Iga töötaja lisamine meeskonda võib tekitada ärevust, kuid kui on vaja valida isiklik abistaja, on vaja veelgi hoolikamat tähelepanu. Isiklik abistaja esindab tööandjat. Tavaliselt võtab assistent vastu kõnesid, lepib kokku kohtumisi ning toimib sageli sidemehena tööandja ja kliendi vahel. Esimese kontaktpunktina peab assistent olema sõbralik, professionaalne ning tunnetama hästi väärtusi ja missiooni, mida ettevõte soovib projitseerida.
Isikliku abistaja valimiseks tuleb esmalt välja töötada ametijuhend konkreetsete ülesannetega. Loetlege kõik, mille eest isiklik assistent vastutab, ja tehke üles ülesannete täitmiseks vajalik tarkvara ja programmid. Järjesta tööülesanded tähtsuse järjekorras. Kui assistent kulutab 60% päevast veebisisu uuendamisele, siis on Interneti-teadmistasemega assistent valimine kohustuslik. Kõiki töötajaid saab koolitada, kuid kõige parem on, kui isikliku abistaja tugevad küljed on otseselt kooskõlas suurema osa tööülesannetest. Aeg-ajalt ülesandeid saab õppida töö käigus, ilma et teil kulutaks palju aega koolituseks.
Järgmine loend peaks tuvastama ettevõtte tööeetika. Mis on kõige tähtsam? Kas olla õigel ajal? Kas panustate meeskonda loominguliste ideedega? Kas lõpetate töö õigeaegselt? Valige isiklik abistaja, kellel on juba ettevõtte poolt hinnatud omadused ja hoiakud. Valmistage eelnevalt ette uurivad küsimused, et uurida kandidaadi töömeetodeid ja eelistusi.
Paljudel tööandjatel on kiusatus valida sarnase tausta ja oskustega isiklik abistaja, sest nad tunnevad end tuttavana mugavalt. See on viga. Isikliku abistaja mõte seisneb selles, et läheduses on keegi, kes võtaks lõdvaks ja panustaks meeskonda. Selle asemel, et palgata kedagi, kellel on samad oskused, küsige teiste valdkondade kohta. Loetlege praegused nõrkused intervjuu küsimuste allosas ja uurige ka nende valdkondade tausta.
Vajalike tehniliste ülesannetega toimetuleva isikliku abistaja valimiseks tuleks kasutada tasuta veebipõhiseid hindamisi. Ühe inimese “eksperdi” tase tarkvaraprogrammis võib olla teise inimese idee “algajaks”. Ärge unustage suhtlusalasid. Kas isiklik assistent suhtleb klientidega e-posti või muu kirjaliku kirjavahetuse teel? Hankige kirjanäidis. Tarkvara, kontorimasinaid ja tavapäraseid kontoriprotseduure saab koolitada, kuid kirjutamisoskuste parandamine võib olla keeruline neile, kes ei tunne kirjalikku suhtlust loomulikult. Õigekirjavead, kirjavead ja kehv grammatika on kliendi jaoks suur takistus.
Seega hinnake vajadusi ja kulutage aega ametijuhendi koostamisele. Määrake kindlaks kohustuslikud kriteeriumid, seejärel kitsendage kandidaate ja taotlege testimist. Usalda oma instinkte. Kui kandidaatide nimekiri on korralikult kitsendatud, on parimatel valitud tõenäoliselt kõik kõige olulisemad omadused. Siinkohal tuleks teha valik, valides välja kandidaadi, kellega sul on parim läbisaamine.
SmartAsset.