Ürituse korraldamine võib tunduda uskumatult üle jõu käiva ülesandena. Seal on kõnelejaid rentida, esinemiskohti rentida, külalisi kutsuda ja toitu pakkuda. Ehkki selle kõige elluviimine võib tunduda võimatu, saate kohe organiseerima hakata ja ülesandeid pädevale meeskonnale delegeerida, saate oma ürituse sujuvalt kulgeda ja lahendada kõike, mida päev teile ette võib tuua. Eelkõige jää rahulikuks ja tuleta endale meelde, et isegi kui asjad ei lähe ideaalselt, on sinu üritus ikkagi super eriline.
1
Määrake sündmuse eesmärk. Kui teil on üks või kaks lauset peas, aitab see sündmust õiges suunas juhtida. Kas plaanite seda oma kogukonna harimiseks? Kas veenda potentsiaalseid annetajaid raha saamiseks? Kas tähistada konkreetset inimest või inimeste rühma? Võtke võimalikult kitsaks. Mida iganes te teete (olgu see harimine, veenmine, tähistamine jne), miks te seda teete? Pea seda oma missiooniks. Kui tead täpselt, mida teha tahad, on seda palju lihtsam teha!
2
Seadke üritusel eesmärgid, mida saavutada. Mida sa täpselt saavutada tahad? Mitte see, kui paljudele inimestele soovite kohale tulla, mitte fakt, et sündmus üldse toimub – mida te sellest välja tahate? 5 inimest, kes lahkuksid teie organisatsiooni uuest osast? 1000 dollarit kogutud? Inimesed on põnevil? Mõelge kolmele peamisele asjale, mida soovite selle sündmuse tulemusel juhtuda, ja keskenduge sellele, et need saaksid reaalsuseks. Võib-olla on üks eesmärk rahaline, üks sotsiaalne ja üks isiklik. See on teie (või teie ülemuse!)
3
Otsustage oma sündmuse vorming. Sündmused võivad toimuda mitmes erinevas vormingus: ametlikud õhtusöögid, juhuslikud oksjonid, pohlapeod või isegi virtuaalsed koosolekud. Olenevalt sellest, millist üritust korraldate, võib üks formaat toimida paremini kui teised. Raha kogumise üritused toimivad kõige paremini ametlike õhtusöökidena, nii et teie külalised tunnevad, et neid hinnatakse nende aja eest. Vabatahtlike tänamiseks mõeldud ürituse korraldamine võib kõige paremini toimida pohlapidu, kuhu igaüks toob oma roa.Juhuslikud oksjonid on toredad väikestele rahakogujatele, et õhutada külalisi annetama.Virtuaalsed koosolekud sobivad suurepäraselt külalistele, kes on laiali üle kogu riigi või kogu maailmas.
4
Valige oma sündmusele teema. Teema aitab teil luua sündmuse jaoks räsimärke ja tunnustekste, et hõlbustada selle veebist leidmist. Proovige välja mõelda teema, mis sobib teie ürituse olemuse ja organisatsiooniga, võttes samal ajal arvesse oma ürituse eesmärke. Kui korraldate keskkonnaagentuuri jaoks raha kogumise üritust, võib teie teema olla veelahkme puhastamine. Kui korraldate aktsionäride tänamiseks ettevõtteüritust, võib teemaks olla kasumlikkus.
5
Koguge vabatahtlike meeskond. Rääkige oma kogukonna inimestega, kes teavad ja armastavad eesmärki, mida proovite toetada. Paluge neil loovutada mõni tund oma ajast enne sündmust, selle ajal ja pärast seda, et aidata teil see teoks teha. Rääkige neile kindlasti kõike, mida neilt oodatakse, et nad teaksid, millesse nad satuvad. Teie “kogukond” võib olenevalt teie korraldatavast sündmusest erineda. Kui see on teie töökoha jaoks, võib see olge teie töökaaslased; kui see on teie kiriku jaoks, võib see olla kogudus. Kui te ei ole olukorras, kus vabatahtlike leidmine on võimalik, palkage meeskond! Kõik sõltub korraldatava ürituse tüübist. Koht võib suutma teile seda pakkuda või võite minna läbi kolmanda osapoole personaliagentuuri.
6
Delegeerige tööd erinevatele inimestele. Kui üritus on megaüritus, siis lase erinevatel inimestel ühe inimese juhendamisel erinevaid tegevusi koordineerida. Meeskonnaliikmed peaksid meeskonnajuhti usaldama ja neil peaks tõenäoliselt olema pisut kogemusi sündmuste planeerimisel. Kui soovite, et teatud inimesed keskenduksid konkreetsetele ülesannetele, võite oma meeskonna väiksemateks meeskondadeks jagada. Näiteks võite määrata 1 inimese, kes vastutab kaunistuste eest, ja 2 inimest aitavad neid. Seejärel võib vaikiva oksjoni eest vastutada mõni teine isik, keda 1–2 inimest aitavad. Ülesannete delegeerimine muudab teie töö palju lihtsamaks, nii et te ei pea kogu tööd tegema.
7
Suhtle oma meeskonnaga sageli. Selleks, et saaksite kõik koos töötada, peate oma meeskonda kursis hoidma. Veenduge, et nad kõik teaksid, mis toimub, milline on ajaskaala ja millal nad peavad oma ülesanded lõpetama. Mida sagedamini suhtlete, seda sujuvamalt teie sündmus kulgeb! Kaaluge kõik meeskonnaliikmed massimeilide või sõnumite saatmise loendisse, et jõuaksite nende kõigini korraga.
8
Palgake või andke kellelegi ülesandeks sündmust pildistada. Saate need fotod hiljem oma veebisaidile või sotsiaalmeedia lehtedele postitada. Pange tähele sponsorbännereid, oma bännerit, sissepääsu, vastuvõtuala ja külalisi. Kui fotod näevad head välja, saate neid kasutada järgmisel aastal oma ürituse reklaamimiseks! Võib olla ahvatlev proovida ise pilte teha, kuid tõenäoliselt on teil palju asju. Paluge mõnel vabatahtlikul või professionaalil päevaseid fotosid käsitleda, kui jooksete muude asjadega ringi. Kui üritus on ülimalt ametlik või vajate kvaliteetseid fotosid, on parem minna koos professionaalse fotograafiga.
9
Koostage ürituse jaoks eelarve. Kaasata tuleks kõik võimalikud kulud, sissetulekud, sponsorid ja tingimuslikud kulud. Kui te eelarvet ei koosta, saate lõpuks hunniku kviitungeid, tühja taskuraamatu ja teil pole aimugi, mis kurat just juhtus. Olge realistlik alates esimesest päevast, et päeval ei oleks üllatusi näha!Võite olla võimeline koguma raha ka annetustest.Leidke viise, kuidas hoida kulusid madalal. Kaaluge odavamaid kohti (näiteks kellegi kodu). Pidage meeles: väike, lihtne koosviibimine, mis läheb hästi, on alati muljetavaldavam kui üheksalastele korraldatud pidu, mis on flopp.
10
Salvestage kõik oma kviitungid ja paberimajandus. Suure ürituse korraldamine jätab pika paberijälje ja võib-olla peate oma paberimajandust salvestama, et lõpuks esitada. Hoidke oma kviitungeid täis failikaust või märkmik, et sündmuse lõpus tagasi vaadata. Tellige need kuupäeva ja eesmärgi järgi, et teaksite, milleks need on mõeldud. See on eriti oluline, kui saate sündmuse lõpus hüvitist!
11
Võtke ühendust esinejatega, et oma üritusel rääkida. Olenevalt sellest, millist üritust korraldate, võiksite lasta mõnel esinejal ja peaesinejal kõnesid pidada. Kui teil on juba mõni inimene meeles, võtke nendega ühendust niipea kui võimalik, et näha, kas nad on saadaval ja millised on nende hinnad. Kui nad tulevad linnast väljast, olge valmis katma reisi- või hotellikulud.Mõned esinejad ei pruugi olla saadaval sel ajal, kui soovite oma üritust korraldada, seega veenduge, et teil oleks varukoopiaid.Populaarsed kõnelejad võivad inimesi teie juurde meelitada. sündmus, seega vali need targalt!
12
Palgake toitlustajad, kui plaanite oma külalisi toita. Mõnel üritusel pole vaja süüa-jooki pakkuda, kuid mõnus on pakkuda külalistele õhtusööki või päeval suupisteid. Kui otsustate süüa pakkuda, palkage toitlustusettevõte, kui olete oma koha kokku leppinud, ja rääkige nendega menüüst, seadistusest ja sellest, kui vara nad peavad päeval kohal olema. Enamikul toitlustusettevõtetel on vaja vähemalt tund aega. enne üritust, et toit valmis seada ja soojendada. Kui plaanite maiustusi, looge registreerumisleht, kus külalised saavad registreeruda, millise roa nad kaasa võtta soovivad.
13
Kui kavatsete korraldada oksjoni, otsige annetusi. Oksjoni korraldamine on suurepärane viis oma ürituse ajal mittetulundusühingule raha koguda. Kui korraldate oma üritusel vaikset oksjonit, võtke ühendust kohalike ettevõtetega, et näha, kas nad on nõus mõnda oma toodet teie eesmärgi heaks annetama. Rääkige neile kindlasti, milline on teie organisatsioon ja millised on nende teenused või toode. Saate oksjonil müüa kinkekorve, kinkekaarte, kuponge, puhkusepakette või kunstiteoseid.
14
Otsustage sündmuse toimumise aeg. See on teie ürituse puhul kõige olulisem. Mis kell ja mis koht paneb inimesed ütlema: “Jah, ma lähen sinna!”? Soovite aega, kus kõik on vabad ja mugava asukohaga kohta, mida saate endale lubada broneerida! Kontrollige oma kogukonna kalendrit ja arvestage oma vaatajaskonnaga. Kui töötate koos hulga koduste emadega, on teie parim valik päevasel ajal ja naabruses (võib-olla koos lapsehoidjaga). Kui suunate õpilasi, tehke nädalaõhtu kesklinna. Kui saate, minge sinna, kus nad juba on.
15
Kuupäeva broneerimiseks võtke ühendust kohaga. Kui olete välja mõelnud, millal soovite oma üritust pidada, mõelge, milline on parim koht kogunemiseks. See võib olla rahvamaja, väliala, teie kontor või isegi kellegi kodu. Kui olete teadnud, kuhu soovite minna, võtke ühendust ruumi omanikuga, et saada luba teie kogunemise korraldamiseks. Võimalik, et peate kohapeal oma koha hoidmiseks maksma tagatisraha. Proovige valida keskne asukoht, et külalised pääsevad sinna kergesti.
16
Hankige luba, kui teie piirkond seda nõuab. Kui korraldate oma üritust väljaspool avalikul maal, peate võib-olla taotlema selleks luba. Võtke ühendust oma osariigi või maakonna bürooga, et näha, kas teil on vaja luba taotleda, ja märkige kindlasti üles oma ürituse suurus ja parameetrid.Load ei ole tavaliselt kallid, kuid hind varieerub olenevalt teie asukohast.Avalik pargid nõuavad sageli ürituste korraldamiseks luba.
17
Korraldage kohapeal lauad ja toolid. Kui üürite hoonet välja, ei pruugi seal laudu ja toole pakkuda. Veenduge, et teie külalised saaksid istuda ja et teil oleks koht, kuhu süüa või jooke panna, kui neid teenite. Ööseks esemete rentimise kohta küsige ühendust mööblirendiettevõttega. Vajalik istekohtade arv sõltub külaliste arvust. Kuigi seda võib olla raske varakult hinnata, peaksite ürituse kuupäeva lähenedes proovima hästi lugeda, kui palju inimesi võiksid osaleda.
18
Looge plakat, millel on kogu teie sündmuse teave. See peaks sisaldama kuupäeva, kellaaega, toimumiskohta, peaesinejat, sündmuse nime ja sündmuse teemat või sildirida. Veenduge, et värvid hüppaksid esile, kujundus oleks pilkupüüdev ja inimesed ei peaks asjakohast teavet otsima. Veenduge, et saate välja printida ka füüsilisi koopiaid, mida linnas jagada.
19
Postitage sündmus sotsiaalmeediasse. Kui teie ettevõttel või grupil on sotsiaalmeedia leht, reklaamige oma sündmust paar kuud enne tähtaega, et inimesed saaksid hakata oma kalendrisse märkima. Kuupäevade lähenedes postitage inimestele meeldetuletusi, et nad saaksid registreeruda või vajadusel pileteid osta. Tehnoloogiaajastul on sotsiaalmeedia parim viis jõuda võimalikult paljude inimesteni. Võite kasutada Facebooki, Instagram ja isegi Twitter. Sotsiaalmeedias suurema hulga inimesteni jõudmiseks kaaluge reklaamikampaania korraldamist.
20
Saatke sündmus asjakohastele inimestele. Kui teie ettevõttel või grupil on meililist, saatke sündmuse plakat manusena kõigile uudiskirjas osalejatele. Püüdke mitte saata inimestele rämpsposti sündmuse teabega ning hoidke sõnum lühike ja lihtne. Inimesed, kes on meililoendis, soovivad teie ettevõtte ja sündmuste kohta rohkem teada saada, nii et nad lähevad tõenäolisemalt kohale.
21
Sündmuse lähenedes suurendage reklaami. Sündmuseni eelnenud päevadel ja nädalatel lükake sündmuse plakat, et seda näeks võimalikult palju inimesi. Jätkake rõhutamist, kui lõbus üritus saab olema ja mida inimesed võiksid osalemise korral õppida, saavutada või saada. Mida rohkem inimesi üritusest kuuleb, seda tõenäolisem on, et nad lähevad! Näiteks võite paar päeva enne sündmust Instagramis teha taimeri. Või postitada lingi piletite ostmiseks 50% soodsamalt 1 kuni 2 päeva enne üritust.
22
Saabuge oma meeskonnaliikmete ja vabatahtlikega varakult kohale. Kontrollige, kas kõik on kohal ja kõik elektroonikaseadmed on töökorras. Kas on viimase hetke küsimusi? Kui on aega, pidage meeskonnale (ja ka iseendale) väike ergutuskõne. Veenduge, et korraldajatel oleks seljas selgelt eristuv märk või mõni muu märgatav vahend, et osalejad saaksid vajadusel abi leida.
23
Seadke üles kaunistused, sildid, lauad ja toolid. Veenduge, et kõigega oleks arvestatud. Kas vajate postkasti õhupalle? Plakatitahvel nurga peal? Kuidas on lood ustega ja läbi koridori? Kui teie külalised peavad rändama läbi tõelise labürindi, siis mida rohkem silte, seda parem. Eriti kasulikud on tervitusbännerid ja muu info hoone ees. Sa tahad, et inimesed näeksid tänavalt, et see on koht, kus nad peaksid olema. Selle kohta pole küsimusi! Tehke vastuvõtu- ja registreerimisloendur. Kui külalised uksest sisse astuvad, peaksid nad täpselt nägema, mida nad tegema peavad. Pange muusika sisse! See võib hävitada igasuguse kohmetuse, mis muidu lendama võiks.
24
Koristage toimumiskoht pärast ürituse lõppu. Võtke bännerid maha, lõhkuge lauad ja haarake kõik, mille tõite. Tahad lahkuda kohast sama hästi kui selle leidmisel, eriti kui maksite koha eest ja soovite kunagi tagasi tulla. Nad võivad nõuda tasusid, mida muidu saaks vältida. Jagage töid oma meeskonnaliikmete vahel, et kõik läheks võimalikult kiiresti ja valutult. Kontrollige, ega midagi väärtuslikku maha pole jäänud, ja kui jah, siis moodustage leitud ja kadunud. Kui olete midagi kahjustanud, andke sündmuskoha kontaktisikule inimene teab. Parim on olla aus ja otsekohene.
25
Tänage oma meeskonnaliikmeid ja pakkige kokku kõik allesjäänud paberitööd. Olenevalt teie sündmusest võib see ulatuda täiesti tühjast kuni pika tänuavalduste ja kviitungite loendini. Siin on mõned ideed alustamiseks: tänage kõiki meeskonnaliikmeid, eriti sponsoreid ja vabatahtlikke. Ilma nendeta poleks te saanud hakkama! Lõpetage ja arveldage arved. Seda tuleks teha nii kiiresti kui võimalik. Mida vähem lahtisi nööre, seda parem.Jagage suveniire või muid väljaandeid asjakohastele inimestele.Tootke kviitungid sponsoritele ja teistele.Postitage fotod oma sündmuse veebisaidile.