Koosolekute läbiviimisel on teil suurepärane võimalus teha koostööd erinevate meeskonnaliikmetega, korraldada saadaolevat teavet ja saavutada eesmärke. Samas võib grupi juhtimine olla hirmutav. Pole vaja muretseda, oleme kogunud häid nõuandeid, mida saate kasutada tõhusa ja tulemusliku koosoleku läbiviimiseks, mis paneb teie töökaaslased teile kiitust laulma.
1
Ole valmis. Hoidke käepärast päevakava koopia ja tõstke esile peamised punktid, mida soovite rõhutada. Kui teil on visuaalne esitlus ette valmistatud, veenduge, et teil oleks koosolekupaigas kogu vajalik tehniline seadistus ja et kõik toimiks korralikult. Kui teete ettekannet, on hea mõte enne paar korda harjutada. koosolekul veendumaks, et kõik toimib hästi ja teil on kõik näpunäited visuaalsete abivahendite jaoks.
2
Võtke end rulli ja vaadake päevakord üle. Alustage koosolekut, minge ruumis ringi ja laske kõigil end tutvustada ja oma rolli selgitada. See on kasulik, kui koosolekul on inimesi, kes üksteist ei tunne, ning tagab ka selle, et teil on nimi, mis sobib iga näoga. Seejärel selgitage lühidalt, millele koosolekul keskendutakse. Siinkohal võiksite esitada küsimusi, et veenduda, et kõik on koosoleku teemade osas samal lehel. Näiteks kui kellelegi jäi mulje, et sellel koosolekul käsitletakse uue toote müüki, kuid see pole teie päevakorras, võite selle tema jaoks selgeks teha.
3
Koostage iga eesmärgi saavutamiseks tegevuskava. Teie tegevuskavas on sätestatud, kuidas konkreetset päevakorrapunkti käsitletakse. Kaasake üksikasjad koos kõigi asjaosaliste nimede ja tähtaegadega, mis tagavad, et meeskond suudab oma eesmärke täita.Veenduge, et igal eesmärgil oleks “punktiinimene”, kes ühendab inimesi, keda on vaja kaasata, ja tagab vajalike ressursside olemasolu. aruanded, et asjakohane inimene saaks eesmärgiga kursis olla ja veenduda, et kõik läheb plaanipäraselt.
4
Piira arutelu iga päevakorrapunktiga. Kui lõpetate päevakorrapunkti, tehke lühidalt kokkuvõte tulemustest või võetavatest sammudest, seejärel esitage küsimusi. Hoidke küsimused ja vastused lühikesed ja teemakohased. Kui keegi esitab küsimuse, mis kaldub teemast kõrvale, saate ta õrnalt ja viisakalt tagasi juhtida. Näiteks võite öelda: “Kuigi kompvekitahvlite müük on oluline, käsitleme praegu trühvleid. Kui te ei suuda oma küsimust hoida, jõuame selleni, kui arutame kommibatoone.”
5
Planeerige järgmine kohtumine. Järgmise koosoleku planeerimine ajal, mil kõik on kohal, annab neile võimaluse viivitamatult reageerida mis tahes ajakavaga seotud konfliktidele. Samuti lisab see teie koosoleku võimalikult kiiresti kalendrisse, et te hiljem ei segaks. See on eriti oluline, kui koosolekuruumi on vähe. Andke osalejatele teada, et kui nad soovivad järgmisel koosolekul midagi arutada, peaksid nad teile selle kohta meili saatma. Määrake tähtaeg päevakorrapunktide lisamiseks järgmisele koosolekule, et teil oleks aega selleks valmistuda.
6
Otsustage, kes saab juhatajaks. Tavaliselt juhatab koosolekut juht või muu juht. Kui aga koosolekul käsitletakse eriprojekti või muud teemat, võib olla asjakohane lasta ohjad enda kätte võtta mõnel teisel meeskonnaliikmel.
7
Seadistage esinejad individuaalsete eesmärkide esitlemiseks. Kui keegi teine on eesmärgi saavutamiseks inimesi ja ressursse organiseerinud, saab ta protsessi ja tulemusi kõige tõhusamalt kirjeldada. Teie osalejad hindavad seda teavet otse neilt kuulda, mitte aga lihtsalt nende aruannet lugeda.
8
Kooskõlastage koosolekul osalejate majutamiseks ajakavasid. Uurige, kes peavad koosolekul osalema, ja saage aimu nende kättesaadavusest. Valige koosolekuaegadeks 2 või 3 valikut, seejärel valige see, millel saab osaleda kõige rohkem inimesi. Võtke võimalike aegade vaatamisel arvesse koosoleku teemat. Näiteks kui peate koosoleku kokku kutsuma, et arutada keerulist ja potentsiaalselt kuuma probleemi, ei pruugi reede hiline pärastlõuna olla parim aeg, isegi kui kõik on saadaval, .Kui mõned inimesed ei saa kohal olla, veenduge, et vähemalt arutatavate projektide võtmeisikud oleksid kättesaadavad. Määrake kellelegi märkmeid tegema ja jagage need viivitamata kõigile, kes ei saanud kohal olla.
9
Küsige ettepanekuid koosoleku päevakorra kohta. Teie päevakava sisaldab teemade loendit, esinevate inimeste nimesid ja aega, mille igale teemale kulutate. Koosolekul osalejatelt soovituste saamine aitab teil veenduda, et kõik oluline on kaetud. Saatke potentsiaalsetele osalejatele e-kiri ja küsige, kas neil on midagi, millest nad tahaksid rääkida. Määrake tähtaeg paar päeva enne koosolekut, et teil oleks aega valmistuda. Pange kõik oma päevakorra taotlused arvutustabelisse, kus on veerud teema, esineja ja vajaliku aja jaoks. Kui teil on lubatud aja kohta liiga palju taotlusi, seadke üksused prioriteediks. Kui midagi saab käsitleda lihtsalt meilina, võtke ühendust taotluse esitanud isikuga ja andke talle sellest teada. Üldjuhul on koosoleku jaoks rohkem aega, kui olete päevakorras kavandanud. Võite koosoleku alati varakult edasi lükata, kuid lisaaja jätmine tagab teile küsimustele vastamise või arutelu.
10
Kehtestage koosoleku reeglid. Kuigi te ei vaja ilmtingimata formaalseid reegleid (mõelge “Robert’i korrareeglitele”), on hea mõte omada mõnda põhiprotokolli, et koosolek kulgeks sujuvalt ja kõigil oleks võimalus oma teadmisi jagada. Andke osalejatele teada, et teie reeglite eesmärk on lihtsalt tagada, et koosolek kulgeks võimalikult tõhusalt. Saate need ka koosoleku alguses välja tuua. Näiteks võite öelda: “Aja huvides hoidke küsimusi ja kommentaare alles pärast seda, kui iga esineja on esinenud. Kui me ei jõua teie kommentaarini määratud aruteluaja jooksul, saatke mulle hiljem meilisõnum ja saame rääkida.”
11
Eelarveaeg iga päevakorrapunkti jaoks. Märkige iga üksuse jaoks kuluv koguaeg, seejärel jaotage see aeg, et näidata esitluse aega ja pärast esitlust arutlemiseks. Nii saavad osalejad aru, millal nad saavad panustada. Üldiselt planeerige iga päevakorrapunkti jaoks vähemalt 10-minutiline arutelu. Teil ei pruugi iga üksuse jaoks nii palju aega vaja minna, kuid mõned esemed võivad vajada rohkem.
12
Levitage päevakord koosolekule eelneval päeval. See tagab, et kõigil osalejatel on koopia ja nad teavad, mida oodata. See annab neile ka võimaluse valeteabe korral teie poole pöörduda. Kui tegemist on uue või harvaesineva kohtumisega, võite saata ka tund või kaks enne koosolekut meeldetuletuse.
13
Kontrolli suhtlust koosolekul. Võtke vastutus arutelude edastamise ja kõigi töös hoidmise eest. Kui teil on teisi kõnelejaid, võite delegeerida arutelu juhtimise vastutuse neile, kuid veenduge, et te ikka osaleksite. Näiteks võite esitada küsimuse, mida keegi pole küsinud, kuid mis on teie arvates oluline või mida kõneleja oma kõnes tähelepanuta jättis. esitlus.
14
Tõstke esile edusamme ja arutage edusammude puudumist. Kohtumistel, mis käsitlevad mitmeid käimasolevaid eesmärke, alustage mainides, kus te eelmisel koosolekul viibisite, seejärel minge praegusesse kohta. Kui pärast viimast koosolekut on edusamme olnud vähe või üldse mitte, mõelge välja, mis juhtus ja kuidas probleemi saab lahendada. Tehke kindlaks iga eesmärgi eest vastutavad inimesed ja kutsuge neid enne arutelufaasi minekut uurima, kas neil on midagi lisada. .
15
Keskenduge mõttelt kõrvale kaldunud arutelule. Mõnikord võib entusiasm või pettumus arutelud kursilt kõrvale lükata. Pöörake tähelepanu, et saaksite teemavälised arutelud taas päevakorra eesmärkidega kooskõlla viia. Näiteks võite kohtumise vormistada kui “faktide kogumise missiooni”. See tähendab, et kõiki tuleb ära kuulata, et saaksite koguda võimalikult palju teavet ja hoida mõned osalejad vestluse monopoliseerimisest. Kui keegi hakkab möllata ja teemast kõrvale kalduma, võite öelda: “See on hea mõte ja ma” Mul on hea meel, et sa selle välja tõid. Astuge minu kontorisse, et saaksime sellest hiljem rääkida, eks?”
16
Ideede jagamiseks proovige kübertormi. Kübertorm kasutab mitteametlikumate koosolekute ajal ajurünnakuks elektroonilist vestlust või foorumi struktuuri. Kuna kõigil on võimalus osaleda ja kogu panus on kõigile näha, on inimesed vähem konkureerivad kuulda saamise pärast. Kuna inimestel võib ideid tulla erinevatel aegadel, võimaldab see ka ajurünnakuid ühel teemal jätkata, kuni koosolek edasi läheb. muudele asjadele.
17
Säilitage kindlalt päevakorra ajakava. Kuigi te ei soovi ebaviisakas olla, kui arutelu läheb üle ja teil on veel asju, mida lahendada, andke osalejatele teada, et peate koosoleku õigele teele tagasi saatma. Olulised punktid saab salvestada mõne teise koosoleku või meili jaoks. Küsige alati, kui teil on küsimusi, enne kui asute uue päevakorrapunkti juurde. Enne viimase eseme mahajätmist veenduge, et kõik on pardal ja valmis edasi liikuma.
18
Tõstke esile olulised punktid. Rõhutage kohtumise põhieesmärke. Kui arutate ka väiksemaid punkte, selgitage, kuidas need seostuvad olulisemate asjadega. Aidake koosoleku liikmetel mõista projekti ulatust ja seda, kuidas iga üksik osa on oluline osa palju olulisemas tervikus.
19
Vajadusel abistada märkmete tegemisel. Tavaliselt teeb märkmeid konkreetne inimene. Kuid mõnes olukorras peate võib-olla sekkuma ja aitama, kui nad on ülekoormatud. Näiteks kui teil on slaidid ja teie märkme tegijal on raskusi nende läbimise ajal, et neid kõiki maha saada, võite anda talle teada, et nad saavad hakkama. neil on slaidide koopiad, mida oma märkmetesse lisada.
20
Koosolekute lõpus esitage põhjalik kokkuvõte. Lõpetage oma koosolek ühe või kahe lausega iga päevakorrapunkti kohta. Kirjeldage, milliseid otsuseid tehti ja milliseid järelmeetmeid tehakse. Näiteks võite öelda: “Mis puudutab kommide müüki, oleme otsustanud, et vaja on uusi väljapanekukarpe. Sally Sunshine vastutab nende uute karpide kujundamise eest. ja saadab oma kavandid Harveyle kolmapäevaks.”
21
Järeltegevuseks korraldage üks-ühele kohtumisi. Kui osaleja üritas teie koosolekut monopoliseerida, rääkige temaga hiljem juhtunust. Selle asemel, et inimest süüdistada, keskenduge tema tegudele ja sellele, mida nägite. Andke neile võimalus juhtunut selgitada. Need vestlused aitavad teil leida paremaid viise, kuidas hoida inimesi tulevikus koosolekute monopoliseerimisest. Inimene teab vähemalt, et tema käitumine koosolekul ei olnud vastuvõetav ja seda ei sallita tulevikus.
22
Esitage eelnevalt koopiad aruannetest, mille üle lähete. Täielik aruanne või vähemalt kokkuvõte tagab, et kõik tulevad koosolekule samal lehel. Nii ei pea te aega raiskama sellega, et osalejad lihtsalt esitavad teavet, mida oleks lihtne eelnevalt lugeda. Kui teised meeskonnaliikmed vastutavad erinevate osakondade või valdkondade eest, paluge neil oma aruanded teile eelnevalt edastada, et saaksite välja saata. kokkuvõtted kõigile koosolekul osalejatele. Kui arutate mitut teemat, võite ka määrata kellegi päevakorra eest vastutavaks. Nad saavad aruteluperioodidel aega varuda, et koosolek püsiks õigel teel.
23
Sisselogimisandmed saada välja vähemalt päev enne koosoleku toimumist. Andke oma kutse meilis osalejatele teada, millist tarkvara te kasutate (nt Zoom, Skype või Google Meet) ja mis tahes kasutajanimesid, paroole või helistamisnumbreid, mida nad vajavad. Selle teabe varakult saatmine annab kõigile osalejatele võimaluse alla laadida mis tahes tarkvara, mida nad võivad vajada, ja testida oma mandaate, et veenduda, et kõik töötab enne koosolekut. Kui kasutate uut tarkvara, võiksite saata ka teise meili, milles osalejatele öeldakse, nad saavad ühendust võtta, kui neil on allalaadimise või installimisega probleeme. Veenduge, et testite eelnevalt ka oma tehnilist seadistust. Veenduge, et pääsete juurde oma töölauale või koosolekutarkvara kaudu koosoleku jaoks loodud slaididele.
24
Esitage kõigile osalejatele põhilised osalemisjuhised. Teie kohtumine on tõhusam, kui kõik mõistavad, kuidas küsimusi esitada või tehnilisi probleeme puudutades. Siin on mõned juhised, mida võite määrata. Tippige küsimused vestluskastidesse, kasutage mobiilseadmete asemel süle- või lauaarvuteid Vältige segavaid tegevusi, nagu söömine või sõnumite saatmine.
25
Korraldage koosolekut läbipaistvast kontoripiirkonnast, kus on hea WiFi-ühendus. Teie taga olev ala, mida teised osalejad näevad, määrab koosolekule tooni. Veenduge, et valgustus oleks hea ja taustal ei toimuks midagi, mis võiks teie esitlust ära võtta. Kui juhite koosolekut kodust, valige vaikne uksega ruum, et te ei peaks katkestuste pärast muretsema.
26
Kaasake kõik jäälõhkujaga enne päevakorraga alustamist. Virtuaalsetel koosolekutel puudub sageli isiklik suhtlus. Isiklikul kohtumisel vestlesid osalejad tõenäoliselt omavahel enne koosoleku ametlikku algust. Saate seda simuleerida, paludes inimestel kordamööda end tutvustada või rääkida üksteisele, mida nad nädalavahetusel tegid.Hoidke jäälõhkuja tuli, vältige kõike, mis võib tekitada kellegis tunde, et teda pannakse kohapeale. Tunnustage iga osalejat nime ja tänada osalemise eest. Võite esitada ka järelküsimusi nende jäämurdmise ajal öeldu põhjal.
27
Häirivate tegurite kõrvaldamiseks vaigistage osalejad. Teie osalejad ei saa alati taustal toimuvat täielikult kontrollida, eriti kui nad on kodus. Helihäirete vältimiseks vaigistage nende mikrofonid. Nad saavad heli sisse lülitada, kui tunnete, et nad räägivad. Kui teie tarkvaral on käetõstmise funktsioon, kasutage seda! See muudab küsimuse või kommentaari leidmise lihtsamaks. Vestlusfunktsioonid võimaldavad ka osalejatel sõna saada, ilma koosoleku kulgu segamata.
28
Laske igal osalejal sõna 2-3 minutit. Virtuaalsel koosolekul on lihtne kahe silma vahele jääda. Töötage koosoleku lõpus aega, et igal osalejal oleks võimalus esitada küsimusi, teha ettepanekuid või kommenteerida midagi muud. Kui koosolekul on domineerinud valjem ja ekstravertsem osaleja, esitage küsimusi otse mõnele vaiksemale osalejale. oma panuse saamiseks.Vaadake otse kaamerasse kui silmsidet, et näidata kõigile osalejatele, et olete aktiivselt kaasatud ja kuulate, mida nad räägivad.