Pakkumise tarkvara valimisel tuleb arvestada mõne teguriga: teie vajadused ja nõuded, andmed ja sisu, mida soovite oma aruannetesse lisada, kas on olemas kohandatud malle ja kas tarkvara võimaldab teil kohandatud brändingut teha. Muud funktsioonid, mida otsida, on ühtne sisu, andmete salvestamine ja võimalus printida ettepanekud või luua andmefaile. Parim pakkumise tarkvara vastab teie vajadustele ja pakub mõnda, kui mitte kõiki, neist funktsioonidest.
Mõelge ettepanekute koostamisel kasutatavale vormingule. Kui teil on ainulaadsete spetsifikatsioonidega kliente või kui peate esitama ettepanekuid kindlas vormingus, on muutuva vorminguga tarkvarapakett hea valik. Parim tarkvarapakett peaks võimaldama teil vajadusel malle muuta, teksti lisada, redigeerida või eemaldada.
Parimad ettepanekute tarkvarapaketid võimaldavad teil kasutada ka arve. See on eriti oluline, kui ettepanekus on vaja üksikasjalikku hinnateavet, arvutusi või konfiguratsioone. Hea ettepaneku tarkvarapakett peaks võimaldama sisestada teavet (nt hinnatabelid) või võimaldama selle teabe importimist.
Bränding võib ettepanekute loomisel olla oluline ja hea ettepanekute tarkvarapakett sisaldab seda võimalust. Kui teie ettevõtte erinevad isikud koostavad ettepanekuid, võite samuti tagada, et kõik ettepanekud oleksid stiililt järjepidevad. Järjepidevus aitab luua ettevõtte kuvandit ja võimalus oma ettepanekuid kohandada kaubamärgiga võib tekitada mulje professionaalsusest.
Mõned ettepanekute tarkvarapaketid toimivad tarkvarana teenusena. Seda tüüpi tarkvara pakub kasutajatele juurdepääsu Interneti kaudu. Seda tüüpi pakkumise tarkvara takistab teabe salvestamist kohalikku arvutisse ja aitab säilitada andmete järjepidevust kõigi kasutajate jaoks. Andmete järjepidevus on koostöö tegemisel väga oluline ja kohene juurdepääs andmete värskendustele tagab ajakohase teabe kättesaadavuse iga kasutaja jaoks.
Hea ettepanekute programm võimaldab teil jälgida dokumentides tehtud muudatusi. See funktsioon võib säästa palju aega, kui müüja lahkub ettevõttest või tema asemele tuleb keegi uus. Kui ettepanekud on süsteemi salvestatud, võimaldab see teistel vaadata erinevaid versioone ja konto üle võtta.