Internal Revenue Service (IRS) nõuab, et tööandjad esitaksid iga oma töötaja kohta W-2. Sellel vormil esitate töötajale aasta jooksul makstud töötasu. Samuti määrate töötaja palgast kinnipeetavate föderaal-, osariigi ja muude maksude summa. W-2 koopiad edastatakse sotsiaalkindlustusametile (SSA) ja töötajale. Kõigile töötajatele, kes saavad oma teenuse eest tasu, sealhulgas sularahata maksete eest, tuleb väljastada vorm W-2. Kui teil on W-2-d, peate esitama vormi W-3, mis on kokkuvõte kõigist oma töötajate kohta esitatavatest w-2-dest.
1
Tehke kindlaks, kas üksikisik on töötaja või sõltumatu töövõtja. W-2 esitate ainult töötajatele, mitte sõltumatutele töövõtjatele. Selget testi ei ole, kuid IRS uurib mitmesuguseid tegureid, mis on seotud sõltumatuse ning palkade ja töötundide kontrollimisega, näiteks järgmised: töötajale kehtivad tavaliselt ettevõtte juhised selle kohta, millal, kus ja kuidas töötada. Sõltumatud töövõtjad valivad tavaliselt oma meetodid ise. Tavaliselt hüvitatakse töötajatele omapoolsed kulud, näiteks kontoritarbed. Sõltumatud töövõtjad tavaliselt ei ole. Töötajad on tavaliselt seotud ootusega, et nad töötavad ettevõttega määramata aja. Sõltumatud töövõtjad võivad aga vabalt otsida erinevaid ärivõimalusi ja oma teenuseid avalikult reklaamida. Töötajatele on tagatud regulaarne töötasu (tunni-, nädala- jne). Seevastu sõltumatutele töövõtjatele makstakse tavaliselt kindlat tasu. Töötajale võidakse pakkuda hüvitisi, nagu tervisekindlustus, pensioniplaan, haigushüvitis või puhkusetasu. Sõltumatud töövõtjad ei ole. Isiku esmakordsel palkamisel peaksite tegema otsuse töötaja ja sõltumatu töövõtja vahel.
2
Hankige vormid W-2 ja W-3. Vormid W-3 on mõeldud tööandja dokumenteerimiseks ja need tuleb koos vormidega W-2 edastada sotsiaalkindlustusametile (SSA). Saate tellida mõlemat IRS-i veebisaidilt.Tellimiseks külastage siin: https://www.irs.gov/businesses/online-ordering-for-information-returns-and-employer-returns. Teise võimalusena saate esitada elektrooniliselt. Registreeruge sotsiaalkindlustusameti (SSA) veebisaidil. Vältige vormide väljatrükkimist Internetist. Vormi eksemplar A peab olema trükitud punase tindiga, et SSA saaks selle skannida. Kui te ei soovi IRS-ist vorme tellida, saate blankette kontoritarvete poest või kohalikust raamatupidamisbüroost.
3
Koguge teavet palgaarvestuse kohta. W-2 täitmiseks peate teadma, kui palju töötajale aasta jooksul töötasu maksti ja kui palju te maksude või muudel põhjustel kinni pidasite. Koguge see teave enne tähtaega kokku.
4
Koguge muud asjakohast teavet tööandja/töötaja kohta. Asjakohane teave hõlmab tööandjate/töötajate nimesid, aadresse, sotsiaalkindlustus- või maksutunnuste numbreid ning töötajate töötasusid ja näpunäiteid. Töötajad esitavad töölevõtmisel oma kontaktteabe ja sotsiaalkindlustusnumbrid vormi W-4 kaudu, töötaja kinnipidamistoetuse tõendi, kuid töötasu. ja jootraha teave pärineb teie palgaregistri andmetest. Samuti vajate oma ettevõtte riikliku maksu ID numbrit. Kui teil on endiselt probleeme selle numbri tuvastamisega, pöörduge oma osariigi maksuameti poole. Nad esitavad loetelu riigi tasandil makstavatest maksudest.
5
Sisestage töötaja sotsiaalkindlustusnumber lahtrisse A. Te peaksite olema juba hankinud töötaja vajalikud isikuandmed W-4 kaudu. Lahter A asub vormi ülaosas ja seal peaks olema kirjas “Töötaja sotsiaalkindlustuse number”.Kasutage musta tinti. ja loetav kirjasuurus. IRS soovitab 12-punktilist Courier fonti. Täitke 9-kohaline sotsiaalkindlustusnumber koos vastavate sidekriipsudega järgmiselt: 123-45-6789
6
Sisestage oma tööandja identifitseerimisnumber lahtrisse B. Teie tööandja ID-numbri (EIN) määrab IRS, et tuvastada teie ettevõte maksustamise eesmärgil. Ettevõtted taotlevad tavaliselt EIN-i, esitades IRS-ile faksi või posti teel SS-4 vormi. Ettevõte saab aga taotleda EIN-i ka telefoni, e-posti või veebi kaudu. EIN on 9-kohaline number, mille kaks esimest numbrit eraldavad ülejäänud seitsmest. Näiteks: 12-3456789Sisestage lahtrisse C tööandja nimi, aadress ja sihtnumber. See viitab teie ettevõtte nimele ja asukohale. Täitke W-2 kindlasti loetavas mustas kirjas.Näiteks: Johnson Technical Corps850 Tech DriveSuite 400Antioch, CA 94531Looge kontrollnumber kasti D jaoks. Kontrollnumber on iga töötaja jaoks ainulaadne ja aitab teil iga töötaja kohta silma peal hoida. kui täidate mitu vormi. Kui esitate mitu W-2-d, on teil vaja kontrollnumbrit.Võite selle numbri genereerida käsitsi või teie palgaarvestuse ettevalmistamise tarkvara saab selle numbri luua elektrooniliselt.Teie kontrollnumber võib sisaldada nii tähti kui numbreid, näiteks A1B2.Täitke lahtrid E ja F. Sisestage töötaja nimi lahtrisse E ja aadress lahtrisse F. Näiteks: David Johnson123 Elm StreetConcord, CA 94520Täitke lahtrid 1–8 palgaarvestuse teabega. Need lahtrid hõlmavad kõiki töötajate maksustamise valdkondi, samuti palku, jootraha ja kinnipeetavat. Ärge unustage esitada summade kohta kümnendkohad ja sendid. Lahtris 1 peate täpsustama teie töötajale makstud palga, jootraha ja muu hüvitise kogusumma, mis on eelmisel aastal maksustatud föderaalse tulumaksuga. Lahtris 2 märkige kogusumma föderaalsest tulumaksust kinnipeetud summa. Lahtrisse 3 sisestage töötaja sotsiaalkindlustusmaksuga maksustatav kogupalk. 4. lahtrisse märkige töötaja kinnipeetud sotsiaalmaksu kogusumma. Ärge lisage oma osa tööandjana. 5. lahtrisse sisestage töötaja Medicare’i töötasu ja jootraha kogusumma. Lahtrisse 6 sisestage töötajalt kinnipeetud Medicare’i kogumaks. Ärge lisage oma osa tööandjana. Lahtrites 7 ja 8 peate täpsustama töötaja sotsiaalkindlustuse jootraha ja määratud jootraha. Täitke lahter 10. Selles lahtris määrate ülalpeetava hooldushüvitise summa, mille maksite töötaja. Hooldushüvitised on osa üldisest töötajate hüvitiste plaanist. Näiteks võiks teie ettevõte pakkuda töötajatele päevahoidu. Teise võimalusena oleksite võinud hüvitada ülalpeetava hoolduse kulud paindliku kulukonto kaudu. Kõik summad, mis ületavad $ 5000, tuleks lisada ka lahtrisse 1. Täitke vajadusel lahter 11. Teatage selles lahtris (nagu ka lahtris 1) oma töötajale kõigist mittekvalifitseeritud edasilükatud hüvitiste kava või valitsusvälise jaotise 457(b) kava alusel tehtud väljamaksetest. Sotsiaalkindlustusamet vajab seda teavet, et teha kindlaks, kas lahtris 1 või 3 või 5 märgitud summa teeniti eelmisel aastal. Vajadusel täitke lahter 12. Kui maksite töötajale erisoodustusi, peate täitma lahtri 12. Lahter 12 on jagatud väiksemateks kategooriateks ning igasse alamkategooriasse tuleb sisestada kood ja rahasumma. Kasutatavad koodid asuvad vormil W-2. Kui teil on lahtris 12 rohkem kui 4 üksust, peate panema täiendavad üksused teisele W-2-le. Mõned koodid hõlmavad järgmist: Koodid “A” ja “B” viitavad vastavalt sissenõudmata sotsiaalkindlustus- või ravimaksule. Koodid “D-H” viitavad pensioniplaanidesse tehtud sissemaksetele, nagu 401(k) või 408(b). ).Kood “L” tähistab hüvitisi, mida maksite töötajatele nende omast taskust tekkinud ettevõtluskulude eest.Koodid “M” ja “N” viitavad grupiperioodi elukindlustuse laekumata sotsiaal- ja ravimaksule. Kood “W” täpsustab töötaja tervisehoiukontole tehtud sissemakseid.”AA” on Rothi sissemaksed 401(k) plaani alusel.”BB” on Rothi sissemaksed plaani 403(b) alusel. Kood “DD” viitab mittemaksete summale. -maksustatav tööandja rahastatud tervisekindlustus. Täitke kast 13. Märkige kõik kastid, mis kehtivad teie töötaja kohta. Valikuvõimalused on “Põhiline töötaja”, “Pensioniplaan” või “Kolmanda osapoole haigushüvitis”. Märkige “Statutory Employee” sõltumatute töövõtjate jaoks, keda kohtlete teatud maksueesmärkidel töötajatena. Need sõltumatud töövõtjad peavad kuuluma teatud seadusega loodud kategooriatesse ja vastama teatud tingimustele, et neid saaks klassifitseerida kohustuslikeks töötajateks. Märkige ruut pealkirjaga “Pensionikava”, kui teie töötaja osaleb teatud plaanides. Vaadake väljaannet 590-A. Valige “Kolmas – osapoole haigushüvitis”, kui olete kolmandast isikust haigushüvitise maksja, kes esitab kindlustatud töötaja kohta vormi W-2, või kui olete tööandja, kes teatab kolmanda osapoole tehtud haigushüvitistest. Lisage lahtrisse 14 muud mahaarvamised või hüvitised. . See on lahter “muu” ja see on ette nähtud kõigi täiendavate rahade jaoks, millest tuleb IRS-ile teatada ja mis ei kuulu muusse kategooriasse. Hüvitis, mille saate selles lahtris teatada, sisaldab: 100% sõiduki aastarendi väärtusest, invaliidsuskindlustuse maksud, kinnipeetud tulumaksud, mis ei kuulu maksustamisele. sissetulekutoetuse maksed Täielik riigi ja kohalike maksude teave lahtrites 15–20. ID-numbrid määrab iga riik. Lahtris 15 märkige oma kahetäheline osariigi kood ja oma b ettevõtte maksu ID number. Saate selle teabe hankida oma osariigi tulude osakonnast. Sisestage lahtrisse 16 riigi palk, lahtrisse 17 kinnipeetud osariigi tulumaks, lahtrisse 18 kõik kohalikud palgad, lahtrisse 19 kinnipeetud kohalik tulumaks ja lahtrisse 20 paikkonna nimi. Pange tähele, et vormil on ruumi kahe oleku ja kahe paikkonna jaoks. Kui töötajal on ühe aasta jooksul palk rohkem kui kahes osariigis või paikkonnas, peate täitma täiendava W-2.