See Selgitatud õpetab, kuidas teha kirjakoosteid Microsoft Office’is või OpenOffice.org’is. Kirjakooste on ülimugav funktsioon, mis võimaldab teil dokumenti automaatselt isikupärastada iga adressaadi jaoks, kellele see saadetakse. Nii ei pea te dokumenti iga adressaadi jaoks eraldi muutma. See säästab tohutult aega ja seda on väga lihtne teha! Allolevad sammud juhendavad teid kogu protsessi samm-sammult läbi.
1
Koostage andmefail. See võib olla arvutustabelifail, andmebaasifail või isegi õige vorminguga tekstidokument. Kõige sagedamini kasutatakse arvutustabelifaile; selles juhendis eeldatakse, et kasutate arvutustabelit.Teie andmefailis peaks olema kogu teave, mis peab koopiast koopiasse muutuma. Näiteks kui kirjutate vormikirja, sisaldab teie andmefail kõigi nende nimesid ja võib-olla ka aadresse, kellele kavatsete kirja saata. Pange igasse lahtrisse üks teabeüksus, nii et iga tüüpi teave (eesnimi, perekonnanimi, aunimetus ja nii edasi) on oma veerus. Tehke mõistlikud veergude nimed. Kirjakooste loeb andmeid veergudes. Eeldatakse, et iga teabeveeru esimene kirje on seda tüüpi teabe üldnimi, seega kasutage nimesid, mis on teie jaoks mõistlikud. Näiteks alustage eesnimede veergu, tippides “eesnimi, seejärel pange kõik eesnimed selle all. Kui teilt küsitakse, milline väli oma kirja sisestada, näete valikuna “eesnimi” ja jätate meelde, mis selles veerus sisaldub.Microsoft Office’i kasutajad, kes kasutavad oma meilisõnumite jaoks ka Outlooki saavad soovi korral kasutada oma Outlooki aadressiraamatut selle asemel andmefailina.
2
Salvestage andmefail. Salvestage see kuhugi, kust leiate selle hõlpsalt, ja nimetage see millekski, mis jääb kergesti meelde.
3
Kirjutage välja oma esmane dokument. See on dokument, kuhu sisestate teabe. Näiteks kui kirjutate vormikirja, on esmaseks dokumendiks kiri. Kõik üksused, mille kirjakooste teie eest täidab (nt nimed), tuleks praegu tühjaks jätta.
4
Avage kirjakooste tööpaan. Klõpsake oma põhidokumendil selle avamiseks paani. Kui te seda ei näe, avage menüü Tööriistad ja valige loendist Kirjakooste.
5
Vastake MS Office’i küsimustele. Office’i kirjakoostetööriistal on mõned sammud, mis muudavad teie elu lihtsamaks, liites faile nutikamalt ja täpsemalt.Alustage sellest, et öelge talle, millist dokumenti te kirjutate. Klõpsake kõige paremini sobivat ja seejärel nuppu Edasi. Öelge sellele, millist “algusdokumenti” (esmane dokument) soovite kasutada. Kui olete järginud neid samme, peaksite saama valida “kasuta seda dokumenti”. Edasi.
6
Valige ühendatav fail. See on varem loodud andmefail. Valige sobiv raadionupp ja klõpsake faili otsimiseks ja oma peamise dokumendiga ühendamiseks nuppu Edasi. Kui eelistate kasutada Outlooki aadressiraamatut, klõpsake selle asemel seda valikut.
7
Valige, milliseid andmeid kasutada. Office võimaldab teil teaberidu vastavalt soovile valida või valiku tühistada. See võimaldab teil valida, millised andmefailis olevad teabeüksused soovite põhidokumendiga liita, muutes andmefaili aja jooksul kasulikumaks, kui kasutate seda erinevate asjade jaoks. Kui olete rahul, klõpsake nuppu Edasi. Andmeid saab sortida, klõpsates iga veeru päiseid. See võib olla kasulik, kui peate kiiresti otsima palju teavet.
8
Sisestage andmeväljad. Tegumipaani järgmisel lehel palutakse teil dokument kirjutada, kui te pole seda veel teinud, ja kuvatakse rida valikuid failist andmete dokumenti sisestamiseks. Sisestage andmeväli, asetades kursoriga, kuhu väli suunatakse, ja klõpsates seejärel tööpaanil vastavat nuppu, et see sinna sisestada.Valesti paigutatud või dubleeritud andmevälju saate kustutada, vajutades klahvi Kustuta, mis on sama, mis tavalise tähe või numbri puhul.Eelseadistatud valikud muutuvad veidi selle põhjal, millist tüüpi dokumenti Office’ile kirjutasite. Office teeb kõik endast oleneva, et täita teie antud andmete põhjal vajalik teave. Näiteks kui kirjutate vormi ärikirja, võite näha võimalust sisestada aadressiplokk, mis sisaldab iga adressaadi ees- ja perekonnanime ning täielikku aadressi, mis on kenasti korraldatud mõnele reale. Avanevad mõned eelseadistatud valikud. avage täiendavad aknad, kus saate sobiva teabe sisestada. Need on kõik enam-vähem lihtsad ja kergesti mõistetavad. Kui kasutate eelseadistust ja tundub, et see ei leia õiget teavet, klõpsake nuppu “Sobi väljad”, et õpetada programmile, milline teie väljadest nimed vastavad selle standardnimedele. Näiteks võite näidata, et ta peaks kasutama teie andmefailis kategooriat “Perekonnanimi”, et täita aadressiplokis “Perekonnanimi” andmed. Oma väljade kasutamiseks klõpsake “rohkem valikuid. Näete igale veerule antud nimesid ja saate neid selle asemel kasutada.
9
Kontrollige oma kirju. Kirjakooste ei kuva konkreetset teavet väljadel, mida oma põhidokumendile rakendate enne selle välja printimist, kuid Office pakub eelvaate funktsiooni, mis võimaldab teil kontrollida ja veenduda, et teave kuvatakse õigesti vastavalt sellele, kuidas te dokumendi paigutasite. väljad oma dokumendis. Kasutage seda julgelt, kuni olete veendunud, et kõik on korras.
10
Lõpetage liitmine. Kirjakooste tööpaani viimane ekraan teavitab teid, et kõik on paigas ja see on teie dokumentide printimiseks valmis. Iga prinditud dokumendi kohta kuvatakse üks teabekomplekt ja programm prindib välja nii palju koopiaid, kui on teabekomplekte. Kui soovite konkreetseid tähti individuaalselt muuta, saate seda teha ka sellel tööpaanil, klõpsates nuppu ” redigeerige esmalt üksikuid tähti.
11
Looge andmebaas. OpenOffice.orgis on kirjakooste tegemiseks alati vaja andmebaasifaili; Siiski saate siiski kõigepealt luua oma andmed arvutustabelis. Avage oma esmases dokumendis menüü Fail ja valige uue andmebaasifaili loomine. Ilmuvas aknas valige suvand “ühenda olemasoleva andmebaasiga”. rippmenüüst valige “arvutustabel” ja seejärel klõpsake nuppu Edasi. Järgmisel ekraanil suunake OpenOffice.org tabelifaili, mida soovite kasutada. Saate valida, kas kaitsta andmebaasi parooliga või mitte, märkides faili asukoha all oleva ruudu. Kui olete valmis, klõpsake nuppu Edasi. Valige sellel ekraanil, kas soovite andmebaasi hiljem hõlpsamaks juurdepääsuks registreerida, ja otsustage, kas soovite andmebaasifaili kohe redigeerimiseks avada või mitte. (Tõenäoliselt ei pea te seda tegema, kui lõite just arvutustabelifaili.) Andmebaasi salvestamiseks klõpsake nuppu Lõpeta. Andke andmebaasile kindlasti nimi, mida on lihtne meelde jätta.
12
Sisestage oma väljad. Nüüd, kui olete linkinud oma teabe andmebaasiga, mida OpenOffice.org mõistab, on lihtne kasutada seda andmebaasi kirjade liitmiseks, kui teate, kust otsida. Valige menüüst Lisamine “väljad”. ja seejärel alammenüüst “muu…”. Teise võimalusena võite sisestada klahvikombinatsiooni control-F2. Ilmuvas aknas klõpsake vahekaarti “andmebaas”. Klõpsake nuppu Sirvi, mis asub paremas alanurgas. aken ja otsige üles just loodud andmebaasifail.Kui olete andmebaasi valinud, kuvatakse see akna paremas servas loendis pealkirjaga “andmebaasi valik”.Vasakpoolses loendis “tüüp” aknast valige “kirjakooste väljad”. Klõpsake oma andmebaasi kõrval olevat + ja selle alla peaks ilmuma arvutustabeli fail. Klõpsake selle kõrval olevat + ja näete väljade nimesid, mille valisite loomisel oma arvutustabelit.Valige mis tahes väli, mida soovite sisestada, ja klõpsake välja asetamiseks oma põhidokumenti nuppu Lisa.Ärge unustage kursori asetamist r, kuhu soovite välja enne sisestamist sisestada, või peate selle õigesse kohta nihutamiseks lõikama ja kleepima. Nagu Office’is, käsitletakse tekstivälju põhidokumendis kui tähtnumbrilisi märke. Saate neid liigutada tühikuklahviga ja kustutada kustutamisklahviga.
13
Lõpetage liitmine. Kontrollige veelkord iga välja õige paigutuse osas. Kui olete valmis, printige esmane dokument. Kirjakooste prindib ühe eksemplari iga kirjete komplekti kohta, mis on dokumendiga ühendatud failis.