Ülesannete täitmiseks kuluva aja täpsemaks hindamiseks peate selgelt määratlema ülesande iga osa. Uurige üksikasjalikumalt ja tuvastage iga osa alametapid. Jälgige ülesande iga aspekti jaoks kuluvat aega ja salvestage andmed. Kasutage andmeid hinnangu koostamiseks. Mida rohkem andmeid teil on antud ülesande kohta, seda täpsem on teie hinnang selle ülesande täitmiseks kuluva aja kohta.
1
Kasutage hinnangu koostamiseks ühtset möödunud aega. Kui täidate ülesannet, mida olete varem teinud, saate oma kogemuste põhjal koostada vajaliku aja hinnangu. Kui ülesande täitmiseks kulub iga katse jaoks sama palju aega, saate tõenäoliselt ülesandega hakkama sama ajaga kui igal eelmisel korral. Näiteks kui valmistate lõunaks võileibu ja selleks kulub alati kaheksa minutit, võite suure täpsusega hinnata, et teie praeguse võileiva valmistamiseks kulub samuti kaheksa minutit.
2
Kasutage hinnangu koostamiseks erinevaid möödunud aegu. Kui ülesandele, mille hinnangu koostamine teile huvi pakub, kulus iga kord veidi erineva aja jooksul, saate hinnangu saamiseks arvutada eelmise ülesande täitmiseks kulunud kordade keskmise. Võib-olla olid teie käsutuses olevad tööriistad iga kord erinevad või võib-olla esimest korda ülesande täitmisel ei teadnud te täpselt, mida teete. Olenemata põhjusest saate ülesandele kulunud aja kokku liita ja hinnangu saamiseks jagada juhtumite arvuga. Näiteks kui vahetate rehve ja olete varem kolm korda rehve vahetanud 30 minutiga, siis 20 minutit ja 10 minutit, koguaeg on 60 minutit. Jagades kolme juhtumiga, on teil rehvivahetuseks hinnanguliselt 20 minutit.
3
Vajaliku aja hindamiseks kasutage teiste kogemusi. Lisaks sellele, et saate oma kogemuste põhjal hinnata, kui kaua ülesande täitmiseks kulub, saate mõistliku hinnangu saamiseks kasutada teiste kogemusi. Näiteks kui plaanite oma telefoni aku uue vastu vahetada, võite küsida sõpradelt, kellel on sama telefon, kui kaua neil aega kulus. Saate need ajahinnangud keskmistada või määrata mõistliku hinnangu saamiseks kuluva keskmise aja.Pärast seda, kui olete kindlaks teinud ülesande, mille täitmiseks soovite hinnangulise aja, küsige asjatundlikult inimeselt, kui kaua see tema arvates aega võtab. kui te ei tea kedagi, kes suudaks sellise hinnangu anda, vaadake veebipõhistest allikatest aimu, kui kaua see aega võib võtta. Olenevalt ülesandest, millest olete huvitatud, võite leida kohaliku raamatukogu raamatute hulgast mõistliku hinnangu. Näiteks kodu remonditööd, kunsti- ja käsitööprojektid ning retseptid loetlevad sageli hinnangulised valmimisajad, mis põhinevad ülesande juhiste autori kogemustel.
4
Kasutage mõlemat tüüpi hinnanguid. Võimaluse korral kasutage ülesannete täitmiseks kuluva aja kõige täpsema hinnangu saamiseks nii enda kui ka teiste kogemusi. See võimaldab teil toetuda võimalikult suurele hulgale taustandmetele ja seega kõige täpsemini hinnata antud ülesande täitmiseks kuluvat aega. Nii kasutatud kui ka isiklike kogemuste kaalumine võimaldab teil vältida (või vähemalt minimeerida selle tõenäosust) ülehindamist teie enda võimet täita ülesanne kiiresti või etteantud aja jooksul.
5
Pakkuge optimistlik hinnang. Optimistlik hinnang on minimaalne aeg, mis teie arvates ülesande täitmiseks kulub. See põhineb lühimal ajal, mille jooksul olete eelnevalt antud ülesande täitnud. Näiteks kui proovite välja töötada hinnangulise aja, mille jooksul peate oma elutuba koristama, ja eelmised ajad, mis kulusid elutoa puhastamiseks, olid 30 minutit , 24 minutit ja 31 minutit, oleks teie optimistlik minimaalne hinnang umbes 24 minutit, kuna see on andmekogumi väikseim arv. Vältige hinnanguna miinimumi nimetamist, kuna see põhineb ainult ühel andmepunktil ja seda ei tee olla väga täpne.
6
Paku pessimistlik hinnang. Kõige pessimistlikum hinnang põhineb maksimaalsel ajal, mille olete kunagi ülesande ühele eksemplarile kulutanud. Näiteks kui olete pannkooke küpsetanud 10 minuti, 20 minuti ja 15 minutiga, valiksite pessimistlikuks hinnanguks 20 minutit, kuna see on pikim aeg, mille olete pannkooke küpsetanud. Nagu miinimum, põhineb see ühel andmepunktil ja pole seetõttu eriti usaldusväärne. Kui tsiteerite oma hinnanguna maksimumi, saate väga konservatiivse hinnangu.
7
Pakkuge oma hinnanguna mediaani. Mediaan on andmekogumi keskmine arv. Näiteks kui koogi küpsetamiseks kulub ühel korral 20 minutit, teisel korral 22 minutit ja teisel korral 23 minutit, on komplekti number, mis asub andmekogumi teiste numbrite (antud juhul 22) keskel. mediaan.
8
Määrake ülesande täitmiseks vajalikud sammud. Enamikul ülesannetest on mitu osa. Enne kui saate täpselt hinnata ülesannete täitmiseks kuluvat aega, peate kindlaks määrama ülesande iga komponendi või etapi ja seejärel arvutama, kui kaua selle täitmiseks kulub. Näiteks ärikeskkonnas peate kokku leppima, mida tarned saavad olema. Seejärel peate teadma, kaua kulub iga etapi lõpuleviimiseks iga väljundi lõpuleviimiseks. Näiteks kui teate, et peate looma esitluse, aruande ja toote prototüübi, saate koostada kolm sõltumatut hinnangut ja need lisada, et saada kõige täpsem hinnang.
9
Küsige abi ülesande täitmiseks vajalike sammude määratlemisel. Ettevõttes või muudes organisatsioonilistes seadetes on teile sageli ülemuste määratud ülesanded ja alamtoimingud. Sellistel juhtudel peaksite juba selgelt aru saama, mida peate saavutama, ja konsulteerige oma kliendi või ülemusega, et saada lisateavet iga sammu kohta.
10
Telli oma tegevused. Suurte projektide puhul on teil sageli palju samme. Võimalik, et saate neid samme täita mis tahes järjekorras või peate võib-olla korraldama oma tegevused loogilisel viisil. Näiteks kui ehitate maja, peate oma tegevused järjestama vastavalt sellele, millises järjekorras need on võimalikud. Peate lisama vundamendi rajamiseks kuluva aja, raami kokkupanekuks kuluva aja jne. Muudel juhtudel – näiteks uue toote väljatöötamisel – saate teie ja/või teie meeskond töötada samaaegselt toote mitme aspekti kallal. Näiteks võite olla võimeline välja töötama toote reklaame ja turundust, samal ajal kui teine meeskond töötab välja plaani toote tutvustamiseks asjakohastel valdkonna üritustel. Sel juhul on hinnanguline valmimisaeg kahest hinnangulisest ajast lihtsalt pikem.
11
Konsulteerige oma meeskonnaga. Mõnede ülesannete täitmiseks on vaja teiste panust ja abi. Näiteks koomiksiraamatu kirjutamisel peab keegi kirjutama stsenaariumi, siis keegi joonistama raamatu ja keegi teine peab raamatu tindima. Sellistel juhtudel küsige teistelt asjaosalistelt sisendit, et saada ülesande täitmiseks vajalik kõige täpsem hinnang. Vastasel juhul võite hinnata vähese täpsusega, kui kaua protsessi iga etapp aega võtab.Pidage meeles, et kui mõned inimesed töötavad ülesandega osalise tööajaga, ei pruugi nad rolli vahetamisel täpset hinnangut anda. koostate lõpliku ajakalkulatsiooni, küsige teistelt oma meeskonnaliikmetelt teavet selle kohta, kas ülesande täitmise ajaskaala tundub kehtiv või mitte. Oletagem, et teie meeskond on produktiivne ainult 80% ajast. Võtke kindlasti arvesse haiguspäevi, õnnetusi, koosolekuid ja muid ettenägematuid probleeme.
12
Pidage kinni oma plaanist. Eeldades, et ülesanne, mille kohta proovite täpsemat hinnangut koostada, algas plaaniga, järgige plaani samm-sammult kuni selle lõpuni. Plaanist kõrvalekaldumine muudab teie hinnangu ebatäpsemaks. Mõnikord muutub vältimatuks, et peate esialgsest plaanist loobuma uue kasuks. Kui see juhtub, vaadake uuesti oma esialgset hinnangut, et teha kindlaks, kuidas äsja muudetud plaani kompenseerida.
13
Kasutage etapiviisilist rakendamist. Etapiviisiline rakendamine hõlmab ülesande täitmist pika aja jooksul, mille käigus ülesande diskreetsed alametapid või erinevad osad täidetakse lineaarselt. Iga ülesande etapp, kui see on täidetud, võimaldab edasi liikuda ülesande järgmise etapi suunas. See on eriti kasulik olukordades, kus toodate või installite ikka ja jälle identset süsteemi või toodet. Oletagem näiteks, et teie ülesandeks on installida uus operatsioonisüsteem kõigisse kümnesse kontoris asuvasse arvutisse. Pärast iga installimist on teil veel üks andmepunkt, mille abil saate koostada täpsema hinnangu selle kohta, kui kaua kulub, kuni kogu kontoris on uus operatsioonisüsteem.
14
Jälgige, kui palju aega konkreetsele ülesandele kulutate. Antud ülesande täitmiseks kuluva aja täpsemaks hindamiseks peate seda korduvalt harjutama ja täpselt jälgima, kui palju aega te tegelikult teete. Parim viis ülesannete täitmiseks kuluva aja jälgimiseks on jagada need alamsammudeks ja seejärel täpselt jälgida iga alametappi. Pideva andmekogumissüsteemiga saate koostada üha täpsemaid hinnanguid ülesannete täitmiseks kuluva aja kohta. Hoidke andmeid nende ülesannete jaoks, mille jaoks tulevikus vajate täpset hinnangut.
15
Leidke viise aja jälgimise sujuvamaks muutmiseks. Sõltuvalt ülesandest, mille jaoks proovite koostada ajaprognoosi, võite selle täitmiseks kuluva aja jälgimiseks kasutada rakendusi. Aja jälgimiseks on saadaval rakendused, kuid võite olla rahul lihtsalt arvutustabeli või pliiatsi ja paberiga, et jälgida konkreetse ülesande täitmisel aega. Näiteks kui proovite jälgida, kui kaua teil kulub kahe miili jooksmiseks ja sõitke rattaga kaks miili, võite kasutada FitBiti või sarnast treeningu jälgijat või rakendust nagu MobileTrack. Tööga seotud aja jälgimise rakenduste hulka kuuluvad Eon, Slips, Clockwork ja Punch. Kui teete rohkem käsitsi ülesandeid, võite pliiatsi ja paberiploki välja tõmmata. Kirjutage ühte veergu iga ülesanne, mille kohta soovite täpsemat hinnangut saada, ja selle kõrvale ülesande täitmiseks kulunud aeg. Näiteks kui proovite saada täpsemat hinnangut, kui kaua see teil aega võtab. et iga päev kodust välja pääseda, võite koostada nimekirja, mis on järgmine: “Riietuge – 4 minutit; pese hambaid – 3 minutit; sööge hommikusööki – 10 minutit ja nii edasi. Korda iga päev ja keskmine ülesande kogusumma iga päeva lõpus.
16
Tunnistage negatiivseid tulemusi. Enda (või isegi teiste) kogemustele tuginedes on oluline mitte välistada juhtumeid, mil konkreetne ülesanne võttis liiga kaua või piinlikult aega. Kui teil oli mitu negatiivset tulemust (näiteks olete varem täitnud sarnase või identse ülesande aja jooksul, mis on pikem kui see, mida soovite oma praeguse ülesandega täita), võtke see arvesse oma hinnanguprotsessi. Ärge kunagi hinnake varasemaid tulemusi lihtsalt sellepärast, et te pole nendega rahul. See võib põhjustada ülesannete täitmiseks kuluva aja ala- või ülehindamise.
17
Järgige eritingimusi. Kui on leevendavaid tegureid, mis võivad mõjutada teie võimet hinnata ülesannete täitmiseks kuluvat aega, lisage need oma hindamisprotsessi. Näiteks kui teate, et olete edasilükkaja, või kui teil on mitu ülesannet enne uut ülesannet, mille jaoks hinnangut koostate, kaasake need tegurid oma hindamisprotsessi. See aitab teil antud ülesande kohta täpsema lõpliku hinnangu anda.
18
Määrake oma hinnangule täpsusreiting. Antud ülesande täitmiseks kuluva aja täpsema hinnangu väljatöötamine ei eelda, et teie hinnang oleks täiesti täpne. Kasutage hinnangule täpsuse määramiseks oma teadmisi antud ülesandega ja kõiki asjakohaseid leevendavaid tegureid. Näiteks võite öelda: “Ma olen 75% kindel, et saan selle nädalaga lõpule viia.” Soovi korral võite jätkata pessimistlikuma hinnanguga, öeldes midagi sellist nagu “Olen 100% kindel, et suudan lõpetada.” seda kahe nädala pärast. Oma hinnangu usaldustasemest teavitamine on eriti oluline, kui koostate kellegi teise jaoks ülesande täitmise hinnangut.