Suurema osa oma ärisuhtlusest võite teha e-posti teel, kuid mõnikord peate saatma ametliku ärikirja. Kui teil on täiendavaid dokumente, mille peate kirjale lisama, märkige need kirja sisusse ja märkega lõpus. Nii saab teie adressaat olla kindel, et ta on kõik teie saadetud kätte saanud.
1
Sulgege oma kiri. Lisamärge tehakse pärast teie kirja sulgemist ja allkirjastamist. Kasutage tasuta lõppsõna, nt “Lugupidamisega” või “Teie tõeliselt”, jätke ruumi oma allkirja jaoks ja seejärel sisestage oma nimi. Üldiselt võib lõpp olla tuttavam, kui olete adressaadiga isiklikumates suhetes. Näiteks kui kirjutate oma parima sõbra isale, võite kasutada mitteametlikumat lõppu, nagu “Lugupidamisega” või “Parimate soovidega”.
2
Tippige oma nime alla “Kapp”. Kui olete lisanud kirjale ka mõne muu dokumendi kui täht, topelt tühik pärast oma allkirja sisestamist ja lisage lisamärkus. Kui olete lisanud rohkem kui ühe dokumendi, kasutage mitmust “Kambrid” ja märkige ümbriste arv hiljem. Arv peaks järgnema koolonile või olema sulgudes. Näiteks kui teil oli kolm korpust, võite sisestada kas “Kambrid: 3” või “Kambrid (3).
3
Kasutage lühendit. Ametlikule ärikirjale lisamärke tegemiseks ei pea te tingimata välja tippima kogu sõna “ümbris”. Mõlemad “Enc.” ja “Kaasa.” on vastuvõetavad, et märkida korpused.Tehniliselt “enc.” on lühend verbist “enclosed”, samas kui “encl”. võib tähendada kas “suletud” või “ümbris”. Kui lisate rohkem kui ühe dokumendi, võite lühendi järel märkida manuste arvu, kuid ärge lisage lühendile tähte “s”.
4
Loetlege dokumentide pealkirjad. Mõnikord, kui teil on mitu korpust, ei anna lisatud dokumentide arvu märkimine piisavalt teavet. Kui arvate, et see on vajalik, võite lisada ka dokumentide pealkirjad pärast sõna “lisandid”. Kui soovite neid sel viisil loetleda, veenduge, et kõigil dokumentidel on kergesti äratuntav pealkiri. Te ei soovi, et adressaat prooviks mõistatada, kas seal on õiged dokumendid. Kui loetlete pealkirju, ärge lisage ka korpuste arvu.
5
Kaasake asjakohane kirjeldus. Mõnel juhul võib olla oluline anda adressaadile teada, mis tüüpi dokumendid olete lisanud. Tavaliselt läheb teil seda vaja, kui kaasate nii originaaldokumente kui ka koopiaid. Lisage lihtsalt dokumendi pealkiri ja seejärel lisage kirjeldus sulgudesse. Näiteks võite kirjutada “Kaasad: sünnitunnistus (originaal pluss kaks koopiat).” Kui olete lisanud originaaldokumendid, mille soovite teile tagastada, mainige seda kindlasti kirja sisus.
6
Valige parim font ja veeris. Ametliku ärikirja font peaks olema standardne hõlpsasti loetav font, näiteks Times New Roman või Helvetica. Tavaliselt on see teie tekstitöötlusrakenduse vaikefont. Ka vaikeveerised peaksid olema korras. Need peaksid olema igast küljest vähemalt tolli kaugusel. Kui teil on lühem täht, millega soovite lehe täita, võiksite kaaluda veeriste veidi suurendamist ja vaadata, kas see aitab lehekülge tasakaalustada. Eriti lühikeste tähtede puhul võite proovida ka veidi suuremat ja laialivalguvamat fonti, nagu Verdana. Kuid olge ettevaatlik, et font ei häiriks liiga palju tähelepanu. Kui kahtlete, printige kiri välja ja andke paber sõbrale. Laske neil seda paar sekundit vaadata, seejärel võtke see ära ja paluge neil sellest teile rääkida. Kui font häirib, saavad nad teile seda öelda.
7
Lisage oma aadress. Kui te ei kirjuta kirjaplangile, on teie aadress tavaliselt ametliku ärikirja lehe ülaosas esimene asi. Teie nime ei ole vaja lisada, kuna allkirjastate kirja. Tavaliselt on teie aadress ühe tühikuga ja paremale joondatud. Teie tekstitöötlusrakendusel võib olla ärikirja mall, mida saate kasutada, et te ei peaks kogu vormindamist käsitsi tegema. Lisaks postiaadressile saate lisada ka oma telefoninumbri, e-posti aadressi või mõlemad.
8
Sisestage kirja valmimise kuupäev. Kui vormindate kirja käsitsi, eemaldage aadressi viimaselt realt topelt tühik ja lülituge tagasi vasakule joondatud tekstile. Sisestage kuupäeva täisversioon, mis on vormindatud teie adressaadi kasutatavas stiilis. Näiteks kui kirjutate oma kirja kellelegi Euroopas, peaksite esmalt päeva, siis kuu ja seejärel aasta: “16. juuli 2017.” Kui aga kirjutate oma kirja ameeriklasele, siis kirjutaksite “16. juuli 2017”. Ärge püüdke ametlikul ärikirjal eelseisvat kuupäeva ära arvata. Kui adressaat saab teie kirja enne kuupäeva, näeb see teie välja halvasti. Proovige kiri pärast printimist ja allkirjastamist võimalikult kiiresti postiga saata.
9
Tuvastage saaja. Topelt tühik allapoole kuupäeva ja tippige inimese nimi, kellele kirjutate, koos tema postiaadressiga. Sõltuvalt kirjutamise põhjusest võite lisada ka nende ametinimetuse või ettevõtte nime. Pärast aadressi jätke vahele veel kaks rida ja tippige oma tervitus. Sõna “Kallis” on sobiv, millele järgneb isiku tiitel ja nimi. Kasutage oma äranägemise järgi, kas lisada isiku eesnimi. Kui inimene on autoriteetsel positsioonil, on üldiselt parem kasutada “Härra”. või “Ms.” millele järgneb nende perekonnanimi.
10
Tippige keha plokistiilis. Ametlike ärikirjade jaoks on mitu lõigustiili, kuid plokistiil on kõige lihtsam ja kõige sagedamini kasutatav. Selle stiili puhul jätate teksti ühekordse tühikuga, välja arvatud topelttühikuks lõikude vahel. Lõikeid ei taandata plokistiilis. Teie tekst on tavaliselt vasakule joondatud, kuigi võite valida “õigustatud” joonduse. Tekst paigutatakse nii, et see oleks lehe mõlemal küljel ühtlane. Põhjendatud teksti võib mõnes kontekstis olla raskem lugeda, kuid lühikese kirja puhul võib see muuta teksti puhtamaks. See on enamasti isikliku valiku küsimus.
11
Kasutage kirja printimiseks õiget paberit. Kui olete ametliku ärikirja koostamise ja vormindamisega vaeva näinud, soovite veenduda, et teie valitud paber peegeldab kirja väärikust. Valitud paber võib määrata, kas teie kirja võtab tõsiselt saaja. See on eriti oluline, kui kirjutate ametlikku ärikirja, kuna kandideerite tööle või proovite pääseda kooli. Tavaliselt soovite paberit, mis on veidi raskem ja valge või tuhmvalge. Värviline paber võib sobida isiklike kirjade jaoks, kuid ärikirjade jaoks muudab see teid vähem tõsiseks.
12
Märkige oma kirjutamise põhjus. Ärikiri peaks olema lühike ja asjakohane. Pärast enda tutvustamist uurige kohe, miks te kirja kirjutate ja mida loodate sellega saavutada. Näiteks kui kirjutate tööle kandideerimiseks, võite kirjutada “Minu nimi on Sally Sunshine ja ma” Olen hiljuti Cupcake Academy lõpetanud. Nägin, et otsite koogiküpsetajat ja usun, et minu oskused sobiksid teile hästi.”
13
Mainige ümbriseid kontekstis. Soovite mainida ka kõiki lisasid kirja põhiosas, lisaks märkele pärast sulgemist. See valmistab adressaadi ette dokumentide jaoks ja kuidas need on seotud teie kirjutamise põhjusega. Näiteks võite kirjutada: “Nagu näete minu paberil (kaasas), lõpetasin Cupcake Academy oma klassi kõrgeimate hinnetega. ja dekaani kiitus.” See meetod lisade märkimiseks teie kirja kehasse on kõige sobivam, kui teil pole palju lisasid.
14
Kirjeldage kõiki lisatud dokumente. Kui lisate mitu dokumenti, võib olla tõhusam need kirjas lihtsalt loetleda koos nende dokumentide lühiseletusega. Oletagem näiteks, et kirjutate ettevõttele, et nõuda defektse toote eest raha tagasi. Võite kirjutada: “Olen lisanud oma kauba kviitungi koos kahe fotoga, millel on näha defekt, mis ilmnes, kui ma selle esimest korda karbist eemaldasin.” Teie kirja lõpu all olevas märkuses väljendatakse seda järgmiselt: “Kambrid”. (3)” või “Kambrid: kviitung 11. juulil 2017; fotod (2).”
15
Selgitage, kuidas korpused on asjakohased. Kui olete lisanud oma kirja sisusse, peate võib-olla lisama ühe või kaks lauset, mis näitavad adressaadile, miks ja kuidas need dokumendid on seotud teie algse kirjutamise põhjusega. Näiteks kui lisate Kviitungile ja fotodele, et nõuda defektse toote eest raha tagasi, võite kirjutada “Fotod näitavad selle kauba probleemi. Kui võrdlete fotodel olevat kuupäeva kviitungil oleva kuupäevaga, näete, et need on tehtud samal päeval, kui mina ostsin toote. See toode oli ostmisel kahjustatud.”