PowerPoint on Microsoft Office Suite’i programm, mida kasutatakse esitluste slaidiseansside tegemiseks, kombineerides teksti ja pilte, et luua köitvaid ja motiveerivaid esitlusi. Kuid nende suurepäraste esitluste tegemise oskused ja saladused pole sageli nende tegijatel olemas! Kui arvate, et teie esitlusel võiks midagi rohkemat kasutada, lugege altpoolt kasulikke ideid, kuidas muuta see nii-nii-st täiesti hämmastavaks.
1
Otsustage, mida soovite, et teie publik õpiks. Enne alustamist peate kindlaks määrama, milline on teie peamine sõnum või teave. See peaks olema tuvastatav põhipunkt, mida kogu teie muu teave toetab. Kui teete akadeemilist ettekannet, on see samaväärne teie väitekirjaga. Kui teie esitlus on ettevõtlusega seotud, on see toode või teenus, mida pakute või propageerite. Sellegipoolest valmistuge enne esitluse avamist sisu lisamiseks ette ja alustage tühja esitlusega.
2
Keeda oma andmed kokku. Püüdke hoida ainult seda teavet, milleta te ei saa hakkama. Kui teie käes on palju teksti, lõigake see kõige olulisemateks osadeks. Kui teil on igav graafik selle kohta, kuidas Interneti-kasutajad on aastate jooksul kasvanud, tehke selle asemel statistika. Oletame, et Interneti-kasutajate arv on viimase kümnendiga võrreldes kolmekordistunud, nüüdseks on see jõudnud 3 miljardini. Nii esitate oma publikule sama teavet, lihtsalt huvitavamal ja inspireerivamal viisil. Samuti ei lase see teie esitlusel olla pikk ega kõlab “rabavalt”.
3
Planeerige oma struktuur. Nüüd, kui teate, millist teavet peate sisaldama, alustage oma esitluse struktuuri kavandamist. Soovite võimalikult suure osa oma kõnest ja slaididest paberile planeerida. Kirjeldage mitte ainult oma kõnet, vaid ka slaide.Akadeemilise esitluse struktuur peaks järgima ligikaudu sama struktuuri kui akadeemilise töö, esmalt tutvustades teie põhipunkti, toetades seda tõenditega ja seejärel lühikest kokkuvõtet.Äriesitluste puhul Guy Kawasaki (tähelepanuväärne ärinõustaja ja turundusguru) soovitab seda standardset esitluse struktuuri: Probleem Teie lahendusÄrimudel Põhiline maagia/tehnoloogia Turundus ja müük KonkurentsimeeskondPrognoosid ja verstapostid Olek ja ajakava Kokkuvõte ja üleskutse tegevusele
4
Teksti sujuvamaks muutmine. PowerPointi slaidide kasutamisel soovite, et need aitaksid ja tõstaksid teie esitluse kvaliteeti, mitte ei eksisteeriks lihtsalt selle kõrval. Parim viis seda teha on tagada, et teie slaidid ei muudaks lihtsalt seda, mida te ütlete. Te ei tohiks oma slaididelt lugeda. Tõesti, soovite, et PowerPointi esitlused sisaldaksid võimalikult vähe teksti. Teksti lugemine tõmbab teie publiku tähelepanu kõrvale sellest, mida te neile räägite, isegi kui alateadlikult. Seda silmas pidades vähendage tekstide arvu miinimumini ja esitage see hõlpsasti loetaval viisil, näiteks täpploendina.
5
Andke jaotusmaterjalid. Niisiis, kui te ei saa kogu teavet oma slaididele panna, kuidas peaksite oma publikule rääkima kõike, mis teie kõnesse ei mahu? Jaotusmaterjalid! Koostage igale vaatajaskonna liikmele või inimestele soovi korral ühe- või kaheleheküljeline jaotusmaterjal, mis sisaldab jaotist teie esitluse iga slaidi või osa jaoks. Siin saate lisada lisateavet või teabe põhipunkte, mis teie esitluses sisaldusid.
6
Kasutage informatiivset graafikat. Graafika teeb tõeliselt kaasahaarava PowerPointi esitluse. Need võivad pakkuda teie vaatajaskonnale uut viisi, kuidas vaadata seda, mida proovite neile öelda. Need võivad anda teavet, mida võib olla raske sõnadega edasi anda (nt diagrammid ja graafikud). Siiski soovite olla kindel, et need lisavad teie esitlust ega muuda lihtsalt tähelepanu kõrvale.
7
Lõika mittevajalikud helid ja visuaalid. Ülaltoodud teavet silmas pidades soovite olla täiesti kindel, et te ei lisa tarbetut visuaali ega heli. Näited hõlmavad üleminekuanimatsioone, lõikepilte, heliefekte ja segaseid malle või taustapilte. Need on funktsioonid, mis muudavad Powerpointi esitlused igavaks, aegunud ja kasutuks. Need hajutavad publiku tähelepanu ega lisa esitlusele midagi. Need isegi takistavad publiku võimet infot omastada.
8
Harjuta. Enne esitluse esitamist soovite kulutada palju aega harjutamisele. Veenduge, et teie kõne sobiks hästi teie slaididega. Samuti soovite olla kindel, et teate, kuidas oma kõnet ajastada, eriti kui soovite esitluse automaatseks lülitada, selle asemel, et slaidide vahetamiseks peatuda või uuesti keskenduda.
9
Esitage nii, nagu PowerPointi polekski. Ärge kasutage liugureid karkuna. Nad on selleks, et teie kõnet täiendada, mitte seda kaasas kanda. Kui esitate nii, nagu poleks slaidi, olles kaasahaarav ja entusiastlik esineja, on teie publik vaimustuses ja mäletab teie ettekannet veel aastaid.
10
Tulge asja juurde. Ära rabele. Ärge lisage teavet, mida te ei vaja. Rääkige oma publikule, mida nad peavad teadma, ja ärge kulutage sinna jõudmiseks rohkem aega, kui vajate. Kasutage olulise teabe jaoks täppe ja laiendage seda esitluse ajal selle asemel, et kirjutada pikk lõik ja lugeda seda sõna-sõnalt. Pidage meeles, et esitlus ei tohiks kunagi olla pikem kui 20 minutit. Kui olete õpetaja, kellel on aega täita, jagage esitlused tegevustega. Kui peate esitlust kuulama kauem kui 20 minutit, põhjustab enamik inimesi lahtiütlemisest, mida te ei soovi.
11
Ole inspireeriv. Leidke viise, kuidas oma publikut inspireerida. Soovite luua neile esitatava materjaliga emotsionaalse sideme. See paneb nad teabesse rohkem investeerima ning aitab ka teavet täpsemalt ja kauem säilitada. Olge esitletavast entusiastlik ja pange publik mõistma, miks see oluline on. Ei piisa sellest, kui näitate, miks teie teave on kellelegi teisele oluline; peate selle oma publikule oluliseks muutma. Andke neile mõista, miks nad peaksid hoolima. Näiteks ärge pidage loengut ajaloost ja lihtsalt oodake, et õpilased hooliksid. Peate neile näitama, kuidas see ajalugu on otseselt seotud praeguste sündmustega ja mõjutab nende elu. Otsige paralleele ja otseseid seoseid, et siduda oma teave publikuga.