Kui vastate pakkumise taotlusele (RFP), peate pöörama suurt tähelepanu oma äriettepaneku vormingule. Õige vormingu valimine võib oluliselt parandada teie võimalusi lepingu võitmiseks. Vale pakkumise valimine võib tähendada, et isegi muidu ideaalne pakkumine ebaõnnestub.
Kõige olulisem reegel on RFP nõuande järgimine. Peaksite kindlasti järgima kõiki konkreetseid juhiseid oma ettepaneku vormingu kohta. See on osaliselt viisakus, kuna see aitab tagada, et organisatsioonil on kõik konkureerivad ettepanekud sarnases vormingus, mis muudab nende võrdlemise lihtsamaks. Veelgi olulisem on see, et nõutava vormingu esitamine näitab, et olete valmis pingutama, et järgida täpseid juhiseid. Kui te pole varem organisatsiooniga koostööd teinud või kui teil pole eriti tugevat mainet, on see üks tõhusamaid viise, kuidas näidata, et olete hankelepingu sõlmimise korral suuteline järgima projekti enda elluviimise nõudeid.
Üks äripakkumise vorming, mis sisaldab peaaegu kindlasti kogu asjakohast teavet, on viis W-d – või rangelt võttes viis W-d ja H-vormingut. See vorming vastab kuuele põhiküsimusele teie ettepaneku kohta. Formaat pärineb Rudyard Kiplingi luuletusest, mis algab üksikasjalikult kuue küsimusega: „Ma hoian kuus ausat teenijat; nad õpetasid mulle kõike, mida teadsin. Nende nimed on Mis ja Miks ja Millal ja Kuidas ja Kus ja Kes.
Valitsuslepingu äriettepaneku vormis otsustamisel tuleb arvestada mitme konkreetse punktiga. Peamine on see, et peate järgima kõike RFP-s loetletud. Selle põhjuseks on asjaolu, et valitsusasutused peavad tavaliselt järgima rangeid reegleid parima ettepaneku valimisel, et vältida süüdistusi ebaõige kallutatuse kohta.
Samuti tasub otsida dokumenti nimega “tööaruanne”, mis on pakkumistaotlusega kaasas ja selgitab võitnud ettepaneku valimise kriteeriume. Nendele kriteeriumidele kohandatud äriettepaneku vormingu valimine võib suurendada teie võimalusi valituks osutuda. Ükskõik millise vormingu valite, on eriti oluline jälgida, et järgiksite esitamise tähtaega, kuna valitsusasutustel ei ole tavaliselt lubatud hilinenud taotluste vastuvõtmisel oma otsustusvõimet kasutada.
Ükskõik, kas kirjutate äriettepanekut valitsusorganisatsioonile või eraettevõttele, peaksite veenduma, et see ei piirduks pelgalt kriteeriumidega vastavuse näitamisega. Kuna seda võivad teha ka teised pakkujad, peate näitama, millist lisaväärtust teie pakkumine organisatsioonile pakkuda võib. See võib hõlmata tagasisidet varasematest projektidest, auhindu, mida olete oma töö eest võitnud, ja kõike muud, mis näitab, et olete oma rivaalidest parem, mitte ainult sama tasemega.
SmartAsset.