Äriprotsesside modelleerimistarkvara ostmine on kallis ning selle juurutamine nõuab koolitust, aega ja vaeva. Tarkvara peab organisatsiooni teenindama mitu aastat. Tarkvara kasutamine mõjutab organisatsiooni äriprotsesse. On oluline, et organisatsioonid hindaksid hoolikalt oma tehnilisi, funktsionaalseid ja tugivajadusi ning võrdleksid mitme äriprotsesside modelleerimise tarkvara tarnija pakkumisi, et valida välja parim väärtus.
Organisatsioon võib soovida esmalt moodustada väikeettevõtlusprotsesside tarkvara hindamismeeskonna, et määrata kindlaks organisatsiooni vajadused ja töötada välja taotlustaotlus (RFP). Meeskond võib koosneda juhtkonnast ja töötajatest, kellel on tarkvara mõjutavates valdkondades mitmesuguseid teadmisi. Selle meeskonna koostatud RFP saab saata mõnele valitud müüjale, kes näivad suutvat täita organisatsiooni nõudeid.
Hindamismeeskond võtab arvesse tarkvara funktsioone ja funktsionaalsust ning võrdleb neid organisatsiooni vajadustega. Toodetud mudelite tüübid ja vormingud on olulised. Võimalus luua mudelitest koodi tarkvararakenduste arendamiseks võib mõnes olukorras olla kriitilise tähtsusega. Kui tarkvaraarenduses hakatakse kasutama protsessimudeleid, peavad uue süsteemi loodud mudelid ühilduma. Muud funktsioonid, mida saab hinnata, hõlmavad aruandlust, dokumendihaldust, vormikoostajaid, ärireeglite mootoreid ja kasutajahaldust.
Äriprotsesside server on spetsiaalne tarkvara, mis võib pakkuda võimalust kasutada protsessimudeleid töövoogude kujundamisel. Tehnoloogia ja inimesed suhtlevad töövoogudega, et hallata oma tegevusi. Kui see funktsioon on vajalik, võib see mõjutada tarkvara hindamist.
Mõnel juhul peab modelleerimistarkvara vastama teatud tööstusharu standarditele, näiteks äriprotsesside modelleerimise tähistusele. Mitteametlikud standardid võivad julgustada teatud äriprotsesside modelleerimise tarkvaratooteid teatud tööstusharudes hästi vastu võtma. Hindamismeeskond võib soovida kaaluda tarkvara, mida on tema tööstuses edukalt rakendatud.
Tarkvaratugi nii juurutamise ajal kui ka pärast installimist võib olla väga oluline. Äriprotsesside modelleerimise tarkvara võib olla keeruline juurutada ja hooldada. Hindamismeeskond soovib kindlaks teha, kas tarkvaratarnija tugi on organisatsiooni vajaduste jaoks piisav.
Mõned organisatsioonid saavad kasutada konkreetset tarkvara sellisel kujul, samas kui teised võivad seda kohandada. Hindamismeeskond peaks kaaluma, kas organisatsiooni nõuete täitmiseks on vaja kohandamist. Kohandamine suurendab kulusid juba ette ja võib tulevikus täiendamisel kulusid suurendada. Üldiselt on tarkvara kohandamise vältimine odavam.
Tarkvara maksumus on oluline kaalutlus. Seda ei tuleks hinnata mitte ainult esialgsete kulutuste, vaid ka eluea omamiskulude alusel. Mõned eluea maksumuse tegurid võivad hõlmata istmete litsentse, hooldust, kohandamist ja iga-aastast litsentside uuendamist.
Parima äriprotsesside modelleerimise tarkvara valimine võib aidata organisatsioonil parandada investeeringutasuvust (ROI). Äriprotsesside modelleerimise tarkvara võimaldab organisatsioonil jäädvustada ja kaardistada oma praegust äriprotsessi. Kui äriprotsesside ümberkujundamise algatus võetakse ette, võib selle tulemuseks olla äriprotsesside optimeerimine. Äriprotsesside modelleerimise tarkvara on äriprotsesside juhtimise põhikomponent, mis hõlmab ka äriprotsesside kaardistamist ja äriprotsesside jälgimist.
SmartAsset.