Töövoo parandamine on oluline protsess, olgu see siis üksikisiku või organisatsiooni jaoks. On tõestatud, et täiustatud töövoog maksimeerib tõhusust, minimeerib nii aja- kui ka ressursside raiskamist ning parandab moraali. Töövoo parandamise viis võib olla nii lihtne kui raisatud aja tuvastamine ja kõrvaldamine või sama keeruline kui kogu protsessi uurimine ja muutmine ja/või selle täieliku või osalise automatiseerimine. Olenemata sellest, kui suur või väike on töö või protsess, tasub töövoo parandamiseks kuluvat aega ja vaeva.
Esimene samm töövoo parandamiseks on jäätmete tuvastamine ja kõrvaldamine ning kõige suurem raiskamine üldse on aeg. Kaasaegne töökoht on harjunud e-posti, kiirsõnumite ja tekstisõnumite saatmisega ning neist sõltuma. Need sidevahendid olid mõeldud aja säästmiseks, kuid need võivad kaasa tuua kasutu teabe ülekülluse ja ajaraiskamise. Töövoogu saate parandada lihtsalt kiirsuhtlus- ja tekstisõnumite eemaldamise või piiramisega ning e-kirjadele mõistlike ootuste seadmisega. E-kirjadele reageerimine või neile vastamine niipea, kui need saabuvad, võib olla aja raiskamine. Päeva jooksul mitu korda e-kirjade lugemisele ja neile vastamisele pühendatud seadistamine parandab teie töövoogu ja tootlikkust.
Need katkestused on vaid mõned paljudest, mis võivad töövoo peatada. Iga töö või protsess kulgeb paremini ja kaugemale, kui sellele pühendada mõistlik ajaplokk, selle asemel, et püüda seda teha väikeste sammudena. Kui eraldate ühele ülesandele või protsessile pühendamiseks kasvõi 20 või 30 minutit, saate saavutada suuri edusamme tootlikkuse suurendamisel ja töövoo parandamisel. Konkreetsele ülesandele keskendumine suhteliselt lühikese, kuid katkematu aja jooksul võib olla üks parimaid meetodeid töövoo parandamiseks.
Keerulisemate protseduuride ja suuremate organisatsioonide puhul nõuab see töövoo parandamiseks süsteemsemat lähenemist. Need protsessid hõlmavad töövoo jagamist väikesteks piiratud sammudeks ja iga sammuga seotud ülesannete analüüsimist. Kaks kõige olulisemat põhimõtet, mida saab seejärel igale etapile määrata, on vastutus ja automatiseerimine. Üksik isik või üksus peab iga sammu saavutamise eest täielikult vastutama, mis välistab näpuga näitamise ja venitamise.
Järgmises osas küsitakse, kas sammu saab automatiseerida. Protsessi mis tahes osa, mida saab täielikult automatiseerida, jättes töötajad võrrandist välja, on suur samm töövoo parandamise suunas. Pärast iga sammu analüüsimist, vastutuse määramist ja töö automatiseerimist võimalusel paraneb kogu töövoo protsess oluliselt.
Töövoo parandamise sammud hõlmavad enamasti tervet mõistust ja traditsioonilisi juhtimisvõtteid. Väljakutse on jagada töövoog juhitavateks etappideks ja seejärel täiustada kõiki kaasatud etappe. Nii saate kaotada raiskamise, maksimeerida aega ja tootlikkust ning parandada töövoogu.
SmartAsset.