Kulude analüüs on üks neljast majandusliku hindamise tüübist (ülejäänud kolm on tasuvusanalüüs, tasuvusanalüüs ja tasuvusanalüüs). Kuluanalüüsi läbiviimine, nagu nimigi ütleb, keskendub programmi rakendamise kuludele, arvestamata lõpptulemust. Kulude analüüs on oluline esimene samm, enne kui alustate potentsiaalse projekti sobivuse või teostatavuse kindlakstegemiseks muud tüüpi majanduslikku hindamist.
1
Mõelge välja, miks teil on vaja kuluanalüüsi. Teie kuluanalüüsi ulatus sõltub selle eesmärgist, nii et enne kui saate kaaluda, kui laiahaardeline analüüs peaks olema, peate teadma, millistele lõplikele küsimustele soovite analüüsi vastuseid leida. Kui teete kuluanalüüsi lihtsalt eelarve määramiseks või tuleviku strateegiliseks planeerimiseks viite tavaliselt läbi kuluanalüüsi, mis laieneb kogu organisatsioonile. Teisest küljest on see kitsam või konkreetsem eesmärk, näiteks kindlaks teha, kas konkreetse teenuse eest arveldada (ja kui palju). ), võib vaja minna kitsamat kuluanalüüsi, mis käsitleks ainult selle konkreetse teenuse kulusid.
2
Määrake oma kuluanalüüsi perspektiiv. Lisaks kuluanalüüsi vajalikkuse väljaselgitamisele peate ka teadma, kelle kulusid analüüsima hakkate. See määrab, milliseid andmeid te kogute ja kuidas neid liigitate. Näiteks võite olla huvitatud sellest, millised on teie klientidele teatud teenuse pakkumise kulud. Te vaataksite kulusid nende vaatenurgast, võttes arvesse summat, mille arveldate (või kavatsete arveldada) teenuse eest, transpordi eest teie asukohta ja muid kulusid. Kui vaatate lihtsalt programmi maksumust oma organisatsioonile , vaatate oma korralduskulusid üldiselt. Võite vaadata ka alternatiivkulusid, näiteks seda, kas ühe programmi pakkumine tähendab, et te ei saa teisi programme pakkuda.
3
Eristage pakutavaid programme. See, kuidas te oma programme piiritlete, määrab kulude jaotamise kulude analüüsi eesmärgil. Kui teie organisatsioon käitab väga erinevaid programme, võivad jagunemised olla ilmsed. Kattuvate programmide või ressursse jagavate programmide puhul määrake, kuidas need eraldada. Märkimisväärsel määral kattuvad programmid võidakse liita, mitte eraldi hinnata. Kasutage seda, mis on teie organisatsiooni tegevuse jaoks kõige mõistlikum, vältides võimaluse korral dubleerimist. Programmide eraldamise otsustamiseks vaadake iga programmi pakutavaid teenuseid, nende teenuste osutamiseks vajalikke ressursse ja seda, kes need teenused on on ette nähtud. Kui kaks programmi on kahel neist kolmest dimensioonist samad, tuleks neid kuluanalüüsi jaoks tõenäoliselt käsitleda ühena.
4
Määrake ajavahemik, mida soovite hinnata. Kulude kategoriseerimine ja arvutamine sõltub sellest, kas analüüsite neid kulusid pikas perspektiivis (näiteks kuude või aastate jooksul) või lühiajaliselt (mõne nädala või isegi ühe taotluse kohta). Näiteks kui te Kui proovite otsustada, kas võtta konkreetse teenuse eest tasu, peaksite esmalt määrama, kui palju selle teenuse osutamine teile maksab. Seejärel teeksite pikemaajalise kuluanalüüsi, et teha kindlaks, kas teie organisatsioon suudab selle teenuse osutamise eest kahjumit kanda. Üldiselt on kõige parem valida ajavahemik, mille kohta saate täpseid tuluandmeid, mitte hinnanguid. See on abiks, kui kavatsete oma kuluanalüüsi kasutada edasise majandusliku hindamise aluseks.
5
Vaadake üle eelmised kuluanalüüsi aruanded, kui need on saadaval. Kui teie organisatsioon on varem kuluanalüüse teinud, kasutage kulude kategoriseerimiseks samu või sarnaseid meetodeid. Sel viisil järjepidevuse säilitamine tähendab, et aruandeid saab võrrelda, muutes need aja jooksul kasulikumaks. Samuti võite vaadata kuluanalüüse, mille on viinud läbi sarnased organisatsioonid, kes rakendavad sarnaseid programme või pakuvad sarnaseid teenuseid.
6
Loetlege kõik hinnatava programmi otsesed kulud. Otsesed kulud hõlmavad meeskonnaliikmete palku ja hüvitisi, tarvikuid ja materjale ning vajalikku mööblit või inventari. Olenevalt pakutava programmi või teenuse tüübist võivad teil olla ka lepingu-, litsentsimis- või kindlustuskulud. Otsesed kulud on spetsiifilised programmi või teenuse kohta, mida kuluanalüüsis hindate – neid ei jagata ühegi teise programmiga .Üldkulud, nagu kommunaalkulud või rent, võivad olla otsesed kulud, kui programmil või teenusel on oma asukoht.
7
Kaasa kaudsed kulud. Kaudsed kulud hõlmavad üldhaldus- või juhtimispalkasid ja -hüvitisi, rajatisi, seadmeid ja kõike muud, mida jagatakse mitme programmi või teenuse vahel. Kaudseks kuluks liigitamise oleneb sellest, kuidas olete oma organisatsiooni pakutavad programmid või teenused eraldanud. Lõppkokkuvõttes, kui arvutate üksiku programmi või teenuse kulusid, peate need kaudsed kulud jaotama.
8
Korraldage kulud nii, et need kajastaksid teie analüüsi eesmärki. Lõppkokkuvõttes soovite, et teie kuluanalüüsi aruanne oleks teie organisatsioonile kasulik. Selle asemel, et tugineda laiadele finantskategooriatele, kasutage kategooriaid, mis kajastavad täpselt teie analüüsi kasutusviisi. Standardkategooriad võivad hõlmata personalikulusid, tegevuskulusid ja käivitamiskulusid. Määrake igas kategoorias, millised kulud on otsesed ja millised kaudsed.
9
Koguge finantsdokumente ja teavet. Märkige iga kululiigi puhul, mille kavatsete oma kuluanalüüsi kaasata, üles, kust kavatsete seda tüüpi kulu arvutamiseks saada. Kui teil on vaja hinnata kulusid, loetlege, kust saate usaldusväärse hinnangu tegemiseks teavet. Kasutage tegelike kulude teavet nii palju kui võimalik. See suurendab teie lõpliku kuluanalüüsi kasulikkust ja usaldusväärsust. Hinnangute saamiseks otsige usaldusväärseid allikaid, mida saab võimalikult kitsalt rakendada. Näiteks kui teil on vaja hinnata palka, kasutage töötajate keskmisi määrasid kohalikul, mitte riiklikul tasandil.
10
Programmi otsesed kulud kokku. Kasutades kogutud kirjetes olevat teavet, lisage palgad, tarvikud, materjalid ja muud kulud, mis kehtivad ainult teie hinnatava programmi kohta. Pikendage neid kulusid oma kuluanalüüsi aja jooksul. Kui teete pikemaajalist kuluanalüüsi, arvutage esmalt iganädalased või kuupõhised otsesed kulud ja seejärel laiendage neid. Tööjõukulude arvutamisel lisage kindlasti programmiga töötavatele töötajatele pakutavate hüvede maksumus (või väärtus).
11
Määrake analüüsitavale programmile kaudsed kulud. Kaudsete kulude jaotamiseks määrake kindlaks, kuidas saab iga kulu erinevate programmide vahel jagada. Seejärel arvutage välja selle kulu osakaal, mida programm kasutab. Oletagem näiteks, et eraldate personalidirektori palka. Kuna nemad vastutavad personali eest, on mõttekas nende palk jagada töötajate arvuga. Kui teil on kokku 10 töötajat, kellest 2 on pühendatud teie hinnatavale programmile või teenusele, saate oma kuluanalüüsi jaoks programmile eraldada 20 protsenti direktori palgast.
12
Arvutage varade amortisatsioon. Kui teie organisatsiooni põhivara, sealhulgas mööbel, seadmed või inventar, tuleb kasutada programmi rakendamiseks või hinnatava teenuse osutamiseks, tuleks nende varade amortisatsioon kaasata teie programmi või teenuse kogukulude hulka. Amortisatsiooni arvutamine võib olla keeruline ettevõtmine. Kui teil pole sellega kogemusi, kaaluge raamatupidaja palkamist.
13
Varjatud kulude tegur. Olenevalt teie organisatsioonist ja hinnatavast programmist võivad tekkida lisakulud, mida ei kuvata ühelgi eelarvelehel ega finantskirjel. Nende kulude hinnangute lisamine analüüsi muudab teie hinnangu usaldusväärsuse. Näiteks kui teete mittetulundusliku programmi kuluanalüüsi, võivad varjatud kulud hõlmata vabatahtlike töötundide, annetatud materjalide või hinnangulist väärtust. annetatud ruum. Varjatud kulud võivad hõlmata ka alternatiivkulusid. Näiteks võib ühe programmi käivitamine mõjutada teie organisatsiooni võimet pakkuda teisi programme.
14
Tehke oma järelduste põhjal järeldused. Naaske kuluanalüüsi tegemise eesmärgi juurde ja määrake, milliseid meetmeid tuleks võtta. Võite lisada ka prognoose või hinnanguid programmi või teenuse tulevaste kulude kohta. Kuluanalüüs peaks teie organisatsioonile esitama vähemalt programmi käitamise või konkreetse teenuse osutamise tegelikud kulud. Teie kuluanalüüs võib samuti tekitada lisaküsimusi, näitab, et enne lõpliku otsuse tegemist on vaja täiendavat analüüsi.