekuks valmistumiseks.
1
Lugege põhimäärust ja saage sellest aru. Igal ettevõttel, olgu see siis kasumit taotlev või mittetulunduslik, on kehtestatud põhikirjad. Põhikirjas on kirjas, kuidas ettevõte hakkab tegutsema, kuidas hääletamine toimub, kes on ametnikud ja muu oluline teave. Igal juhatuse liikmel peaks olema koopia põhikirjast ja see peaks viima igale juhatuse koosolekule.
2
Vaadake üle lepingud ja muud äridokumendid. Kui juhatuse koosolekul arutatakse lepinguid või muid dokumente, isegi kui arutelu on lühike, peaks iga juhatuse koosolekul osaleja saama dokumentidest koopiad ja need enne koosolekul osalemist läbi vaatama. Vastasel juhul raisatakse aega, kui juhatuse liikmed on sunnitud dokumendi üle vaatama ja proovima neid kohapeal arutada. Juhatuse liikmetele dokumentide enne tähtaega üleandmine võimaldab neil dokumendid hoolikalt üle vaadata, nendega koos nähtud probleemid üles märkida ja tulla koosolekule valmis neid arutama. Kui ettevõte näiteks kaalub hoone rentimist, peaks iga juhatuse liige saama üürilepingu koopia, et see läbi vaadata enne koosolekut, kus üürilepingut arutatakse.
3
Kohtumine komisjonidega. Juhatuse koosolekud on suurepärane võimalus jagada kogu juhatusega komisjonide tehtud tööd. Kui juhatuse koosolekud toimuvad harva, peaks komisjon kogunema vahetult enne juhatuse koosolekut, et vaadata üle tehtud töö ja valmistada ette märkused juhatusele aruandmiseks.
4
Kõigi määratud ülesannete järelkontroll. Kui teile määrati ülesanne eelmisel juhatuse koosolekul, veenduge, et teete seda ülesannet enne järgmist juhatuse koosolekut.
5
Valmistage ette märkused punktide kohta, mida soovite juhatusele esitada. Kui teil on midagi, millest juhatusele teatada, näiteks potentsiaalne leping müüjaga, mille te tellisite, või kliendilt saadud tagasiside, märkige see üles, et juhatusele teatada. Märkuste kirjutamine või vähemalt arutatavate asjade ülesmärkimine muudab koosoleku sujuvaks ja tagab, et kõik teemad, mida soovite arutada, arutatakse.
6
Määrake päevakord. Igaüks, kes vastutab juhatuse koosoleku juhtimise eest, tavaliselt, kuid mitte tingimata president, peaks edastama kavandatud päevakorra kõigile juhatuse liikmetele ligikaudu 1 nädal enne juhatuse koosolekut. President võib päevakorra levitamiseks kasutada sekretäri või mõne muu juhatuse liikme abi. E-post on selle ülesande jaoks eriti kasulik. Küsige meilis juhatuse liikmetelt täiendavaid punkte, mida nad soovivad arutada, ja seadke päevakord, mis on hallatav. Määrake ajatundlikud või kõige pakilisemad küsimused päevakorra alguses ja punktid, mis võivad järgmist koosolekut oodata – – kui see koosolek peaks kestma kaua – päevakorra lõpus. Seadke teemad loogilises järjekorras, et te ei hüppaks päevakorra erinevate punktide juurde. Kui teie koosolekud on üldiselt tund või kaks pikad, proovige päevakorda vastavalt planeerida. Kui on palju pakilisemaid küsimusi, mida tuleb arutada, teatage juhatusele varakult, et see koosolek võtab kauem aega kui teised koosolekud, et nad saaksid plaanida kauemaks jääda. Kui päevakord on paika pandud, saatke see juhatuse liikmetele aadressil meili, et neil oleks lõplik koopia. Lisaks peaks sekretär printima koopiad koosolekul levitamiseks ja ettevõtte raamatusse kandmiseks.
7
Vaadake üle eelmise koosoleku protokoll. Tavaliselt toimub see juhatuse koosoleku alguses, kus sekretär loeb protokolli juhatusele valjusti ette. See on ka osa teie koosolekuks valmistumisest. Eelmisel koosolekul arutatu meenutamine aitab anda konteksti koosoleku päevakorra uutele punktidele. Samuti võib see aidata teil meeles pidada ülesandeid, mis teile eelmisel koosolekul määrati.
8
Veenduge, et kõik vajalikud seadmed on olemas ja töökorras. Kui teie juhatus lubab liikmetel, kes ei saa isiklikult koosolekul osaleda, konverentskõne kaudu kohal olla, veenduge, et teil on olemas õiged seadmed, et kõik üksteist kuuleksid. Tehke enne koosolekut testkõnesid, et veenduda seadmete töös. Veenduge, et kõik muud kasutatavad seadmed, nagu projektor või arvuti, oleksid koosolekul ja oleksid eelnevalt seadistatud.