Parima ostutellimuste andmebaasi valimise kriteeriumid hõlmavad teie ettevõtte spetsiifilisi vajadusi, kasutusmugavust, süsteeminõudeid ja maksumust. Ostutellimuste andmebaasi peamine eesmärk või funktsioon on ostutellimuste elektrooniline jälgimine ja salvestamine, mis muudab protsessi tõhusamaks ostutellimuste haldamiseks. Selle asemel, et teie või teie ostutellimuste haldur jälgiks sadu või tuhandeid paberostutellimusi, aitab parim ostutellimuste andmebaasisüsteem seda tööd tõhusamalt ja täpsemalt teha. Kuna ostutellimus kujutab endast õiguslikult siduvat lepingut kliendi ja tarnija või ostja ja müüja vahel, on tehingu tingimuste määratlemisel oluline täpsus.
Lisaks ostutellimuste jälgimisele tsentraliseeritud asukohas ja usaldusväärse tehinguajaloo pidamisele pakuvad ostutellimuste andmebaasid täiendavaid eeliseid. Nende hulgas on sisseehitatud auditeerimis- ja ülevaatusfunktsioonid ning töövoo jõustamine, mis võimaldab vajadusel värskendusi ja muudatusi teha. Kvaliteetsed andmebaasisüsteemid võimaldavad teil ka andmeid puhastada, et kõrvaldada sellised vead nagu topeltkirjed. Parima ostutellimuste andmebaasisüsteemi valimise ja juurutamise üldtulemused peaksid olema tõhususe ja tootlikkuse tõus.
Mõelge teie ettevõtte äritegevuse tüübile, et aidata teil kindlaks teha, milline ostutellimuste andmebaas on teie jaoks parim. Näiteks võite vajada andmebaasi ettevõtte ostutellimuste või varude ostutellimuste tehingute käsitlemiseks. Esimene neist on kõige sobivam ettevõtetele, kes tellivad tarneid või teenuseid müüjatelt. Viimane sobib kõige paremini laoseisu haldavatele ettevõtetele, kuna nad peavad jälgima oste ja müüke, et hoida täpset laoseisu.
Kasutuslihtsus, atribuut, mida muidu tuntakse kui kasutajasõbralikkust, on veel üks oluline kaalutlus teie ettevõtte jaoks parima ostutellimuste andmebaasi valimisel. Valige üks, millel on õpetused või viisardid, mis aitavad teil õppida oma andmebaasisüsteemi võimalikult kiiresti ja lihtsalt seadistama ja juurutama. Vältige keerulisi liideseid ja tarkvara, millel pole karbist välja võetud õigeid funktsioone; valitud andmebaasisüsteem peaks pigem hõlbustama kui takistama teie võimet parandada ostutellimuste haldamist teie ettevõttes.
Teie ostutellimuste andmebaasi süsteeminõuded peaksid aja ja raha säästmiseks ühilduma teie praeguse arvutisüsteemiga. Näiteks vaadake üle opsüsteemi, platvormi, protsessori ja mälu nõuded, et teha kindlaks, kas andmebaas ühildub ja töötab teie süsteemis korralikult. Samuti on oluline üle vaadata oma ettevõtte eelarve, et teha kindlaks, mida saate endale mugavalt lubada, hankides samal ajal oma ettevõtte jaoks parima ostutellimuste andmebaasi.
SmartAsset.