Telefoniintervjuud on suurepärane viis suure hulga taotlejate hulgast sorteerimiseks. Kuna enamik telefonivestlusi kestab 10–15 minutit, saate kiiresti aimu, kas kandideerija sobib sellele tööle või mitte. Käsitle telefoniintervjuud traditsioonilise intervjuuna ja esita ettevalmistatud küsimusi. Kuulake taotlejat suurema osa vestlusest ja tehke üksikasjalikke märkmeid. Kui olete intervjuu lõpetanud, võrrelge iga kandidaadi märkmeid ja reastage need vastavalt sellele, kui sobiv see töö jaoks on.
1
Kasutage professionaalset mõtteviisi, isegi kui olete kodus. Kui plaanite telefoniintervjuu läbi viia mugavalt oma kodus, peate tutvuma tööalase mõtteviisiga. Valmistuge vestluseks, riietudes tööriietesse ja leides kandideerija avalduse. Lugege märkmed läbi ja valmistuge enne, kui helistate kandidaadile intervjuu alustamiseks. Hoidke kõik oma intervjuu küsimused, märkmed ja failid lähedal, nii et teil pole vaja kandidaadiga intervjueerimise ajal ringi sebida. Kuna taotleja ei näe teid, võib ettevalmistamatus tekitada ebamugavaid pause.
2
Leidke intervjuu läbiviimiseks vaikne koht. Vältige intervjuu läbiviimist mürarikkas kohas, kus taustamüra võib muuta taotleja telefonikõne raskeks. Kui teie ettevõttel on konverentsiruum, kaaluge selle broneerimist intervjuude ajal. Andke kaastöötajatele teada, et teid ei saa intervjuu ajal segada.
3
Käsitle telefoniintervjuud nagu professionaalset näost näkku intervjuud. Hoidke käepärast klaas vett juhuks, kui hakkate köhima või peate kurku puhastama. Kui teil on vaja seda teha, vaigistage kõne, et te taotlejat ei ehmataks. Ärge proovige taotlejaga intervjuu ajal muid asju teha, kuigi ta ei näe, mida te teete. Pöörake intervjuule kogu tähelepanu. Vältige näiteks töömeilide kirjutamist, oma päeva planeerimist või teistele inimestele sõnumite saatmist, kui olete oma taotlejaga kõne ajal. Nad tajuvad, et teie tähelepanu on häiritud.
4
Tutvustage ennast ja rääkige väikesest jutust. Veetke paar minutit lihtsa kõnega, mis muudab taotleja rahulikuks. Rääkige taotlejale, kes te olete ja milline on teie positsioon ettevõttes. Küsige, kuidas nende päev läheb, ja andke neile telefoniintervjuu ajal lühike ülevaade sellest, mida oodata. Näiteks pärast enda tutvustamist selgitage, et esitate neile küsimusi, esitate positsiooni kokkuvõtte ja seejärel kontrollige kui neil on teile küsimusi.
5
Lugege töö kokkuvõtet. Kuna kandideerija on ilmselt juba lugenud väga lühidalt vaba ametikoha selgitust, lugege töö pikemat kokkuvõtet. Kokkuvõte peaks selgitama tööga seotud kohustusi, ootusi ajakulule, reisimise nõudeid ning tehnilisi või oskuslikke ootusi. Näiteks võite teavitada taotlejat konkreetsetest arvuti- või sotsiaalsetest oskustest, mida tööks vaja läheb. Olge võimalikult konkreetne. Kaaluge 1–2 minutit ettevõtte tausta ja missiooni arutamiseks.
6
Esitage oma taotlejale olulisi küsimusi. Kulutage intervjuust umbes 10 minutit, esitades kandidaadile teie koostatud küsimusi. Veenduge, et esitaksite samad küsimused iga intervjueeritava kandidaadi kohta. Võite küsida: Millist palka te selle töö eest nõuate? Kus te praegu töötate ja miks soovite lahkuda? Milline on näide projektist või ideest, mida olete pidanud arendama? Mida peate oma nõrkusteks ja tugevused?
7
Teeb intervjuu ajal märkmeid. Kasutage paberit ja pliiatsit või arvutitarkvara, et kirjutada üles taotleja vastused oma küsimustele. Samuti peaksite registreerima oma muljed taotleja tugevate, nõrkade külgede, oskuste või kvalifikatsiooni kohta. Proovige lisada teavet, mis hõlbustab konkreetse taotleja meeldejätmist, eriti kui intervjueerite mitut inimest telefoni teel. Kaaluge lühikese malli koostamist, kus on ruumi vastuste või kvalifikatsioonide jaoks. See muudab mitme taotleja võrdlemise lihtsamaks.
8
Pöörake tähelepanu taotleja häälele. Kuigi te ei saa jälgida taotleja kehakeelt, võite pöörata tähelepanu tema hääletoonile. Mõõtke, kui mugavad nad vastuseid andes tunduvad. Samuti võite lihtsalt nende hääletooni kuulates öelda, kui usalduslikud, ausad või sõbralikud nad tunduvad. Küsige endalt, kas taotleja tundus tööst huvitatud või kirglik. Näiteks ei pruugi igavlevad kandidaadid sellele ametikohale sobida.
9
Kuulake suurema osa intervjuust. Kuigi peate oma tööd lühidalt tutvustama ja küsimusi esitama, peaksite 80% telefoniintervjuust kulutama taotleja sõna kuulamisele. Kuna te ei näe kandidaati, peate lubama vestlusesse pause, et taotlejal oleks aega mõelda ja vastata. Taotleja kuulamine annab teile taotleja kohta kõige rohkem teavet.
10
Esitage järelküsimusi. Kui olete taotlejast huvitatud, kulutage veidi aega tema vastuste järelküsimuste esitamiseks. See annab teile rohkem teavet ja tunnete kandidaati paremini. Kui teile ei meeldi taotleja vastused, võite lihtsalt liikuda järgmise küsimuse juurde, mille olete juba ette valmistanud. Öelge näiteks: “Rääkige mulle lähemalt just kirjeldatud töökoha töökeskkonnast. Tundub, et see peab olema on olnud stressirohke.”
11
Küsige taotlejalt, kas tal on muresid. Kui olete töö kohta üksikasjaliku selgituse andnud, küsige taotlejalt, kas tema arvates on probleeme kvalifikatsiooni või ootustega. Andke taotlejale vastamiseks aega, enne kui jätkate, kuna te ei näe, kas ta kaalub küsimusi. Taotlejal ei pruugi olla muret või ta võib öelda, et ta ei sobi sellele töökohale hästi. Võite küsida: “Kas tunnete, et teil on selle töö nõuete täitmiseks vajalikud oskused ja kas olete valmis pendeldama ?” Taotleja võib öelda, et tal on juba olnud pendeldamise kogemus ja see ei sobinud.
12
Vajadusel katkestage telefonikõne. Kui teile on selge, et te ei soovi seda kohta kandideerijale pakkuda, lõpetage telefonivestlus esimesel võimalusel. Olge viisakas ja tänage taotlejat aja eest. Näiteks võite öelda: “Tundub, et teie oskused sobiksid paremini mõnes teises ettevõttes. Ma pole kindel, et tunneksite end selle tööga rahulolevana.”
13
Küsige oma kandidaadilt viimaseid küsimusi, et teha kindlaks, kas ta suhtub töösse tõsiselt. Kui olete huvitatud kandideerijale positsiooni pakkumisest, uurige, kas ta on tõesti huvitatud teie ettevõttega liitumisest. Küsige kandidaadilt, kas ta oleks valmis tulema näost näkku vestlusele või kaaluma oma vastuseid järgmistele küsimustele: Kui kiiresti saaksite sellel ametikohal alustada? Kas teil on muid tööpakkumisi või kohustusi, mis kas teil oleks raske näost näkku intervjuule tulla? Kas teil on töö või ettevõtte kohta küsimusi või muresid?
14
Teavitage taotlejat järgmistest sammudest. Vältige lihtsalt nende tänamist ja kõne lõpetamist. Selle asemel vastake kõigile taotleja küsimustele ja rääkige neile töölevõtmise protsessist. Enamik taotlejaid soovib teada, kui kaua teil kulub värbamisotsuse tegemiseks. Kui teate, et te ei võta neid tööle, olge otsekohene ja selgitage viisakalt, et teie arvates ei sobi nad sellele ametikohale.
15
Järjesta taotlejad. Vaadake üle oma märkmed iga telefoniintervjuu taotlejalt ja järjestage need kõige kvalifitseerituimast ja kvalifitseerituimast kõige vähem. Teil võib olla selge ettekujutus, millisele kandidaadile soovite tööd pakkuda, või võite kutsuda mitu kandidaati ja teha traditsioonilisi näost näkku tööintervjuusid.