Iga ettevõte, olenemata sellest, kui suur või väike on, peab jälgima kõiki oma tehinguid. Saate osta palju lihtsaid finantstarkvarasüsteeme, kuid kõige parem on, kui teil on esmalt selge arusaam raamatupidamistehingute toimimisest. Peate sisestama kõik äritehingud, nagu makse saamine või arve tasumine, raamatupidamispäevikusse, mis on nagu suur logiraamat. Siin on teil kategooriate kogu, mida nimetatakse kontodeks ja te debiteerite (suurendate või vähendate) ühte kontot ja krediteerite (suurendate või vähendate) teist kontot (näited järgneb). Raamatupidamistarkvaraprogrammide tegijad järgivad endiselt seda valemit, kuid nad on muutnud protsessi tavakasutaja jaoks palju lihtsamaks.
1
Koguge kokku kõik äritehingutega seotud paberitööd. Nende hulka võivad kuuluda tarnijate arved, kommunaalmaksed, klientidele väljastatud kreeditarved, maksuväljavõtted, väljastatud tšekid ja palgaarvestus. Kontrollige iga saadud arve või makse täpsust, enne kui need raamatupidamispäevikusse registreerite. Enne tehingute sisestamist veenduge, et juhendaja või ettevõtte omanik on kõik heaks kiitnud.
2
Seadistage iga tehingutüübi jaoks erinevad kontod või kategooriad. Kontod võivad koosneda sularahast, laost, kuludest jne. Mõelge neile kui märkmiku erinevatele lehtedele või ridadele, mille võite oma isiklikus eelarves kirja panna. Peate seadistama järgmist tüüpi kontod: müügi- või tulukontol registreeritakse kõik klientidele tehtud müügid. Samamoodi kirjendatakse kulukontole kogu raha, mida ettevõte kulutab, nt oma ruumide käitamiseks, toote tootmiseks ja toote müük. Lisaks peab ettevõte registreerima oma valdused, nagu sularaha, saadaolevad arved (müük klientidele, mille eest pole veel tasutud) ja füüsiline vara, nagu hooned ja seadmed. Need kirjendatakse varade kontole. Kohustuste kontole aga kirjendatakse kogu raha, mille ettevõte võlgneb välistele osapooltele, nagu pangalaenud, võlgnevused (näiteks tarnijatele) ja makstavad palgad (töötajate teenitud töötasud). kuid nende eest pole veel makstud). Need suured kategooriad on sageli jagatud spetsiifilisemateks väiksemateks kontodeks.
3
Otsustage, milliseid kontosid debiteerida või krediteerida. Kõige olulisem on meeles pidada, et iga tehingut saab kirjeldada deebetina/krediidina ning kreedit(t)e peab alati kaasnema võrdväärse(te) deebet(id). Näiteks kui saate kliendilt makse, debiteeriksite oma raamatupidamispäevikusse sularaha ja kreeditarve. Kui maksate telereklaami eest, debiteeriksite “Reklaamikulud” ja krediteeriksite sularaha. Deebetid suurendavad kulusid, varad (nt sularaha või mööbel) ning dividendikontod ja -krediidid vähendavad neid kontosid. Lihtne viis seda kasvu meeles pidada on D-E-A-D (deebetvarad, kulud, dividendid). Teisi kontosid, nagu kohustused ja tulud, suurendavad kreeditid ja vähendavad deebetid. Sellel raamatupidamissüsteemil on oma loogika ja teil on parem see meelde jätta, selle asemel, et rakendada oma loogikat sellega, mis on “suurenenud” ja mis “vähenenud”. Pidage meeles, et kreedit- ja deebetkirjete arv võib olla ebaühtlane. , kui koguväärtused on võrdsed. Näiteks kui klient maksis poole toote eest sularahas ja poole kreeditrahas, tehakse kaks deebetkannet sularahas ja saadaolevate arvete osas ning ainult üks krediidikanne müügi osas. Kõik saadaolevad arvutitarkvarasüsteemid teevad raamatupidamistehingute salvestamine on teie jaoks lihtne, asetades iga kirje õigele kohale. Kui teil on tavapärasest erinev tehing, näiteks varude müük või maa ost, peate võib-olla looma ajakirjas uusi kontonimesid.
4
Kontrollige veelkord kõiki päevikusse kantud raamatupidamistehinguid. Iga tehing peaks ilmuma oma sobivasse kategooriasse: näiteks deebet ajakirja ühel küljel ja selle tehinguga võrdne summa peaks ilmuma päeviku teisel kreeditpoolsel küljel. Näiteks sisestage tehing 500-dollarise elektrilise makse jaoks. arve veerus Deebet jaotises Tasumata arved ja veerus Krediit jaotises Sularaha 500 $ pärast selle tasumist. Märkustesse lisa kindlasti arve number ja lühikirjeldus.
5
Kandke päevikukirjeid perioodiliselt pearaamatusse. Pearaamat on kõigi teie kontode kogu. Näiteks on pearaamatus leht iga teie sularaha, saadaolevate arvete, võlgnevuste, kommunaalkulude jms kategooria kohta. Seejärel näete iga kontotüübi kogusummasid konkreetsel ajavahemikul. .Pearaamat salvestab teavet kontode kaupa, erinevalt päevikust, mis salvestab tehinguid. Teisisõnu, üks pearaamatusse kantud tehing sisestatakse vähemalt kahte kohta või kontole. Näiteks sularahas tasutud müük kliendile kirjendatakse päevikusse ühe tehinguna, kajastades sularahakonto deebet ja tulude krediit. Pearaamatusse ülekandmisel registreeritaks see kanne kahes eraldi kohas, sularahakontol ja tulude kontol. See võimaldab teil näha, kuidas tehing ja teised selle ümber olevad toimingud mõjutasid iga kontot eraldi. Pearaamatu kannetele tuleks lisada tehingu kuupäev, mis aitab tuvastada tehingu allikat. Mõned raamatupidajad lisavad ka viitenumbri, näiteks tellimuse numbri, et hõlbustada tehingute jälgimist oma päeviku kanneteni.
6
Tasakaalustage pearaamat enne selle sulgemist iga kord, kui sisestate raamatupidamistehingu. Käivitage proovibilanss ja muud aruanded, et olla kindel, et õigetelt kontodelt võeti tasu ja tehingud on õigesti kirjendatud. Olenemata sellest, kas sisestasite 1 tehingu või 100 tehingut, peab deebetite kogusumma võrduma krediidi kogusummaga. Kui lisate käsitsi või kasutate raamatupidamistarkvara, liidate kõik oma deebetid ja kõik krediidid, olenemata sellest, millisesse kategooriasse need kuuluvad. Need peaksid alati olema tasakaal nulli.
7
Kontrollige proovibilansi vigu. Kui deebet ei võrdu krediitidega, peate vea leidmiseks minema tagasi päevikukirjete juurde. Isegi kui deebetid annavad võrdse krediiti, võib siiski tekkida viga, kui tehingut ei sisestatud või sisestati kaks korda või kui tehing kanti valele kontole. Näiteks kui saite kliendilt makse, võisite debiteerida sularaha kuid unustasite krediteerida saadaolevad arved, mis tähendab, et teie kontodel kajastub, et olete endiselt võlgu, kui te seda ei ole. Sellisel juhul ei võrdu teie krediit kõigi teie deebetidega. Mõnel juhul võib probleemi tuvastamiseks olla vaja kontokirjeid nende algsete päevikukanneteni tagasi otsida. Seetõttu on kasulik need kirjed alati siduda tehingu kuupäeva ja/või viitenumbriga.
8
Käitage kasumiaruannete, bilansi ja jaotamata kasumi aruannete aruandeid. Seda saab teha käsitsi või kasutades raamatupidamistarkvara süsteemi. Siis on teil täielik ülevaade oma ettevõtte seisust. Näiteks kasumiaruanne lahutab teie kulud konkreetsel ajavahemikul teenitud tulust ja saate teada, kas teenisite kasumit või kahjumit. Lisateabe saamiseks vaadake, kuidas kirjutada kasumiaruannet. Bilansis on näidatud kõik ettevõtte varad ja kohustused. Varade hulka kuuluvad raha, seadmed, maa ja saadaolevad arved. Kohustused hõlmavad võlgnevusi ja võlakohustusi. Lisateabe saamiseks vaadake, kuidas koostada raamatupidamisbilansi. Kui olete viimasel perioodil maksnud dividende (väljamakseid aktsionäridele), vajate ka jaotamata kasumi aruannet. Jaotamata kasumi aruanne näitab teie teenitud kasumi summat (puhaskasum), millest on lahutatud kõik makstud dividendid. Jaotamata kasum ise kujutab endast ettevõttesse reinvesteeritud kasumit.
9
Lisage iga päevikusse sisestatud tehingu lühikirjeldus. Näiteks “makstud sularahas kaabeltelevisiooni reklaamide eest, veebruar 2015”. See aitab teil hiljem iga tehingu summa, põhjuse ja registreerimisprotsessi selgitada.
10
Hoidke oma päevikukirjete kohta varukoopiaid. See on väga oluline, kui esineb vigu või tekib hiljem küsimusi. Kõikide kannete dokumentatsiooni saab esitada, määrates paketina päevikukande numbri ja kuupäeva. Igaüks peaks saama pearaamatust päevikukirje üles otsida ja seejärel hõlpsasti varudokumentatsiooni juurde minna.
11
Säilitage kogu dokumentatsiooni paberkoopiad vähemalt ühe aasta. See hõlmab nii teie päeviku kui ka pearaamatu kandeid ning kõiki kviitungeid ja muid tehingudokumente. Teil on neid vaja seni, kuni teie kontod on auditeeritud ja maksud esitatud.
12
Säilitage dokumentatsiooni elektrooniliselt vähemalt seitse aastat. Skannige neid eest ja tagant ning hoidke neid koopiaid kahel kettal, millest üks on kontoris ja teine väljaspool asukohta, et seda hädaolukorras kasutada. Alati on võimalus, et teie makse auditeeritakse mitu aastat tagasi, seega on oluline neid andmeid säilitada.