Prindihalduri tarkvara aitab arvutikasutajal valida, mida ta soovib printida. Tarkvara kasutades saavad kasutajad printida ainult vajalikku ning vältida printeri tindi ja paberi raiskamist lehel sisalduvatele lisapiltidele, dokumenditükkidele või veebisaidi elementidele. Lisaks üksikute dokumentide printimisele võivad olla teatud prindilogimise utiliidid, mis teavitavad kontorijuhte või infotehnoloogiaspetsialiste töötajate või klientide printimisharjumustest.
Trükitarkvara võib olla nii töölaua kui ka brauseri kujul. Töölauatarkvara saab alla laadida arvuti kõvakettale ja installida brauseri pistikprogramme, et need töötaksid koos kasutaja brauseriga. Tarkvara, mis on loodud töötama arvuti töölaual, avaneb automaatselt, kui kasutaja proovib rakendusest printida. Kasutajatel võidakse paluda vaadata prinditöö eelvaadet ja pakkuda võimalust prinditööd redigeerida, eemaldades mittevajalikud elemendid või kombineerides mitut dokumenti. Tarkvara, mis töötab brauseri pistikprogrammina, saab brauserist manipuleerida ja kasutajad võivad printimistöö jaoks eemaldada reklaame, pilte, jaluseid, päiseid või muid veebisaidi kulukaid osi.
Prindihalduri tarkvara funktsioonid võivad tarkvarapaketiti erineda. Mõned levinumad funktsioonid hõlmavad võimalust automaatselt vahele jätta tühjad leheküljed, kombineerida mitut prinditööd, eemaldada liigne tekst ja pildid, kustutada mittevajalikud lehed ning salvestada ja saata e-postiga kohandatud prinditöö. Kasutajad saavad paberisäästu maksimeerimiseks ära kasutada mõnda või kõiki neid funktsioone.
Mittetulundusühingud, raamatukogud, koolid, õppelaborid ja kogukonna tehnoloogiakeskused võivad printimishalduri tarkvara installimisest ja kasutamisest kasu saada. Selle tarkvara kasutamine võib aidata vähendada tegevuskulusid ja säästa kommunaalressursse. See võib kaasa tuua rajatiste pikema kasutamise. Ettevõtted võivad kasumit suurendada lihtsalt prindihalduri tarkvara abil oma igapäevaste tegevuste osana.
Lisaks saab alla laadida, installida ja koos kasutada mis tahes arvu prindihalduri tarkvarautiliite. Näiteks võib üks tarkvarapakett blokeerida kujutisi, samas kui teine pakub dokumentide eelvaateid enne nende printimist. Õnneks on prindihalduri tarkvara tavaliselt tasuta või madala hinnaga ning allahindlusi võidakse teha mittetulundus- või haridusorganisatsioonidele. Kasutajad peaksid tagama, et nende arvutitesse on installitud vajalikud printeridraiverid ja et neil on juurdepääs võrgule või nad on printeritega füüsiliselt ühendatud. Põhifunktsioonide kontrollimiseks peaksid kasutajad enne tarkvara allalaadimist välja printima testdokumendid.