Paljud spetsialistid kasutavad transkriptsioonisüsteemi töö või uurimistöö kohta märkmete tegemiseks ning õige süsteemi valimine tagab, et dikteerimisi on lihtne luua ja kasutada. Kontrollereid kasutatakse koos transkriptsioonisüsteemiga, kuid erinevaid kontrollereid on palju, näiteks jalgpedaalid ja käeshoitavad salvestid. Traditsioonilised diktaadid lubavad ainult heli või teksti, kuid digitaalsed diktaadid võivad aktsepteerida digitaalsete failide manuseid. Enamik professionaale jagab dikteerimisi teiste professionaalidega, seega võib jagamisfunktsioonid aidata seda protsessi sujuvamaks muuta. Dikteerimisel tehakse sageli vigu, nii et sujuv redaktor aitab need probleemid lahendada.
Et võimaldada kasutajatel dikteerimist alustada ja peatada, pakub enamik transkriptsioonisüsteemi programme kontrollerit, kuid on palju erinevaid kontrollereid. Levinuimad on käeshoitavad seadmed, jalgpedaalid ja peakomplektid. Kasutajad peaksid arvestama oma töötingimustega ja sellega, millist kontrollerit oleks kõige turvalisem ja mugavam kasutada. Näiteks käeshoitavad seadmed sobivad hästi laua taga istuvatele kasutajatele, jalgpedaalid kasutajatele, kellel on sageli aineid käes või kelle käed ei ole sageli vabad, ning kõrvaklapid on head kasutajatele, kes liiguvad.
Diktaadile faili lisamine võib mõnele spetsialistile kasulik olla. Erinevalt traditsioonilisest dikteerimisest, mis pakub ainult heli või teksti, võimaldab see kasutajatel jagada pilte, tekstidokumente ja muid faile, mis aitavad dikteerimist selgitada või selgitada. Samal ajal võivad kasutajad, kes vajavad lihtsalt heli transkriptsioonisüsteemi, säästa raha, kui seda funktsiooni ei kasuta.
Paljude spetsialistide, sealhulgas juristide, arstide ja teadlaste seas on tavaline, et jagavad dikteerimisi teiste sama projekti kallal töötavate inimestega. Kui see on vajadus, peaksid kasutajad valima transkriptsioonisüsteemi, mis võimaldab hõlpsat jagamist. Ühised funktsioonid, mis jagamisel abistavad, on dikteerimiskirjade e-postiga saatmine ja dikteerimiste veebisaitidele üleslaadimine.
Kuigi enamik kasutajaid püüab neid vältida, juhtub dikteerimisel sageli vigu. Et need vead dikteerimise kvaliteeti ei segaks, võib abiks olla sujuv redigeerimisfunktsioon. See võimaldab kasutajatel vigu parandada ilma helis märgatavaid erinevusi tekitamata, mistõttu tundub, et vigu polekski esinenud. Seal on nii redigeerimistööriistad, mida saab kasutada pärast dikteerimise lõpetamist, kui ka käigupealsed redigeerimistööriistad, mis võimaldavad kasutajatel dikteerimist tagasi kerida ja muuta. Redigeerimistööriistad on tavaliselt standardsed, kuid mõned transkriptsioonisüsteemi programmid võivad neid pakkuda ainult koos süsteemi esmaklassiliste versioonidega.
SmartAsset.