Töötajate palkamine on iga ettevõtte oluline osa, kuid brutopalga arvutamise ja kõigi erinevate kinnipidamiste vahel võib see veidi keeruliseks minna. Õnneks on võimalusi protsessi palju lihtsamaks muuta, nii et jätkake lugemist!
1
Juhendage kõiki töötajaid täitma W-4 vorm, et saaksite õigesti arvutada föderaalse palga kinnipeetava maksu. Seda vormi kasutatakse töötaja esitamise oleku dokumenteerimiseks. Samuti saate kasutada vormi W-4, et arvutada töötaja soovitud toetuste arv. Nii esitamise staatus kui ka toetused mõjutavad palkadelt kinnipeetud föderaalmaksu suurust. Töötaja avalduse staatus võib olla abielus, vallaline või leibkonnapea. On mitmeid muid muutujaid, mis võivad mõjutada esitamise olekut. Maksumaksja esitamise staatus mõjutab kinnipeetud palgasummat dollaris. W-4 vorm sisaldab isikliku toetuse töölehte. Töötaja arvutab oma hüvitised välja nende ülalpeetavate arvu alusel. Kui töötaja on abielus, saab töötaja toetust ka juhul, kui tema abikaasa ei tööta. Mida rohkem hüvitisi töötaja taotleb, seda vähem peetakse brutopalgalt kinni föderaalmakse.
2
Koguge kogu palgateave iga palgaperioodi kohta. Tööandjana saate palgaarvestust töödelda kord nädalas, kaks korda kuus või kord kuus. Olenemata sellest, kui sageli maksate, peate koguma brutopalga arvutamiseks vajalikud andmed. Peate säilitama iga töötaja kohta ajakohastatud palgaarvestust. Kuigi mõned ettevõtted peavad arvestust arvutustabelina, saate palgaarvestustarkvara abil töötada tõhusamalt. Teie kirjed peaksid näitama iga töötaja praegust palka. Tunnitööliste puhul peate dokumenteerima tunnitasu, sealhulgas ületunnitöötasu. Palgaarvestustarkvara saab arvutada, millised töötaja tunnid tuleks ületundidena arvestada. Tunnipõhised töötajad peaksid oma tööaja registreerima ametliku ajakaardi abil. Iga päev töötatud tundide täpse arvu jälgimiseks on vaja konkreetset protsessi. Tööandjad peaksid olema kohustatud iga päev oma aja viivitamatult postitama, et teie andmed oleksid alati ajakohased.
3
Arvutage iga töötaja brutopalk. Kui jõuate palgaperioodi lõpuni, arvutage kõigi oma töötajate brutopalk. Arvutused varieeruvad olenevalt sellest, kas töötaja on palgal või tunnitasu alusel. Kasutage iga palgaperioodi palgatöötajate brutopalga arvutamiseks tarkvara. Ütleme näiteks, et töötaja aastapalk on 52 000 dollarit aastas. Töötlete palgaarvestust 26 korda aastas (iga 2 nädala järel). Igal palgaarvestusperioodil teenib töötaja (52 000 dollarit jagatud 26-ga) ehk 2000 dollarit brutopalka. Oletame, et töötaja teenib tavatundide eest 25 dollarit tunnitasu ja ületundide eest 37,50 dollarit (USA-s on ületunnitasu 1,5 korda suurem kui tavaline määr). Kõige sagedamini makstakse ületunnitöö eest kalendrinädalas üle 40 tunni töötatud tundide eest. Viimasel palgaperioodil töötas töötaja esimesel nädalal 45 tundi ja teisel nädalal 40 tundi. Arvestada tuleb nii tavatunde kui ka ületunde. Tavaline tunnitasu on (80 tundi korrutatuna 25 dollariga = 2000 dollariga). Ületunnitöö töötasu kogusumma (5 tundi X 37,50 $ = 187,50 $). Selle töötaja brutopalk on 2187,50 dollarit.
4
Määrake föderaalse tulumaksu õige kinnipeetav summa. Peamine meetod, mida enamik maksumaksjaid oma maksukohustuse tasumiseks kasutab, on palgast kinnipidamine. Teie tööandja esitab teie nimel kinnipeetud palgad IRS-ile. Paljude palgafondimaksuga seotud küsimuste kohta lisateabe saamiseks kasutage seda linki: Palgamaksude arvutamine. Oletame, et võlgnete oma 50 000 dollari suuruse aasta brutopalga pealt 10 000 dollarit föderaalmakse. Ütle, et teie tööandja on sellest 10 000 dollarist kohustusest kinni pidanud 9000 dollarit. Kahekuulise maksegraafiku korral näib see 375 dollarit, mille teie tööandja peab kinni palgaperioodi kohta (kokku 9000 dollarit aastas), tegelik föderaalne maksukohustus on 416,67 dollarit palgaperioodi kohta (kokku 10 000 dollarit aastas). Kõik palgasaajad saada oma tööandjalt W-2 vorm. See vorm dokumenteerib teie brutopalga ja kinnipeetavad maksud, sealhulgas föderaal- ja osariigi maksude kinnipidamise. Maksudeklaratsiooni esitamisel lisate oma W-2 koopia. See W-2 väidab, et palgast peeti kinni 9000 dollarit maks. Töötaja esitab maksudeklaratsiooni ja maksab ülejäänud 1000 dollarit föderaalmaksuna. Tööandjana saate kinnipeetavate summade arvutamiseks kasutada IRS-i väljaannet 15 (ringkiri E). Valige kas protsendimeetod või palgavahemiku meetod ja kasutage väljaandes sobivat diagrammi.
5
Brutopalgast arvatakse maha muud nõutavad summad. Tööandjad peavad maha arvama ka sotsiaalkindlustuse, Medicare’i ja föderaalse töötusmaksu summad. Pidage meeles, et tööandja peab iga töötaja kohta iga maksu kinnipidamise arvutama. Ettevõte esitab teabe ja esitab makse igale maksuametile. Sotsiaalkindlustus pakub sissetulekut pensionäridele ja puuetega inimestele. Maksumäär on 2015. aastal 6,2%. Kui töötaja on saavutanud 118 500 dollari suuruse kumulatiivse brutopalga, ei peeta täiendavat sotsiaalkindlustusmaksu kinni. Medicare pakub eakatele ja puuetega inimestele ravikindlustust. 2015. aasta maksumäär on hetkel 1,45%. Kõik palgad kuuluvad selle maksu alla. Tööandjad maksavad nii osariigi töötusmaksu kui ka föderaalset töötusmaksusüsteemi. Mõlemad süsteemid pakuvad sissetulekut inimestele, kes on töötud. Kõigepealt peaksite tasuma nõutava riigimaksu. Föderaalmaksu arvutamine võimaldab teil saada krediiti maksude eest, mida olete oma osariigi süsteemi maksnud
6
Arvutage välja muud mahaarvamised ja esitage maksed maksuametile. Palgaarvestuse töötlemine võib osutuda keeruliseks, sest kinnipidamisest tuleb aru anda ja esitada mitmele erinevale üksusele. Selle keerukuse tõttu peaksite kaaluma investeerimist palgaarvestustarkvarasse. Paljud ettevõtted palkavad palgaarvestusega tegeleva ettevõtte. Võite avastada, et väliseksperdi palkamine aitab säästa raha ja aega. Palgaarvestusettevõte saab teha kinnipeetavaid arvutusi ja esitada netomaksesummad iga töötaja pangakontole. Esitate töötajate andmed ja ettevõtte pangakonto, mida maksete töötlemiseks kasutate. Võimalik, et peate maha arvama töötajate täiendavad elemendid, nagu pensioniplaani sissemaksed, tervisekindlustusmaksed ja heategevuslikud sissemaksed. Pidage meeles, et mõned maksed arvatakse maha enne maksude arvutamist. Teised summad arvatakse maha pärast maksude arvutamist. Kõik mahaarvamised peaksid kajastuma töötaja palganumbril eraldi ja need on tavaliselt loetletud nii jooksva palgaperioodi mahaarvamise kui ka antud rea artikli „aastast kuupäevani” kumulatiivsete mahaarvamiste väärtustega. Maksueelsed ja -järgsed mahaarvamised märgitakse tavaliselt sellisena ja need esitatakse sageli eraldi jaotistes.