Veebikonverentsitarkvara kasutavad peamiselt ettevõtted, koostööpartnerid ja kolledžid ning oma konverentsivajadustele vastava programmi valimine muudab protsessi palju lihtsamaks. Igal veebikonverentsi tarkvaraprogrammil on maksimaalne osalejate arv ja see maksimaalne arv peab olema piisav, et kaasata kõik vajalikud osalejad; vastasel juhul peate konverentsi ajal osalejate arvu piirama. Kontrollige konverentsimeetodit, näiteks teksti või videot, tagamaks, et konverentsi saab esitada nii, nagu soovite, ilma et peaksite maksma funktsioonide eest, mida te ei kasuta. Käe tõstmise funktsioon hõlbustab osalejatel sellise konverentsi ajal viisakalt sekkuda. Faile jagatakse sageli veebikonverentsi ajal ja failide jagamise tõhustatud platvorm muudab selle lihtsamaks.
Nii nagu füüsilisel konverentsisaalil, on ka veebikonverentsi tarkvaral maksimaalne arv osalejaid, kes saavad veebikonverentsil korraga osaleda. Enne programmi valimist peaksite seda numbrit kontrollima ja veenduma, et maksimumist piisab, et kõik saaksid osaleda. Enamikul programmidel on kõrge limiit, vahemikus 100 kuni 1,000 osalejat, millest peaks enamiku kasutuste jaoks piisama.
Veebikonverentsi läbiviimiseks on mitu võimalust, sealhulgas tekstivestlus, videokonverents või helikanali kaudu. Kuigi enamik konverentse saab nende meetodite kombineerimisest kasu, peaksite valima ainult meetodid, mida kavatsete kasutada. Veebikonverentsitarkvara hankimine meetoditega, mida ei kasutata, raiskab tavaliselt lihtsalt raha, sest need funktsioonid tõstavad tavaliselt konverentsitarkvara hinda.
Konverentsil, kus kõik osalejad on ühes ruumis, on lihtne aru saada, kui keegi soovib vahele astuda, sest ta oskab häält teha või kätt tõsta. Selle kogemuse jäljendamiseks on mõnel veebikonverentsi tarkvaral käetõstmise funktsioon, mis loob osaleja profiilinime lähedale väikese käe või sarnase graafika. See võimaldab teil tunnustada osaleja soovi rääkida või paluda tal veidi oodata, et saaksite oma mõtte lõpetada. Vastasel juhul võib osalejal olla vaja katkestada, et oma mõtet mõista.
Veebikonverentsi ajal jagatakse faile tavaliselt, et osalejad saaksid lugeda või näha materjali, millest keegi teine räägib. See on sama, mis tavalisel konverentsil dokumendi koopiate jagamine. Selle hõlbustamiseks peaks veebikonverentsi tarkvaras olema tõhus failijagamissüsteem, et neid faile saaks osalejate vahel kiiresti jagada ilma suuremate probleemideta ja ilma viivitatud allalaadimisteta.