Kui teil on vaja olulist teavet selgelt jagada, on PowerPointi esitlus suurepärane viis publikuni jõudmiseks. Ehkki kogu teabe kokkupanemine on üsna lihtne, jätate suurema mõju, kui võtate aega selle korraldamiseks ja ettevalmistamiseks. Alustame sellest, mida oma esitlusse lisada, ja jätkame slaidide kujundamise ja läbimisega. Väikese ettevalmistusega saavutate kõik esitluse, mida peate esitama!
1
Tutvustage oma teemat pilkupüüdva esimese slaidiga. Pange oma esitluse nimi suurte tähtedega slaidi keskele, et seda oleks üle ruumi lihtne lugeda. Sõltuvalt esitluse tüübist võite lisada slaidile ka oma nime ja pealkirja, kui teie publik teid ei tunne. Hoidke pealkirjaslaidil taust lihtne, et see ei segaks teie kuulajaskonda kõne ajal. Saate esitlusele alati nime anda selle tööalgatuse järgi, mida soovite alustada, või probleemi järgi, mida soovite lahendada. Näiteks võite sellele panna nimeks “Klientide hankimise strateegiad”.
2
Esitage nimekiri sellest, mida publik võib oodata. Märgistage oma slaid pealkirjaga “Esitluse kava” või midagi sarnast. Loetlege peamised punktid, mida loodate, et teie publik esitlusest õpib. See mitte ainult ei aita teie publikul paremini jälgida, vaid annab ka ettekujutuse teie üldine eesmärk. Näiteks kui arutate uut tööalgatust, võiks teie päevakava slaid olla järgmine: Projekti ülevaade Turuuuringud ÄrimudelAjaskaala
3
Selguse huvides määrake esitluse algus, keskpaik ja lõpp. Kirjutage üles peamised ideed, mida soovite, et teie publik teie esitlusest ära võtaks, ja teave, mida soovite lisada. Võtke üles kirjutatu ja korraldage punktid kontuuriks, nii et üks punkt voolab otse järgmisesse. Proovige oma teabe saamiseks mõnda erinevat korraldust, et saaksite aru saada, millist neist on kõige lihtsam järgida. Näiteks kui esitate veenva esitluse, võite alustada mõne probleemi taustateabega ja liikuda edasi probleemide lahendamise viiside juurde. probleem ja lõpetage sammudega, mida vaatajaskond saab lahenduse poole püüdlemiseks ette võtta.
4
Rääkige oma vaatajaskonnale järgmistest sammudest, mida peate lõpetamisel tegema. Kui olete esitletavatest peamistest ideedest üle käinud, pakkuge välja täppide loetelu sammudest, mida teie kuulajad saavad projekti edasiliikumiseks ette võtta. Proovige mõelda mõnele asjale, mida saab rakendada, et teie vaatajaskonnal oleks mitu erinevat ideed selle kohta, mida nad järgmisena teha saavad. Näiteks kui soovite oma ettevõtte kulusid vähendada, võite paluda kuulajatel jälgida kõiki tööressursse. nad raiskavad terve nädala, et nad oleksid teadlikumad sellest, mida ära viskavad.
5
Tehke oma põhipunktidest kokkuvõte, et teie publik neid mäletaks. Viimase slaidina alustage päisega, mille peal on midagi nagu “Takeaways” või “Põhipunktid”. Kirjutage viimane täpploend kõige olulisema teabega, mida käsitlesite. Tõstke esile punktid, mida olete eelmistel slaididel öelnud, ja korrake neid oma kuulajate jaoks valjusti. Nii jätab teie esitlus teie vaatajaskonnale püsiva mulje ja nad jätavad tõenäolisemalt teie öeldu meelde. Näiteks kui tutvustate brändi või toodet, võite teha kokkuvõtte probleemidest, mida toode lahendab, selle peamised müügiargumendid ja miks see teie arvates ettevõttesse hästi sobib.
6
Inimestel on raske korraga meelde jätta rohkem kui 10 mõistet. Kui olete kogu teabe korrastamise lõpetanud, minge tagasi ja lugege slaide, et näha, kas teil on 10 või vähem. Kui teil on rohkem kui 10, lugege teave uuesti läbi ja vaadake, kas on midagi, mida saate samale slaidile ühendada. Tehke kindlaks, millised kontseptsioonid on kõige olulisemad, ja lõigake välja kõik, mis tundub kohatu või ei sobi teie esitluse tooniga. Näiteks kui teie esitlus käsitleb uut keskkonnasõbralikku algatust, täitke mõned slaidid Kliimamuutuste mõjude statistika pakub palju teavet, kuid üksainus slaid koos paari punktiga konkreetselt selle kohta, kuidas see teie ettevõtet kahjustab, on palju tõhusam.
7
Säilitage kõigi oma slaidide jaoks sama lihtne paigutus ja teema. Tausta saate PowerPointis ise kujundada või kasutada mõnda programmi sisseehitatud tasuta malli. Kasutage lihtsaid kujundusi, mis ei sega tähelepanu teabelt või piltidelt, mida soovite kaasata. Kui lisate esitlusele teavet, hoidke seda igal slaidil samale küljele joondatud, et seda oleks lihtsam lugeda ja jälgida. Näiteks võib teie slaidi taust olla lihtsalt valge, tumesinise triibuga üleval ja kollase värviga. Aktsendina läbiv joon. Pidage kinni värvidest, mis on kontrastsed, kuid täiendavad üksteist. Näiteks võite esitluse teemana kasutada valget, tumepruuni, musta ja punakaspruuni värvi. Vältige täispiltide taustaks panemist, kuna nende peale kirjutatud teksti võib olla raske lugeda.
8
Kasutage suuri sans-serif fonte, et neid oleks üle ruumi lihtne näha. Väikesi fonte võib olla väga raske eemalt lugeda, seega hoidke teksti vahemikus 28–40 pt. Kuna ilma serifita on ekraanil lihtsam näha, valige oma teabe esitamiseks Proxima Nova või Arial, mitte Times New Roman või mõni muu serifeeritud font. Veenduge, et tekst oleks taustast välja hüppava värviga, et see ei läheks kaduma. Rõhutage kõige olulisemat teksti paksus, kaldkirjas või esiletõstmises. Muutke slaidi jooksul teksti suurust. Näiteks peaks slaidi ülaosas olev pealkiri olema suurem kui põhitekst.
9
Teie slaididel olevad kiirloendid muudavad jälgimise lihtsamaks. Lõigud on slaidil tõesti hirmutavad ja teie publik võib neid lugeda, selle asemel, et teid kuulata. Ärge pange oma slaidile iga sõna, mida kavatsete öelda, vaid pidage kinni lühikeste fraaside või märksõnadega täpploendist. Piirake end maksimaalselt 6 täpipunktiga slaidi kohta ja maksimaalselt 6 sõna täpi kohta. Näiteks lause “Peame oma selle projekti eelarve suhtes tähelepanelikumad olema” asemel võite kirjutada täpipunkt: “Olge eelarve suhtes tähelepanelik. Laske iga täpp kuvada alles pärast hiireklõpsamist, et teie vaatajaskond ei jääks sellest ette, millest te räägite.
10
Valige kvaliteetsed pildid ja diagrammid, mis tõstavad teie teabe esile. Kaasake visuaalid ainult siis, kui need on eesmärgi saavutamiseks vajalikud. Oma mõtte selgemaks muutmiseks või teabe esitamiseks saate kasutada illustratsioone, pilte, graafikuid või diagramme. Muutke kõik pildid sarnase suuruse ja eraldusvõimega ning asetage need slaididele samasse kohta, et need ei paistaks segaduses. Kaasake raskesti mõistetavate diagrammide või piltide pealdised. Proovige muuta üks pilt slaidil silmapaistvaks. slaidi, muutes selle ülejäänud slaidi värviga kontrastseks. Näiteks võivad teil olla mustvalged pildid vanadest toodetest koos suure kujutisega uusimast värvilisest tootest, mida tutvustate. Üldiselt vältige oma esitluses lõikepiltide või animeeritud GIF-ide kasutamist, kuna see ei näe välja nagu sa võtaksid seda tõsiselt. Vastuvõetav võib aga sõltuda teie töökohast ja konkreetsest esitlusest. Kui teil on võimalus, kontrollige oma esitlust esitletavale ekraanile sarnaselt, et kontrollida, kas teie pildid paistavad ruumist vaadates hägused.
11
Üleminekud ja animatsioonid tõmbavad vaataja tähelepanu sisult kõrvale. Kuigi animatsioonid võivad slaidiseansi popiks muutmiseks tunduda lahedad, võivad need võtta palju lisaaega ja vähendada seda, mida proovite öelda. Selle asemel, et tekst sisse lennata või slaidide vahel animeerida, laske slaididel lihtsalt hiireklõpsu järel muutuda. Esitage teavet kiiresti ja ilma palju õitsenguta, et teie esitlus näeks tugevam ja ametlikum.
12
Enesekindluse suurendamiseks läbige kogu slaidiseanss. Tunnete end esitluse esitamisel palju enesekindlamalt, kui olete selle paar korda ise läbi jooksnud. Teeskle, et esitlete tegelikult grupile inimesi, ja tõstke oma häält samale helitugevusele ja toonile, mida kasutaksite päris asja jaoks. Harjutage rääkimise ajal slaididel klõpsamist, et veenduda, et need hästi kokku voolavad. Kui teil tekib probleeme või tunnete, et esitlus on segane, minge tagasi ja muutke nende parandamiseks slaide. Proovige esitlust esitledes end salvestada, et saaksite oma esitust kuulata või vaadata. Nii näete hõlpsalt, mida peate muutma.
13
Küsige esialgset tagasisidet, et näha, kas teie esitlus jõuab kohale. Koguge paar sõpra või töökaaslast ja laske neil kogu esitlus läbi. Kui olete lõpetanud, uurige, mida nad esitlusest arvasid ja kas mõni teie mõte, mida püüdsite välja tuua, ei ajanud neid segadusse. Laske neil esitada küsimusi, mida ootate ka oma vaatajaskonnalt, et saaksite neile lühidalt vastamist harjutada. Kui saate, harjutage oma slaidiseanssi ruumis, mis on sarnane sellele, kus te seda tegelikult esitate, et saaksite ruumi tunnetada.