Parimate konverentsimaterjalide valimine võib muuta ürituse veelgi edukamaks. Kui töötuba või muu otseesitlus on organiseeritud, saavad esinejad ja kuulajad paremini lõõgastuda ja saadavat teavet vastu võtma. Konverentsi parimate materjalide valimiseks arvestage kuulajaskonna suurust ja teabe esitamise vormingut. Kasutatavate materjalide kvaliteet on suhteline, kuid veelgi olulisem on see, et konverentsi materjalides jagatakse kõige kasulikum sisu.
Osalejatele päevakava pakkumine on informatiivne ja sõbralik viis konverentsil toimuva ja sündmuste toimumise järjekorra kirjeldamiseks. Need konverentsimaterjalid võivad olla brošüürid või kaustas olevad dokumendid, mis jagatakse välja, kui osalejad sisenevad auditooriumi, või võib-olla juba paigutatud istmetele või laudadele, kus osalejad istuvad. Parim päevakorra materjalide valimine võib olla finantsotsus. Näiteks see, kas osalejad on registreerunud või mitte, saab kõrvaldada ürituse ületellimise või ebapiisavate varude vea sündmuse toimumise päeval.
Konverentsil esinejad peaksid võimaldama juurdepääsu kõigile sessiooni ajal kasutatud materjalidele. Isegi kui esineja kasutab slaide või PowerPointi esitlusi, võivad osalejad paremini keskenduda, teades, et numbrid ja muu teave on hiljem saadaval. Vastasel juhul võib osalejate tähelepanu märkmete tegemine segada.
Tavaliselt on hea mõte lisada konverentsi materjalide osana esinejate elulugusid. See mitte ainult ei suurenda esinejate nimekirja usaldusväärsust, vaid pakub ka osalejatele võimalust tulevikus esinejatega ühendust võtta. Võimalik, et konverentsi toimumine võib olla seotud investeeringutega. Juhul, kui osalejad otsivad ettevõtte kasvatamiseks investeerimiskapitali, võivad esinejad pakkuda sellist tüüpi toetust, mida need ettevõtjad vajavad. Kuigi võrgustike loomine ja visiitkaartide vahetamine toimub konverentsidel, võib suur rahvahulk mõnikord raskendada soovitud kontaktide loomist ning abiks võib olla ka elulugude väljatrükk koos kontaktandmetega.
Konverentsi sponsor võib kaaluda teatud tüüpi eseme (nt mälupulga või taskulambi) levitamist, millel on korraldaja logo või kaubamärk. Nii saavad osalejad hiljem sponsorit meeles pidada. See on ka turunduse vorm, kuna konverentsivälised isikud võivad nende esemete ja kaubamärgiga kokku puutuda.
SmartAsset.