Kui olete teinud vea või riivanud kellegi tundeid, soovite vabandada viisil, mis annab inimesele teada, et te seda tõsiselt mõtlete. Vabanduskirja – kas isikliku või ärikirja – kirjutamine võib aidata parandada mis tahes tehtud viga. Teie kirja toon varieerub olenevalt sellest, kas tegemist on isikliku või ärikirjaga. Kuid on teatud asju, mida peaksite lisama, et teie kiri oleks ehtne.
1
Küsige, kas saate veel midagi teha. Inimesel, kelle ees vabandate, võib olla ideid, kuidas saaksite oma vigu veel heastada. Küsides neilt seda sisendit, viitate sellele, et olete valmis tegema kõik endast oleneva, et näidata, et teie vabandus on siiras ja olukorda paremaks muuta. Näiteks võite öelda: “Ma tean, et ma läksin sinust ilmajäämisega väga sassi. peole pärast seda, kui ütlesin, et tulen kohale. Kas ma võin sind välja jooma viia või enda juurde õhtusööki teha, et seda korvata? Ma tahan, et sa teaksid, kui tähtis sa mulle oled.”
2
Küsige, kas saate kohtuda, et isiklikult vabandada. Olenevalt probleemist võiksite isiklikult vabandada. Enne kirja lõpetamist küsige, kas saate kohtuda neutraalses kohas, et saaksite näost näkku vabandada. Pidage meeles, et olenevalt probleemist ei pruugi inimene soovida teid näha, kuid peaksite siiski pakkuma. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Tahaksin väga kohtuda, nii et mul on võimalus isiklikult vabandada . Andke mulle teada, milline päev ja kellaaeg võiks teie jaoks sobida.”
3
Kasutage allkirja, mis edastab teie emotsioone. Kui saadate isikliku vabanduskirja, saate alla kirjutada mitteametlikumal viisil, mis näitab, kuidas te selle inimese vastu tunnete. Võite kasutada “Armastus”, “Anna andeks” või “Kallistused”.
4
Soovitage viise probleemi lahendamiseks. Kui vabandate äritegevuses tehtud vea pärast, on oluline anda oma kliendile teada, et soovite selle parandada. Paku lahendusi selle parandamiseks, mille pärast vabandad. Veenduge, et need on tegelikud lahendused, mida saate pakkuda, mitte ainult see, mida arvate, et klient soovib kuulda. Näiteks võite öelda midagi sellist nagu “Et korvata asjaolu, et meil jäi teie viimane saadetis nägemata, sooviksime selle uuesti saata. see teile tasuta, lisaks anname teile järgmiselt tellimuselt 30% allahindlust.”
5
Rõhutage, et see probleem ei kordu. Viimases lõigus loetlege sammud, mida teete, et vältida samade vigade kordumist. Kirjeldage võimalikult täpselt, mida olete teinud ja kuidas see ennetab kordumist. Näiteks võite öelda: “Olen astunud mitmeid samme, et vältida tulevikus projekti tähtaegade vahelejäämist. Olen loonud veebikalendri, meeldetuletustega üks nädal, üks päev ja 8 tundi enne tähtaega. Olen koostanud ka üksikasjalikumad ülesannete nimekirjad, et iga projekti iga etapp saaks õigeaegselt valmis.”
6
Kasutage sobivat allkirja. Kui kirjutate ettevõtte vabandust, peaks teie allakirjutamine olema veidi ametlikum. Enne kirja allkirjastamist võite kasutada märki “Parim” või “Lugupidamisega”.
7
Kasutage äriliste vabanduste puhul viisakat, kuid professionaalset tooni. Kui vabandate ärikeskkonnas tehtud vea pärast, olge viisakas, kuid professionaalne. Selgitage olukorda ja vabandage nii asjalikult kui saate. Ärge kasutage tuttavat tooni, et panna adressaat teiega üles soojendama. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Veel kord vabandan hooletuse pärast, mille ma selles küsimuses tegin. Võin kinnitada, et olen astunud samme tagage, et seda tüüpi vigu enam kunagi ei juhtuks.” Ärge öelge midagi sellist nagu “Mul on väga-väga kahju ja ma loodan, et leiate oma südames mulle andeks anda.” See on ärilise vabanduse jaoks liiga isiklik.
8
Kasutage isiklike vabanduste jaoks ehtsat tooni. Kui vabandate kellegi ees oma isiklikus elus, peaks see kõlama isiklikult. Kui kasutate ametlikumat tooni, võib vabandus kõlada võlts või sunnitud. Näiteks võite öelda midagi sellist: “Mul on väga-väga kahju, et ma oma naljaga teie tundeid riivasin. Ma lihtsalt ei mõelnud, kui seda ütlesin. ja ma saan aru, miks see sulle haiget tegi. Mul on kahju.”
9
Ärge otsige vabandusi. Võib tekkida kiusatus oma tehtud veale vabandusi otsida, eriti kui veani viisid muud asjaolud. Kuid vabanduste otsimine võib jätta mulje, et te ei mõtle tegelikult vabandust. Pidage kinni selle eest, mille eest vastutasite, ja vabandage. Näiteks selle asemel, et öelda “Mul on kahju, et see osa projektist kahe silma vahele jäi, aga mul oli gripp ja mu tütar oli haige ja siis oli meil plaanitud puhkus.” öelge midagi sellist: “Mul on kahju, et see osa projektist kahe silma vahele jäi. Olen astunud samme tagamaks, et see ei korduks.”
10
Ära süüdista kedagi teist. Võib tunduda kiusatus lõpetada oma kiri, viidates sellele, et arvate, et süüdi on ka keegi teine. Kui teete seda kirja lõpus, tühistate põhimõtteliselt kõik, mida te enne seda ütlesite, ja vähendab tõenäosust, et see, kellele te kirjutate, võtab teie vabanduse vastu.
11
Kirjutage kiri alla. Kui võtate kirjale alla kirjutamiseks aega, näitab see, et hoolisite piisavalt, et lisada isikupära. Peaksite allkirjastama nii isiklikud kui ka ärilised vabanduskirjad. Printige oma kiri välja ja allkirjastage see tindiga. Äriline vabanduskiri tuleks saata postiga, kuid isikliku vabanduse saate ka käsitsi edastada. Kui te mingil põhjusel ei saa ärilisele vabanduskirjale alla kirjutada, sisestage vähemalt digitaalallkiri. Mõni tekstitöötlustarkvara võimaldab teil dokumenti tegelikult sisse logida. Samuti saate oma allkirja paberile alla kirjutada, selle arvutisse skannida ja pildina salvestada, et sellistesse tähtedesse sisestada.