Kui teil on vaja Wordist Excelisse teisaldada andmete loend või tabel, ei pea te iga üksikut teavet kopeerima ja kleepima arvutustabeli eraldi lahtrisse. Kui vormindate kõigepealt oma Wordi dokumendi õigesti, saate kogu dokumendi lihtsalt mõne klõpsuga Excelisse importida.
1
Saate aru, kuidas dokumenti teisendatakse. Kui impordite dokumendi Excelisse, kasutatakse teatud märke, et määrata, millised andmed lähevad Exceli arvutustabeli igasse lahtrisse. Kui teete enne importimist mõned vormindamistoimingud, saate juhtida lõpliku arvutustabeli kuvamist ja minimeerida käsitsi vormindamist. See on eriti kasulik, kui impordite suure loendi Wordi dokumendist Excelisse. See meetod töötab kõige paremini, kui teil on mitu kirjet, millest igaüks on vormindatud (aadresside loend, telefoninumbrid, e-posti aadressid jne).
2
Skannige dokumenti vormindusvigade suhtes. Enne teisendusprotsessi alustamist peaksite veenduma, et iga kirje on vormindatud samal viisil. See tähendab kirjavahemärkide vigade parandamist või kirjete ümberkorraldamist, mis ei ühti ülejäänud kirjetega. See tagab andmete õige edastamise.
3
Kuvage Wordi dokumendis vormindusmärgid. Tavaliselt peidetud vormingumärkide kuvamine aitab teil määrata parima viisi kirjete jaotamiseks. Saate neid kuvada, klõpsates vahekaardil Avaleht nuppu “Näita/peida lõigumärgid” või vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl+⇧ Shift+*Enamikul loenditel on kas üks lõigumärk iga rea lõpus või üks lõigumärk rida ja üks tühjale reale kirjete vahel. Kasutate märke Exceli lahtrite eristamiseks kasutatavate märkide sisestamiseks.
4
Lisaruumi vabanemiseks asendage lõigumärgid iga kirje vahel. Excel kasutab ridade määramiseks kirjete vahelist tühikut, kuid vormindamise hõlbustamiseks peate sellest praegu lahti saama. Ärge muretsege, lisate selle mõne aja pärast tagasi. See toimib kõige paremini, kui teil on üks lõigumärk kirje lõpus ja üks kirjetevahelises ruumis (kaks järjestikust). Otsi ja asenda akna avamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+H.Tippige otsinguväljale ^p^p . See on kahe järjestikuse lõigumärgi kood. Kui iga kirje on üks rida ja nende vahel pole tühje ridu, kasutage selle asemel ühte ^p. Sisestage väljale Asenda eraldav märk. Veenduge, et see pole mingis dokumendis esinev märk, näiteks ~. Klõpsake nuppu Asenda kõik. Märkate, et kirjed võivad iseenesest ühineda, kuid see pole praegu mure, kui piiritlev märk on õiges kohas (iga kirje vahel)
5
Eraldage iga kirje eraldi väljadele. Nüüd, kui teie kirjed on eraldatud nii, et need kuvatakse järgmistel ridadel, soovite määrata, millised andmed igal väljal kuvatakse. Näiteks kui iga kirje on esimesel real nimi, teisel real tänavaaadress ning kolmandal real osariik ja sihtnumber, saate otsimise ja asendamise akna avamiseks vajutada klahvikombinatsiooni Ctrl+H.Eemaldage üks ^p märgib väljal Otsi.Muutke väljal Asenda olev märk komadeks ,. Klõpsake käsul Asenda kõik. See asendab ülejäänud lõigu sümbolid komaeraldajaga, mis eraldab iga rea väljaks.
6
Vormindamisprotsessi lõpetamiseks asendage eraldav märk. Kui olete kaks ülaltoodud otsimis- ja asendamistoimingut sooritanud, ei näe teie loend enam välja nagu loend. Kõik on samal real, kõigi andmete vahel on koma. See viimane Otsi ja asenda samm tagastab teie andmed loendisse, jättes alles väljad määratlevad komad. Otsi ja asenda akna avamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+H. Sisestage väljale Otsi ~ (või mis tahes märk, mille algselt valisite). .Sisestage väljale Asenda ^p. Klõpsake nuppu Asenda kõik. See jagab teie kirjed tagasi üksikuteks rühmitusteks, mis on eraldatud komadega.
7
Salvestage fail lihttekstifailina. Nüüd, kui vormindamine on lõpetatud, saate dokumendi salvestada tekstifailina. See võimaldab Excelil lugeda ja sõeluda teie andmeid nii, et need läheksid õigetele väljadele. Klõpsake vahekaardil Fail ja valige “Salvesta nimega”. Klõpsake rippmenüül “Salvesta tüüp” ja valige “Lihttekst”. Nimetage soovitud faili ja klõpsake nuppu Salvesta. Kui kuvatakse faili teisendamise aken, klõpsake lihtsalt nuppu    OK.
8
Avage fail Excelis. Nüüd, kui olete faili lihttekstina salvestanud, saate selle Excelis avada. Klõpsake vahekaardil Fail ja valige Ava. Klõpsake rippmenüül “Kõik Exceli failid” ja valige “Tekstifailid”. Klõpsake nuppu Edasi > Tekstiimpordi viisardi aken. Valige eraldaja loendist “Koma”. Kuidas kirjed eraldatakse, näete allosas olevast eelvaatest. Klõpsake nuppu Edasi >. Valige iga veeru jaoks andmevorming ja klõpsake nuppu Lõpeta.
9
Tehke oma andmetega Wordis tabel. Kui teil on Wordis andmete loend, saate selle Wordis tabelivormingusse teisendada ja seejärel tabeli kiiresti Excelisse kopeerida. Kui teie andmed on juba tabelivormingus, liikuge järgmise sammu juurde.Valige kogu tekst, mille soovite tabelisse teisendada.Klikkige vahekaardil Lisa ja seejärel nuppu Tabel.Valige “Teisenda tekst tabelisse”.Sisestage ridade arv kirje kohta väljal “Veergude arv”. Kui teil on iga kirje vahel tühi rida, lisage üks kogusummale. Klõpsake    OK  Â.
10
Kontrollige oma tabeli vormingut. Word loob teie seadete põhjal tabeli. Kontrollige seda veel kord, veendumaks, et kõik on seal, kus see peaks olema.
11
Klõpsake tabeli vasakus ülanurgas kuvatavat väikest “+” nuppu. See kuvatakse, kui hõljutate kursorit laua kohal. Sellel klõpsamisel valitakse kõik tabelis olevad andmed.
12
Andmete kopeerimiseks vajutage .Ctrl+C. Võite klõpsata ka vahekaardil Avaleht nuppu “Kopeeri”.
13
Avage Excel. Kui andmed on kopeeritud, saate Exceli avada. Kui soovite panna andmed olemasolevasse arvutustabelisse, laadige see üles. Asetage kursor lahtrisse, kuhu soovite tabeli vasakpoolse ülemise lahtri kuvada.
14
Andmete kleepimiseks vajutage klahvikombinatsiooni .Ctrl+V. Wordi tabeli üksikud lahtrid paigutatakse Exceli arvutustabelis eraldi lahtritesse.
15
Tükeldage kõik ülejäänud veerud. Sõltuvalt imporditavate andmete tüübist võib teil olla vaja täiendavat vormindamist. Näiteks kui impordite aadresse, võivad linn, osariigi lühend ja sihtnumber olla kõik samas lahtris. Saate lasta Excelil need automaatselt poolitada. Terve veeru valimiseks klõpsake selle veeru päisel, mida soovite poolitada. Valige vahekaart “Andmed” ja klõpsake nuppu “Tekst veergudesse”. Klõpsake nuppu Edasi > ja seejärel valige ” Koma” väljal Eraldajad. Kui kasutate ülaltoodud näidet, eraldab see linna osariigi lühendist ja sihtnumbrist.Muudatuste salvestamiseks klõpsake nuppu Lõpeta.Valige veerg, mis tuleb veel poolitada, ja korrake protsessi, valides “Koma” asemel “Tühik”. “eraldajana. See eraldab osariigi lühendi sihtnumbrist.