Raamatupidamisaudit on protsess, mille käigus uuritakse kogu ettevõtte finantsseisundit, keskendudes asjakohastele aruandlusstandarditele vastavuse tagamisele ning adekvaatse sularahakäitluse poliitika ja sisekontrolli edendamisele. Enamikus riikides on börsil noteeritud ettevõtete puhul kohustuslikud regulaarsed auditid väliste ettevõtete poolt. Seevastu väikeettevõtete suhtes ei kohaldata tavaliselt nii rangeid aruandlusstandardeid ja kontrolle ning seetõttu ei kohaldata nende suhtes sageli kohustuslikke auditeid. Oma väikeettevõtte raamatupidamise siseauditi läbiviimise õppimine võib anda teile igakülgse ülevaate teie ettevõtte finants tugevatest ja nõrkadest külgedest.
1
Saage aru finantsaudititest. Lihtsamalt öeldes on finantsauditid olemas tagamaks, et teie ettevõtte finantsteave on “tõene ja õiglane”. Väikeettevõtete jaoks on peamine mure, et kõik kulud ja tulud oleksid täpsed, nii et IRS teaks täpselt ettevõtte finantsseisu ja saaks kinnitada, et kõik mahaarvamised on kehtivad. Ametlik audit hõlmab finantsaruannete läbivaatamist kvalifitseeritud kolmanda osapoole (tavaliselt vandeaudiitor või CPA) poolt. Väikeettevõtete puhul teostab auditeid tavaliselt IRS, kuna on mures nõuetekohase aruandluse pärast, samas kui suured avalik-õiguslikud ettevõtted palkavad tavaliselt välisaudiitoreid (ja neil on siseaudiitorid), kes kinnitavad, et finantsteave on aktsionäride jaoks kehtiv. Vaatamata sellele saate siiski ” oma ettevõtet eneseauditeerida (või veenduda, et teie finantsteave ja -protseduurid on täpsed ja õiglased), et parandada oma äri ja kaitsta end IRS-i auditi eest.
2
Uurige finantsauditi põhjuseid. Oma rahaasjade regulaarsel auditeerimisel on mitu põhjust ja eeliseid. Kuigi põhiauditit saab läbi viia ettevõtte omanik (kes peaks regulaarselt tagama, et finantsteave on täpne ja protseduurid on tõhusad), on mõistlik palgata CPA, et teha teie rahaasjadest süstemaatiline ülevaade. Finantsauditid võivad tagada teabe kehtivad ja vastavad raamatupidamisstandarditele (nagu üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtted või GAAP). Finantsauditid tagavad, et järgitakse kõiki juriidilisi ja maksueeskirju, mis võib takistada IRS-i auditit või erinevaid juriidilisi probleeme, mis võivad tekkida, kui avalikkusele või investoritele esitatakse pettust või ebaõiget teavet. Samuti saavad nad anda ettevõtte omanikule koolitust selle kohta, kuidas nende ettevõte toimib ja kuidas seda parandada.
3
Vältige oma väikeettevõttel IRS-i auditi käivitamist. Teie ettevõtte põhiline raamatupidamisaudit võib olla tõhus viis vältida IRS-i auditi saamist, mis võib olla stressirohke ja aeganõudev. Enne oma rahaasjade põhjalikumat uurimist on mitmeid esialgseid näpunäiteid, mida saate kasutada oma finantsseisundi parandamiseks ja IRS-i auditi vältimiseks. Veenduge, et teie mahaarvamised oleksid realistlikud ega oleks ülemäärased (eriti äritoidu, reisimise ja meelelahutuse puhul). Näiteks igapäevane tavatöökohale tööle sõitmine ei ole kehtiv mahaarvamine ega ka isiklike kulutuste taotlemine ettevõtlusega seotud mahaarvamisena. Hea reegel on see, et kui kulutusi on vaja raha teenimiseks, siis saab need maha arvata. Veenduge, et teil on kõigi mahaarvamiste kohta korralikud kviitungid ja dokumendid. Aastatevaheliste suuremate lahknevuste kohta olgu selgitused ja korralik dokumentatsioon. Kui panustate heategevusse ühel aastal palju rohkem kui teisel aastal, lisage deklaratsiooni esitamisel selgitus selle kohta, miks, ja lisage kõik kviitungid või muud seotud dokumendid.
4
Tehke kindlaks, kas teie ettevõttel on piisav raamatupidamise kontrolljälg. Raamatupidamise kontrolljälg koosneb paber- ja elektroonilistest allikatest, mis dokumenteerivad ettevõtte tehingute ajalugu. Kontrolljälgi kasutatakse ettevõtte finantsandmete jälgimiseks pearaamatust kuni tehingu/raha allikani. Tugev kontrolljälg annab põhjaliku kronoloogilise loendi, mis dokumenteerib tehingute alustamiseks ja lõpuleviimiseks tehtud sammud. Tehke kindlaks, kas teie olemasolevad raamatupidamistavad võimaldavad teil dokumentidega jälgida finantstehingu kogu protsessi. Kui ei, siis tuleb raamatupidamisprotsesse tugevdada, et luua piisav raamatupidamise kontrolljälg. Näiteks kui ostate kaupu tarnijalt, otsige üles tehinguga seotud dokumendid (nt arve), leidke tehing sobival kontol (nt kulu või võlgnevuste konto) ja tehke, mis tüüpi tehing see oli. (kaupade ostmine tarnijalt). Kasutage raamatupidamistarkvara, et luua oma ettevõttele elektrooniline raamatupidamise kontrolljälg. Raamatupidamistarkvara kasutamine oma ettevõtte finantstegevuse logimiseks võimaldab teil hõlpsasti salvestada ja analüüsida raamatupidamisandmeid.
5
Vaadake üle oma väikeettevõtte olemasolevad arvestuse pidamise eeskirjad. Kogu finantsteavet tuleks säilitada usaldusväärselt, turvaliselt ja organiseeritult. Kogu asjakohane teave, nagu pangaväljavõtted, tühistatud tšekid ja kassalindid, tuleks säilitada vähemalt iga aruandeperioodi lõpuni. Selle teabe salvestamine ja hõlpsasti juurdepääsetav aitab teil lahendada tekkivaid probleeme või lahknevusi. Iga tehingu kohta peaks olema seotud dokumentatsioon koos asjakohaste selgitustega tehingute kohta, mida mahaarvamiseks kasutatakse. Näiteks kui kulutasite potentsiaalse kliendiga kohtumiseks reisimiseks 100 dollarit bensiinile, ei tohiks tehingu kohta olla mitte ainult kviitungid (või pangadokumendid), vaid tuleks ka märkida, et 100 dollarit kulus uue kliendi värbamiseks ja on seega mahaarvatav ärikulu.
6
Uurige, kuidas finantsdokumendid raamatupidamistöötajatele edastatakse. Teie väikeettevõtte raamatupidamisauditi esimene samm seisneb finantsdokumentide, nagu arved, kviitungid ja pangaväljavõtted, kogumine ning nende töötlemiseks raamatupidajale või raamatupidamisosakonnale üleandmine. Kui see protsess on aeglane või ebausaldusväärne, siis raamatupidamisdokumendid kannatavad ja muutuvad ebausaldusväärseks. Kui olete füüsilisest isikust ettevõtja, on see samm lihtsustatud ja teie ülesanne on selle asemel veenduda, et võtate oma finantstehingute dokumendid ja töötlete neid kiiresti ning regulaarselt, et teie andmed oleksid ajakohased.
7
Looge süsteem oma ettevõtte sisekontrollide jälgimiseks. Sisekontroll on sätted, mis aitavad kaitsta pettuste, varguste ja muude raamatupidamisesiseste probleemide eest. Need on protseduurid, mida teie ettevõte kasutab, et tagada teie varade kaitsmine ja teie teabe täpsus. Eraldage raamatupidamiskohustused nii palju, kui on mõistlik. Näiteks on parem mitte lubada samal isikul nii sularaha käsitseda kui ka raamatupidamist pidada, sest nii on lihtsam sularaha kadumist selgitada. Seifid tuleks lukustada, kui neid ei kasutata, ning ettevõtte tarkvara ja arvutid peavad olema parooliga kaitstud. .Kaamerasüsteemid on kasulikud jaemüügiettevõtete sisekontrollide teostamise jälgimiseks.Finantsteabe kinnitamiseks peaks regulaarselt olema kontode vastavusse viimine, näiteks pangaväljavõtete vastavusse viimine tšekiraamatuga.Tehnikad, nagu dokumentide nummerdamine, näiteks dubleerimise vältimine on samuti kasulik sisekontroll.
8
Mõelge raamatupidamis- ja maksuseadustele, mida teie ettevõte peab järgima. Maksustamise eesmärgil on teil tavaliselt seadusega kohustus pidada oma ettevõtte kohta igakülgset raamatupidamisarvestust. Raamatupidamisdokumentide ettevalmistamine seadusega vastavusse viimiseks muudab võimaliku föderaalse tuluauditi täitmise lihtsamaks. Muutke IRS-i protseduurid, nagu raamatupidamisdokumentide säilitamine vähemalt kuue aasta jooksul, oma sisemise auditijälje protsessi osaks. Nii on teil juba paigas protsessid, mis on vajalikud IRS-i ja muude väliste osapoolte välisaudititele vastamiseks. Et teada saada, millised seadused on teie jaoks asjakohased, on väikeettevõtete halduse veebisait väga kasulik ressurss. Lisaks võite konsulteerida ka oma raamatupidaja või raamatupidajaga, kui teil on.
9
Kasutage tööstusharus aktsepteeritud audititavasid. Hea auditi tava peaks olema teie raamatupidamise siseauditi läbiviimise esmane juhend. Ettevõtte raamatupidamistarkvara, maksuadvokaadi või raamatupidaja kasutamine on parim viis tagada, et teie raamatupidamise siseaudit on kooskõlas üldtunnustatud raamatupidamistavadega. Üldised aktsepteeritud auditeerimisstandardid (GAAS) on kõige levinumad auditeerimisstandardid, mida kasutatakse eraettevõtete audit. Arvestage raamatupidamise siseauditi alustamisel GAAS-i põhimõtteid. GAAS on põhireeglid ja standardid, mida auditi tegemisel kasutatakse. Kuigi neid kasutavad tavaliselt professionaalsed audiitorid, võib nende põhipõhimõtetega tutvumine anda abistava juhise teie isiklikuks auditiks.
10
Viige ristviide oma ettevõtte raamatupidamissüsteemi igale osale. Vaadake üle kõik kohad, kuhu raamatupidamisteave sisestatakse, sealhulgas üldpäevik, pearaamat ja üksikute kontode saldod. Kontojääke tuleks kontrollida pidevalt, mitte vahetult enne proovibilansi koostamist aruandeperioodi lõpus. Veenduge, et kõikidel kirjetel on vastavad kanded teie süsteemi igas elemendis ja et kõik lahknevused lahendatakse kiiresti. Näiteks kauba ostmiseks müümiseks on vaja laokontole deebetkannet ja sularahakontole krediiti.Kasutage raamatupidamisdokumente, et kontrollida oma ettevõtte brutotulu, -kulusid ja -kulusid.Kui teil on väga palju tehinguid , on vastuvõetav võtta üksikute tehingute uurimiseks statistiline valim, mitte proovida neid kõiki uurida.
11
Võrrelge sisemisi raamatupidamisdokumente väliste dokumentidega. Kontrollige oma raamatupidamise täpsust, võrreldes seda väliste andmetega. Näiteks saate võrrelda oma tarnijate ostutšekke oma ostudokumentidega. Pange tähele, et selle protsessi käigus tekkivad probleemid võivad olla tingitud välistest vigadest, nagu tarnija või kliendi valearvestus. Kui ilmnevad vead, on oluline esmalt viga parandada. Kõik välistest teguritest tulenevad vead (nt tarnija viga) tuleks samuti parandada, võttes ühendust asjaomase osapoolega. Järgmiseks on oluline viga dokumenteerida ja endalt küsida, miks viga juhtus ja kes vastutab. Kas see on ühekordne viga või on probleem põhipoliitika või protseduuriga? Siit saate keskenduda sellele, et viga ei korduks. Kui teil on oma ettevõttes füüsilisi tooteid või kasutate seadmeid, peate läbi viima ka füüsilised auditid. Näiteks tuleks inventuur või seadmed üle lugeda ja visuaalselt kontrollida.
12
Kontrollige sisemisi maksuregistreid oma maksudeklaratsioonidega. Vaadake üle oma hiljutised valitsuse maksukviitungid ja võrrelge neid oma sisemiste andmetega makstud maksude ja maksukohustuste kohta. USA-s hoidke maksukviitungeid käepärast vähemalt 7 aastat, kuna see on maksupettuste aegumistähtaeg.
13
Koostage auditiaruanne. Koostage oma leidude loend kokkuvõtlikuks auditiaruandeks. Auditiaruanne on lihtsalt dokument, mis võtab kokku teie auditi järeldused. See kirjeldab leitud probleeme, tehtud täiustusi ja valdkondi, mis töötasid hästi. Kuna see on teie enda audit, ei pea see olema ametlik dokument ja see peaks olema lihtsalt kasulik dokument, millele saate oma jaoks viidata enda kasutust või et saate IRS-ile näidata, kui teie ettevõtet auditeeritakse.