Parim viis ülesannete haldamise vabavara valimiseks on leida veebisait, kus seda tüüpi vabavara vaadatakse, ja vaadata iga rakenduse üksikasju. Akadeemilises keskkonnas kasutamiseks on loodud ülesannete haldamise vabavararakendused, mis tõenäoliselt sobivad kõige paremini õpilastele või õpetajatele. Mõned rakendused on mõeldud inimestele, kellel on terve päeva jooksul täita palju väikeseid ülesandeid või ülesandeid. Teised ülesannete haldamise vabavarad on mõeldud spetsiaalselt neile, kes töötavad professionaalsel või juhirollil. On olemas hea ülesannete haldamise vabavara, mis sobib peaaegu iga elustiili või ajakavaga. Lihtsa ajakavaga inimesel on vaja ainult lihtsat programmi, samas kui teised, kellel on keerulisem ajakava, võivad soovida programmi, mille funktsioonid kehtivad konkreetse elukutse või ajakava jaoks.
Üks esimesi asju, mida konkreetse ülesandehalduse vabavara kasuks otsustades kindlaks teha, on rakenduse lõplik kasutus ja funktsioon. Paremaid ülesannete haldamise rakendusi või programme saab kohandada nii, et need sobiksid paljude olukordadega, nii et parim asi, mida teha, on alla laadida ja igaüht neist mõne päeva jooksul proovida, et näha, kuidas see konkreetset tüüpi ajakavaga sobib. Kasutuslihtsus on enamiku inimeste jaoks esmatähtis, nii et lihtsamad programmid, millel on vähem funktsioone, võivad olla parim koht alustamiseks. Üldreeglina on paljude funktsioonide ja funktsioonidega ülesannete haldamise tarkvaral kõrgem õppimiskõver ja selle valdamine nõuab rohkem aega.
Mõnel ülesannete haldamise programmil on rohkem matemaatikaga seotud funktsioone koos funktsioonidega, mis aitavad lahendada teatud tüüpi võrrandeid, joonistada graafikuid ja luua teatud funktsioonide süvaanalüüsi. Inimestele, kes töötavad ajatundlikul elukutsel, nagu jurist, reklaam või mis tahes töö, mis nõuab jäigast ajakavast kinnipidamist, toimib kõige paremini ülesannete haldussüsteem, mis keskendub tegelikest tähtaegadest kinnipidamisele või ajakava järgimisele. Mõned elukutsed keerlevad projektijuhtimise ja teatud kriitiliste kriteeriumide või võrdluspunktide täitmise ümber nädalate, kuude või isegi pikema perioodi jooksul ning nõuavad ülesannete haldussüsteemi, mis jälgib edenemist, jälgib töövoogu ja teavitab vajalikke osapooli. Need, kes töötavad meeskonnas, soovivad kaaluda ülesannete haldamise tööriistu, mis suudavad hallata failide jagamist ja suurt hulka kasutajaid, samuti juhtida teavet ning koordineerida paljusid erinevaid jagatud ülesandeid ja ajakavasid.
Viimane asi, mida kaaluda, on veebipõhise ülesannete haldussüsteemi eelised. Kuigi ülesannete ja ajakavade haldamisel suletud võrgus või isegi ühes arvutis on eeliseid, on veebiülesannete haldamise tööriistade kasutamisel ja juurdepääsul ka palju eeliseid. Esiteks, kui programm on ainult ühe kasutaja arvutis ja see arvuti on kahjustatud, varastatud või kadunud, on kõik sellesse arvutisse salvestatud andmed kadunud. Kui programm või tarkvara asub serveris kauges asukohas, pääseb nendele ülesannete haldamise andmetele juurde mis tahes arvutist mis tahes kohast, kartmata andmete kadumist või riknemist. Interneti-ülesannete haldamise vabavara võimaldab ka mitmel kasutajal juurdepääsu samale ülesandehaldusprogrammile ja ülesande- või ajakavateavet vabalt jagada, säilitades samas iga kasutaja privaatsed andmed.
SmartAsset.