Ostutellimuste süsteem on sammude jada, mille üksikisik peab läbima, et taotleda kaupade ja teenuste soetamist ettevõtte kasutamiseks. Need süsteemid pakuvad kontrolljälge ettevõtte finantsressursside liikumise jälgimiseks. Süsteemide ärikeskkonnas on mitu süsteemi. Enamik neist keskendub ettevõtte raamatupidamisele ja sisemisele dokumendisüsteemile. Parima ostutellimuse süsteemi valimiseks tuleb arvestada mitmete ettevõtte ärisüsteemidega seotud teguritega.
Ettevõtete omanikud ja juhid peaksid otsustama, kas nad soovivad kasutada käsitsi või automatiseeritud ostutellimuste süsteemi. Manuaalsed süsteemid hõlmavad tavaliselt järjest nummerdatud ostutellimusi sisaldava pabermärkmiku kasutamist. Töötaja täidab vormi, mis tavaliselt nõuab müüjat, hinda, kogust, kirjeldust ja raamatupidamiskoodi, enne selle kinnitamiseks esitamist. Need dokumendid sisaldavad tavaliselt toimikus hoitavat koopiat. Automatiseeritud süsteem töötab sarnaselt, välja arvatud juhul, kui töötajad kasutavad ettevõtte majandus- või raamatupidamistarkvara ja täidavad elektroonilise ostutellimuse dokumendi.
Ostutellimuste süsteemi valimisel mängib suurt rolli see, kui palju ostutellimusi ettevõte oma tavapärase tegevuse käigus genereerib. Manuaalse süsteemi kasutamine võib muutuda tüütuks ja põhjustada dokumendi kadumist, mistõttu töötajad hakkavad ostutellimust uuesti koostama. Lisaks peavad ettevõtted neid dokumente tavaliselt säilitama mitu aastat, sõltuvalt kohaldatavatest föderaal- või osariigi seadustest. Automaatne ostutellimuste süsteem võib mõnda neist probleemidest leevendada, kuigi arvutipõhise versiooni õppimine ja kasutamine võib nõuda rohkem koolitust.
Teised tegurid, mida ostutellimuste süsteemi valimisel arvestada, on ostutellimusi kasutavate töötajate arv ja ettevõtte ostukontori asukoht. Kui lubate mitmel töötajal ostutellimustele juurde pääseda ja neid luua, võib ettevõtetel ostutellimuse moodulile juurdepääsuks olla rohkem paberdokumente või rohkem kasutajanimesid. Suurtel organisatsioonidel on sageli ostuosakond või hankejuht, kes tellimuste esitamisel ostutellimust käsitleb. Kui ostutellimusi esitab mitu inimest, võib ostuosakonnas tekkida teabe üleküllus. Selle probleemi vältimiseks võivad ettevõtted piirata juurdepääsu ostutellimuste süsteemile.
Ettevõtted peavad arvestama ka sellega, kuidas ostutellimused raamatupidamisosakonda jõuavad. Raamatupidamisosakonna üksikisikutel peab olema lihtne juurdepääs süsteemile, et ostutellimused enne arvete tasumist üle vaadata. Audiitorid vajavad ka juurdepääsu, et teha kindlaks, kuidas teave ettevõtte kaudu liigub. Suutmatus jälgida ostutellimust süsteemi iga etapi kaudu võib põhjustada dokumendis muudatusi, mis kahjustavad olulist osa ettevõtte sularahahaldusprotsessist.
SmartAsset.