Meilide saatmine on osa peaaegu iga tänapäeval elava professionaali, üliõpilase ja töötava inimese elust. Kuigi mõned meilid võivad olla külmad, võivad teised olla ilmselgelt ebaviisakad ja vajavad adresseerimist. Saate selliste meilidega toime tulla, hoides rahulikult, vastates pärast plaani koostamist ja liikudes oma päevaga edasi.
1
Mõelge, kas meilisõnum on ebaviisakas. Võib olla raske aru saada, kas keegi on meili peale ebaviisakas või mitte, eriti kuna te ei näe tema näoilmeid ega kuule tema hääletooni, mis aitaks teil otsustada. Enne kui reageerite e-kirjale, mis tundub teile ebaviisakas, mõelge, kas ebaviisakus võib olla suhtlemisviga. Küsige inimeselt otse, mida ta silmast silma või telefoni teel vesteldes mõtles. See võib aidata lahendada lihtsa valekommunikatsiooni tõttu tekkinud probleemi.
2
Ära vasta kohe. Kuigi võib tunduda kiusatus hakata sellele meilile vastuseks kohe kokku panema hulga alatuid või solvavaid sõnu, vältige seda iga hinna eest. Tõenäoliselt kahetsete seda hiljem. Selle asemel astuge meilist eemale, sulgege brauser ja leidke mõni hetk oma mõtete kogumiseks. Jalutage mõni minut, kuni tunnete end rahulikuna. Hingake paar korda sügavalt sisse ja jooge vett.
3
Avage e-kirja mustand, kuid ärge saatke seda. Teine viis negatiivse energia konstruktiivseks välja saamiseks on koostada inimesele e-kiri, kuid ärge seda saatke. Nii saate hakata koguma oma esialgseid mõtteid, olenemata sellest, kui intensiivsed on need, ning anda endale aega, et neid hiljem täpsustada, lihvida ja lisada. Tõmmake üles eraldi meil ja tippige vastus ilma adressaati sisestamata. ära saada seda kogemata välja. Või võite adressaadina märkida oma meili. Mõelge kõikidele kordadele, kui olete millelegi kohe reageerinud ja hiljem kahetsenud kõiki nutikaid või mõtlemapanevaid asju, mida oleksite võinud öelda. See annab teile aega selle arendamiseks ja kahetsuse vältimiseks.
4
Vajadusel võtke vastutus. Meili lugedes võisite seda pidada ebaviisakaks, sest osa sellest on tõsi ja tõde võib haiget teha. Kuigi see ei vabasta neid olukorras tekkinud süüst, annab see teile ruumi enesetäiendamiseks ja aususele nii enda kui ka meili saatja suhtes. Näiteks võib-olla saatis teie ülemus teile ebaviisaka meili hilinemise kohta. töö jaoks. Kuigi sõnastus ei pidanud olema ebaviisakas, peaksite oma hilinemist tunnistama ja parandama.
5
Ärge jäljendage nende halba käitumist. Kui keegi on teie vastu ebaviisakas, võib olla liiga ahvatlev teene tagasi anda. Jällegi, hoiduge negatiivselt vastamast, aga hoiduge ka passiivsest agressiivsest või ebaviisakast käitumisest, kui näete neid enne vastamist isiklikult. Ärge heitke neile räpaseid pilke ega ignoreerige neid, kui nad teiega räägivad. Selle asemel harjutage lahkust. Öelge neile tere ja jätkake kõndimist. Ärge veetke nende läheduses aega, kui see pole vajalik, kuid ärge ka neid aktiivselt vältige.
6
Mõelge juurtele. Mõnikord on ebaviisakas e-kiri teie või seda ümbritsevate asjaoludega väga vähe seotud. Kellegi kallal kihutamine pole kunagi okei, kuid mõnikord võib meili saatnud inimene kogeda rohkem, kui ta suudab, ja oleks võinud teile saata selle pettumuste tõttu, mis teid ei puuduta. Nad ei pruugi isegi aru saada, et on ebaviisakad olnud. See ei vabanda neid, kuid inimese hetkeseisundi ja motiivide mõistmine võib aidata samme edasi astuda. Näiteks kui tal on abieluprobleeme või kui keegi nende perekonnast on hiljuti surnud, võib see seletada tema ebaviisakust. See on ka võimalik. et neil on lihtsalt halb päev.
7
Kasutage sõbra abi. Sõbrad või töökaaslased võivad olla eriti abiks ebaviisakale või vastikule meilile vastuse koostamisel, samuti võivad nad anda olukorra kohta teise arvamuse. Selle aja jooksul hoiduge oma kuumapäistel sõpradel abi palumast; pöörduge selle asemel nende poole, kes on rahulikud, nutikad ja lahendustele keskendunud. Võimaluse korral paluge näha kõiki varasemaid vastuseid nende saadetud ebaviisakatele meilidele.
8
Tunnistage nende ebaviisakust. Kui koostate oma e-kirja, peate tunnistama, kui ebaviisakad nad olid. Võib juhtuda, et nad ei teadnud, et nende sõnad on tundetud, kuid sellest hoolimata peaksite sellele tähelepanu juhtima. Öelge midagi sellist nagu “enne kui ma vastusega alustan, tahan tunnistada teie meilis kuvatud ebaviisakust, eriti ümbritsedes teie süüdistavaid ja solvavaid märkusi. Vahetu olemine on kasulik teile ja teisele inimesele ning see võib aidata vältida sama olukorra kordumist.
9
Tunnistage nende frustratsiooni. Ehkki nende e-kiri oli ebaviisakas, pärines võib-olla nende pettumus väga reaalsest kohast. Kui jah, siis tunnistage seda frustratsiooni ja väljendage mõistmist, kui see on marginaalne. See võimaldab neil tunda end vähem “sina vs. nemad” mentaliteedina ja suunab teid mõlemaid potentsiaalse rahu loomise suunas. Öelge midagi sellist nagu “Teie meilisõnum näitas, et olete pettunud.” Keskenduge kindlasti sellele, mida nende meilis öeldi, mitte aga mitte. neid isiklikult.
10
Küsi miks. Mõnikord võid aga jääda täiesti arusaamatuks, miks keegi on pärast pikka enesemõtlemist ja teistega konsulteerimist otsustanud sulle sellise meili saata. Sel juhul peaksite saatjalt küsima lihtsat põhjust, et saaksite probleemist aru saada ja paremini lahendada. Võite öelda: “Olen teie meili hoolikalt läbi mõelnud ja olen endiselt segaduses selle saatmise põhjenduses, nii et ma tahaksin teada, mis selle ajendas.â€
11
Paku lahendust või selgitust. Kui olete mõne oma esialgse mure ja punktiga meilis käsitlenud, peaksite alustama lahenduste otsimist ja nende muredele vastamist, kui need on olemas. Andke neile teada, mida olete nõus tegema, uurige kompromissi valdkondi ja väljendage oma valmisolekut selle nimel töötada. Samuti võib kasuks tulla kohtumise korraldamine. Inimesed kipuvad olema sõbralikumad kui arvutiekraani taha peitu pugedes. Võib öelda, et “väljendasite viha, et tulin eile lõunalt 15 minutit hiljaks, aga pidin oma haige tütre koolist ära tooma. Kuigi ma suudan kindlasti proovige tulevikus õigel ajal tagasi jõuda, sest selliseid aegu tuleb ette, mis on vältimatud.â€
12
Sea paika piirid. Kui olete edukalt lahendusi pakkunud, on nüüd aeg paika panna mõned põhireeglid mis tahes jätkuva vestluse jaoks. Andke neile teada, et te ei talu sellist ebaviisakust tulevikus ja selle tegemine muudab koostöö jätkamise väga keeruliseks, kui mitte võimatuks. Öelge neile, et te ei aktsepteeri solvanguid ega sobimatuid süüdistusi. Paluge neil murega teie juurde tulla. ja lahkelt enne püssi hüppamist.
13
Vajadusel kustutage see. Võite avastada, et loed ja loed meili ikka ja jälle ning tunned end sellega seoses negatiivsete tunnetega. Kuid see ei aita teil edasi liikuda ja muudab teid tõenäoliselt ainult vihasemaks ja pettunud. Kui see on hädavajalik, kustutage meil oma postkastist, et teil poleks sellele juurdepääsu. Kui arvate, et teil võib seda meili tulevikus uuesti vaja minna, saatke see kellelegi, keda usaldate, kuid kustutage see oma postkastist.
14
Olge jätkuvalt produktiivne. Kuigi see meil võib näiliselt teie päeva ära rikkuda, tehke kõik endast oleneva, et seda keelata. Jätkake oma rutiini, koostage ülesannete nimekiri ja täitke kõik vajalikud toimingud. Ärge laske ühel silmapilgul oma päeva või edusamme rööpast välja lüüa. Enda hõivatud hoidmine aitab teil keskenduda sellele, mis on teie jaoks oluline, ja vältida ühe meili peale mõtlemist.
15
Seadke oma hoo hoidmiseks väikesed eesmärgid. Oma rutiinist kinni pidades seadke väikesed saavutatavad eesmärgid, millele saate sellel päeval pühenduda. Nende täitmine aitab teil tunda end paremini saavutatuna ja hiljem saadud ebaviisakas meilisõnum mõjutatud vähem. Kaaluge selliste eesmärkide seadmist nagu “vastata kõigile teistele meilidele” või “mine jõusaali”.
16
Haarake tähelepanu kõrvale. Mõnikord on selleks, et millestki edasi liikuda, natuke tähelepanu kõrvale juhtida. Tehke paus, et kuulata muusikat, süüa lõunat või helistada sõbrale, et vestelda muul teemal peale meili. Mõttetest kõrvale jätmine võib anda teile väga vajaliku ja katarsise puhkuse.
17
Vajadusel kaaluge nendest teatamist. Päeva lõpuks on mõnikord parim viis edasiliikumiseks probleemiga püsivalt tegeleda. Kui e-kiri sisaldas ähvardusi või solvanguid, mida võiks pidada vihakõneks, teavitage sellest inimesest õigeid inimesi, kelleks võib olla teie töökoha personaliosakond või kooli õpilaste käitumise osakond. Samuti saate blokeerida neile e-kirjade saatmise tulevikus.Teatage neist ametivõimudele, kui nad ähvardavad teid füüsiliselt.Proovige kõigepealt saata meil oma haldurile, et anda talle teada, mis toimub. Kui nad probleemi ei lahenda, viige see personaliosakonnale.