Omastamine on pettuse liik, mille puhul töötaja kuritarvitab usalduspositsiooni, et varastada oma tööandjalt. Nutikad omastajad suudavad varastada suuri rahasummasid pika aja jooksul ilma kahtlust tekitamata. Tegelikult näivad omastajad sageli olevat ettevõtte kõige pühendunumad töötajad. Kui kahtlustate, et omastaja tühjendab teie ettevõtet, saate omastamisskeemi tuvastamiseks võtta erinevaid toiminguid ja rakendada poliitikaid.
1
Otsige seletamatut kasumi puudujääki. Ebatavaline kasumi vähenemine on omastamise sümptom. Küsige endalt, kas teie tegevusharu kogemuste põhjal on teie ettevõte nii kasumlik, kui eeldate. Kui see nii ei ole, võite sattuda omastamise ohvriks. Näiteks kui teie ettevõte teenib tavaliselt pühade ajal suuremat kasumit, kuid teie puhkusekasum on sel aastal olnud vaid keskmine, peaksite uurima, miks.
2
Vaadake läbi oma ettevõtte dokumendid. Peaksite perioodiliselt oma ettevõtte finantsdokumente läbi vaatama, et veenduda, et kõik on korras. Eelkõige peaksite pöörama tähelepanu järgmistele asjaoludele, mis võivad olla omastamise tunnused: Kirjed on korrastamata. Teie ettevõtte dokumendid peaksid olema korrastatud ja kergesti arusaadavad. Kui te ei saa aru, mida vaatate, võib töötaja püüda teid tahtlikult segadusse ajada, et varjata omastamist. Dokumendid puuduvad või on hiljaks jäänud. Kui te ei leia pangakontosid ega muid olulisi dokumente, võib see olla märk töötaja omastamisest. Raamatupidamise kord on ootamatult muutunud. Kui hoidsite oma finantsdokumente teatud viisil, peaksite olema äkiliste muutuste suhtes tähelepanelik. Kui teie töötaja muudab maksete ja deebetite sisestamise viisi, peaksite küsima, miks. Sama nime või aadressiga inimestele tehakse mitu makset. Töötaja võib olla loonud võltskonto, kuhu ta raha saadab.
3
Vastake kaebustele ja näpunäidetele. Kliendid võivad kurta, et nad on oma arved juba tasunud. Kui kellelegi esitatakse mitu arvet, võib see olla märk omastamisest. Müüjad võivad kaevata ka hilinenud maksete üle. Teie ettevõte peaks müüjatele viivitamatult maksma. Kui arveid tasutakse hilja, võib töötaja raha varastada. Kuulake ka oma töötajaid. Üks neist võib märgata kolleegi, kes paneb taskusse inventari või raha. Te ei tohiks töötajate näpunäiteid käest ära jätta. Klient võib ka märgata, et töötaja pistis makse tasku, selle asemel, et müügile helistada ja kviitung väljastada. Võtke nõuannet järgima ja küsige töötajalt kõnealuse tehingu kohta.
4
Pange tähele muutusi töötajate käitumises. Pöörake tähelepanu oma töötajatele. Olulised muutused töötaja elustiilis või suhtumises viitavad omastamisele. Näiteks võite märgata, et töötaja elatustase on ootamatult tõusnud. Töötaja võib olla ostnud suure maja või mitu uut autot. Kui töötaja hakkab elama oma palgast lähtuvalt seletamatult, siis tuleks seda pidada omastamise hoiatusmärgiks. Samuti võib ootamatult muutuda ka töötaja suhtumine. Tavaliselt leplik töötaja võib muutuda kõrvalepõikeks või näida närvilisena. See suhtumise muutus on märk sellest, et ta varastab ärist. Muul ajal saavad tööst lahti jäänud töötajatest ootamatult pühendunud töötajad, kes ei jäta kunagi tööd ega küsi abi. Sellises olukorras on käitumise muutus tingitud ka sellest, et töötaja katab oma jäljed omastamisskeemiga. Samuti võib töötaja nõuda, et ta töötaks hilja või ei võta puhkust. Selline suhtumine võib anda märku, et töötaja kardab, et tema lahkumisel avastavad omastamise teised.
5
Pange tähele töötajate kaitsevõimet. Kui palute töötajal selgitada, miks dokumendid puuduvad, siis pöörake tähelepanu sellele, kuidas töötaja reageerib. Inimene, kes muutub kaitsvaks või ärritub mõistlike küsimuste peale, võib toime panna omastamise. Samuti on oht, et töötaja, kes kritiseerib tugevalt teisi töötajaid. Nad võivad püüda keskenduda teistele.
6
Ärge ignoreerige riskivõtlikku käitumist. Võib arvata, et see, mida teie töötajad omal ajal teevad, on nende endi asi. Teatud mõttes on see tõsi. Teie töötajad võivad aga käituda, mis viitab omastamisele. Näiteks otsige järgmist riskikäitumist: Hasartmängud. Kui keegi mängib hasartmänge määral, mis seab ohtu oma rahanduse, võib sellel inimesel olla oht omastada raha kahjude katteks. Pöörake tähelepanu töötajatele, kes arutavad mitut reisi Las Vegasesse või Atlantic Citysse või kulutavad loteriile märkimisväärseid rahasummasid. Usaldab ärakasutamist. Keegi, kes on valjuhäälne riskija, võib võtta riske, aidates end fondidesse. Peaksite jälgima kõiki juhtival positsioonil olevaid töötajaid, kes uhkeldavad pidevalt oma isiklike tegudega. Liigne joomine ja pidutsemine. Töötajad, kes pidutsevad ja suhtlevad küsitavate tegelastega, on omastamise ohus. Nad võivad rahastada lõbusaid õhtuid ebaseaduslikult ettevõtte rahaga.
7
Pöörake tähelepanu meditsiinilistele ja muudele hädaolukordadele. Mõned töötajad omastavad, kuna neil on vaja katta ravikulud, mida nad muidu ei suuda maksta. Pange tähele kõiki töötajaid, kes on kannatanud tragöödias, näiteks haige pereliige või tulekahjus hävinud maja. Sellel isikul on suurem risk omastamise toimepanemiseks. Ilmselgelt ei ole töötaja, kellel on haige laps, automaatselt omastamine. Ja te ei tohiks kedagi süüdistada omastamises ilma tõenditeta. Sellegipoolest peaksite uurima lihtsalt veendumaks, et inimene ei võta raha. Paluge näha ettevõtte raamatuid ja vaadake need hoolikalt läbi.
8
Avage konto väljavõtted isiklikult. Teil võib tekkida kiusatus delegeerida kogu rahaline vastutus oma töötajatele. Siiski peaksite avama ja lugema vähemalt oma ettevõtte konto väljavõtted. Laske pangakonto väljavõtted saata ettevõtte asemel koju. Seejärel saate avaldused kahtlase tegevuse tuvastamiseks üle vaadata. Võite märgata võltsitud tšeki allkirju, puuduvaid tšeki numbreid, makseid tundmatutele osapooltele või topeltmakseid. Dubleeritud maksed näevad välja nagu õnnetus, kuid võivad olla tahtlikud. Kui töötaja töötab väljastpoolt kellegi teisega, võib ta sellele isikule regulaarselt raha saata.
9
Kontode kontrollimise jälgimine. Lisaks igakuise pangakonto väljavõtete ülevaatamisele vaadake sagedamini üle oma ettevõtte kontode saldod ja tehingute ajalugu. Kontode sagedasem kontrollimine aitab ära hoida lühiajalisi omastamisskeeme, näiteks “tšeki loosimine”. , paisutab omastaja selle konto saldot kunstlikult, kirjutades sellele kontole teiselt ettevõttekontolt uue tšeki. Õige ajastusega esimene tšekk kustutatakse ja omastaja võib enne teise tšeki põrkumist suure rahasummaga kaduda.
10
Kontrollige tšekke. Teie pangaväljavõte peaks sisaldama ettevõtte kontolt kirjutatud tšekkide koopiaid. Jälgige allkirju, mis näivad olevat võltsitud. Otsige ka tšeki numbrite duplikaate. Duplikaatnumbrid võivad viidata sellele, et esimene tšekk läks õiguspärasele maksesaajale, samal ajal kui omastaja deponeeris duplikaadi.
11
Jälgige töötajate makseid. Levinud omastamisskeem on tuntud kui “lappimine”. Lappimine toimub siis, kui omastaja varastab osa kliendi maksest, kuid seejärel tasastab vahe mõne järgmise kliendi makse summaga. Omastaja peab pidevalt hüvitama hilisemate maksete erinevused. See skeem võib kesta lõputult ja iga kliendi makse näib olevat laekunud hiljem, kui see tegelikult oli. “Löömise” vältimiseks võtke ühendust oma klientidega, et kontrollida, millal nad oma maksed tegid. Kui märkate, et teie raamatupidaja on hilinenud maksete konteerimisel võib raamatupidaja olla kaasatud lappamisskeemi. Seda skeemi saab vältida ka siis, kui jagate sularaha käitlemise ja maksete kliendikontodele kandmise kohustused kahe erineva töötaja vahel.
12
Vaadake üle kõik tagasimaksed. Omastajad saavad raha taskusse ajada, luues võltsi tagasimakseid. Selleks loob omastaja võltskirje selle kohta, et klient tagastas mõne kauba või on oma arve enam maksnud. Seejärel pistab omastaja “tagastatud” raha tasku. Kontrollige töötajaid, kes väljastavad ebatavaliselt palju tagasimakseid. Seejärel saate kokku leppida töötajaga kohtumise, et arutada tagasimaksete suurt arvu. Proovige ka panna kliente raha tagasi saamisel millelegi alla kirjutama. Omastaja peaks seejärel võltsima allkirja, mis võib neid omastamise sooritamisest loobuda. Seejärel võidakse jälgida kõiki töötajaid, kes väljastavad raha tagasi ilma allkirjata.
13
Jagage töötajate kohustused. Kui üks töötaja tegeleb kõigi ettevõtte rahaasjadega, on tal võimalus omastada. Näiteks raamatupidajal, kes tegeleb kogu ettevõtte arveldamise, kogumise, väljamaksete, panganduse ja arvestusega, on hea võimalus teilt varastada. Sellel raamatupidajal on võimalus varasid ja vahendeid varguse varjamiseks kõrvale juhtida. muutes ettevõtte tehinguandmeid. Saate omastamise raskemaks teha, jagades vastutused. Näiteks võite nõuda, et üks töötaja peab arvestust ja teine töötaja allkirjastaks kõik tšekid. Samuti võite osa neist kohustustest ise üle võtta.
14
Pange töötajad koos töötama. Sageli üksi töötavatel töötajatel on suuremad võimalused ja kiusatus varastada ettevõtte vara. Kui ülesannet tuleb täita kontorist eemal või ajal, mil kedagi teist läheduses pole, määrake kaks töötajat seda ülesannet koos tegema. Need töötajad saavad üksteist jälgida, mistõttu on vähem tõenäoline, et üks inimene varastab ettevõttest. Nõua, et kaks töötajat avaksid ja sulgeksid kontori iga päev koos. See tagab, et ükski töötaja pole enne või pärast tööaega üksi sularaha, kauba või äridokumentidega.
15
Jõustada kohustuslikud puhkused. Raamatupidajad, kes omastavad, on sageli seotud pikaajaliste skeemidega, mille kohaselt peavad nad oma jälgede varjamiseks pidevalt äridokumente manipuleerima. Need töötajad ei saa lubada kellelgi teisel oma tööd kontrollida, mistõttu nad keelduvad võtmast haiguspäevi või puhkust. Samuti võib ta keelduda teistele tööd määramast, isegi kui ta on ülesannetega üle koormatud. Nõua oma töötajatelt oma puhkusepäevade kasutamist ja lase mõnel teisel töötajal (või välisel raamatupidamisteenistusel) täita puuduva töötaja kohustusi.
16
Tegelege ausate äritavadega. Mõned allikad näitavad, et ettevõttes valitsev ebaaususe kultuur on seotud omastamisega. Töötajad võivad suurema tõenäosusega ettevõttest varastada, kui nad usuvad, et ettevõte kohtleb töötajaid ebaõiglaselt või käitub teistega ebaeetiliselt. Sellest tulenevalt peaksite looma avatuse, aususe, valvsuse ja aususe kultuuri. Hoidke oma ettevõtet kõrgete eetiliste standardite järgi. Peate ka märku andma, et te ei salli pettusi ega ebaausust. See tähendab ebaausate või vargustega tegelejate karistamist. Kui lasete väikestel rikkumistel ilma noomituseta mööduda, annate teistele töötajatele märku, et nad võivad ka varastada. Rikkumistest ausalt teavitamise soodustamiseks peaksite koostama vilepuhuja poliitika ja avaldama selle oma töötajate käsiraamatutes või käsiraamatutes. Need eeskirjad annavad töötajatele teada, et nad võivad teatada pettuse- ja ebaaususest, kartmata kättemaksu. Veenduge, et teate õigeid viise omastamistest teatamiseks, olenemata sellest, kas kavatsete olukorraga tegeleda ettevõttesiseselt või kaasata õiguskaitseorganid.
17
Looge töötajate abiprogramm. Samuti saate töötajate abiprogrammi abil vargusi minimeerida. Need programmid annavad töötajatele võimaluse avalikustada probleeme, mis neil on sõltuvuse, hasartmängude või tervisega seotud probleemidest – kõik stiimulid omastamisele. Teie kasutatav töötajate abiprogramm peaks pakkuma vihjeliini, millele töötajad saavad helistada igal kellaajal. Tõhus töötajate abi programm suunab töötajad ressursside juurde, mida nad vajavad sõltuvuse, hasartmängude või muude probleemide lahendamiseks.