Juhatus on ettevõtte, organisatsiooni või kontserni juhtorgan. Kui soovite, et juhatus teeks konkreetse toimingu, peate tegema ettepaneku direktorite nõukogu koosolekul. Enamik tahvleid järgib mõnda Roberti korrareeglite versiooni, mis kirjeldab algatuse tegemise protseduuri.
1
Vaadake üle oma rühma reeglid. Kuigi enamik direktorite nõukogu koosolekuid viiakse läbi vastavalt Roberti kodukorra mõnele versioonile, võib mõnel juhatusel olla oma eripära. Kui soovite, et teie ettepanekut võetaks kuulda ja võetaks tõsiselt, on oluline mõista oma rühma konkreetseid reegleid. Enamikul rühmadel on oma reeglitest kirjalik koopia. Need võidakse avaldada rühma veebisaidil. Kui ei, siis rääkige juhatuse koosolekute protokollijaga – neil on tavaliselt koopia. Uurige, kas peate oma ettepanekust enne esitamist kellelegi rääkima ja kas teilt nõutakse kirjaliku dokumendi esitamist. Kui te pole kunagi juhatuse koosolekul käinud, minge võimaluse korral enne oma ettepaneku esitamist koosolekule. Protseduuriga tutvumiseks saate vaadata, kuidas teised teevad liigutusi.
2
Kontrollige vormi või malli olemasolu. Kui teilt nõutakse oma ettepaneku kirjalikku esitamist, võib teie rühmal olla konkreetne vorm, mida peaksite kasutama. Mõnel rühmal võivad olla põhimallid, mis teid juhendavad, isegi kui te ei pea neid kasutama. Vormi võidakse avaldada rühma veebisaidil. Teid võib aidata ka sekretär või muu isik, kes koostab juhatuse koosolekute protokolle. Vormi või malli puudumisel struktureerige oma kirjalik ettepanek nii, et see sisaldaks pealkirja, ruumi ettepaneku lühikirjelduseks, ja resolutsiooni ettepanek.
3
Otsustage, millist tüüpi liikumist soovite teha. Liikumisi on neli peamist tüüpi: põhi-, lisa-, privilegeeritud ja juhuslikud liikumised. Liikumise tüüp, mida soovite teha, määrab osaliselt, kuidas teie algatus on sõnastatud ja struktureeritud. Peamised ja privilegeeritud liikumised ei ole seotud ühegi teise ettevõttega ja need tuleb esitada eraldi. Täiendavad ja juhuslikud ettepanekud on seotud mõne muu äriküsimusega, mis on juba juhatuse ees, nii et tavaliselt poleks teil võimalust neid enne tähtaega välja kirjutada. Teie rühmal võivad olla konkreetsed reeglid põhiettepaneku esitamiseks. Näiteks peate võib-olla teatama oma ettepanekust juhatajale 24 tunni jooksul enne koosoleku toimumist.
4
Kasutage selget ja kokkuvõtlikku sõnastust. Liigutused on tavaliselt lühikesed ja kirjeldavad täpselt, milliseid toiminguid soovite juhatusel teha või millist seisukohta soovite juhatusel kinnitada. Kasutage aktiivset keelt ja muutke iga sõna oluliseks. Ühest küljest soovite lisada kõik asjakohased üksikasjad. Teisest küljest ei taha te olla liiga sõnakas. Proovige tabada õnnelikku meediumit, kuid veenduge, et oleksite kaasanud midagi olulist. Kui teil on piisavalt aega valmistumiseks, võib olla kasulik lasta kellelgi teisel teie liigutust üle vaadata ja vaadata, kas sellest saab midagi välja lõigata.
5
Olge võimalikult konkreetne. Kui teie liikumine on ebamäärane, võite märkimisväärselt vähendada tõenäosust, et liikumine möödub. Juhatuse liikmed ei hääleta tõenäoliselt ettepaneku poolt, kui nad ei saa aru, mida see tähendab või kui seda saab tõlgendada mitmel viisil. Üldiselt soovite jätta tõlgendamiseks võimalikult vähe ruumi. Näiteks kui soovite kolida, et teie majaomanike ühistu lülitub ABC maastikukujunduselt üle XYZ maastikukujundusele, soovite need ettevõtted konkreetselt loetleda.
6
Seisa või tõsta käsi. Enne ettepaneku tegemist peab eesistuja teid ära tundma ja lubama teil sõna võtta. Protokoll on rühmade lõikes erinev, kuid üldiselt ootate, kuni eesistuja palub liigutusi, ja siis kas seisate või tõstate oma käe. Üldjuhul avab eesistuja ettepanekud, küsides “Kas on uusi asju?”
7
Oodake, kuni teid tunnustatakse. Kui eesistuja on valmis teie ettepanekut kuulama, osutab ta teile või pöördub teie poole nimepidi ja annab teile teada, et teil on sõna. Sõltuvalt teie rühma protseduurireeglitest võite seista oma istmel või liikuda ruumi ette. Väiksemates, mitteametlikes rühmades, näiteks kui inimesed istuvad ühe laua ümber, ei pea te seisma ega liikuma. üleüldse.
8
Öelge oma eesmärk. Kui eesistuja teid ära tunneb, pöörduge tema poole ametliku ametinimetuse järgi (tavaliselt “Juhataja” või “President”). Kui te pole kindel nende ametlikus tiitlis, kuulake, mida nad kasutavad, kui nad teid ära tunnevad. Tavaliselt viitavad nad iseendale kolmandas isikus (nt “Juhataja tunneb ära hr Malarky”). Pärast ametlikku ametinimetust viidake eesistujale kui “härra”. või “Proua”, olenevalt sellest, kumba nad eelistavad. Alustage sõnadega “Ma tahaksin teha ettepaneku.” Mõnes rühmas võib olla tavaks, et eesistuja tunnistab teie eesmärki ja annab teile loa jätkata. Teistel juhtudel võite lihtsalt jätkata oma liikumise esitamist. Sõltuvalt teie rühma reeglitest või tavadest peate võib-olla kirjeldama, millist tüüpi liigutust soovite siin teha.
9
Tutvustage oma liikumist. Kui olete jätkamiseks loa saanud, alustage sõnadega “Ma liigun” ja seejärel öelge toiming, mida soovite, et laud teeks. Kui olete oma ettepaneku kirjutanud, saate seda otse oma kirjalikust dokumendist lugeda. Teie ettepanek tuleb alati väljendada jaatavalt. Öelge juhatusele, mida see teie arvates peaks tegema, mitte seda, mida ta ei peaks tegema. Näiteks võite öelda: “Ma arvan, et juhatus ütleb üles lepingu ettevõttega ABC Landscaping ja palkab selle asemel XYZ Landscapingu.”
10
Oodake, kuni keegi teie algatust toetab. Enamikule ettepanekutele peab toetama mõni teine juhatuse liige. See aitab tagada, et juhatus ei kulutaks koosolekuaega vaid ühele inimesele olulise ettepaneku kaalumisele. Tavaliselt küsib eesistuja, kas keegi nõustub ettepanekuga. Keegi tõuseb püsti või tõstab käe ja ütleb: “Ma toetan liigutust” või lihtsalt “Ma pooldan”. Enamikus rühmades on tavaline, et teine on juba rivis. Rääkige enne juhatuse koosolekut teiste rühmaliikmetega ja rääkige neile oma ettepanekust. Uurige, kas keegi on nõus seda toetama.
11
Kuulake eesistuja ütlust küsimuse kohta. Pärast seda, kui olete oma ettepaneku esitanud, esitab eesistuja teie ettepaneku küsimusena ülejäänud juhatusele. Seda nimetatakse “küsimuse esitamiseks” ja see avab teie ettepaneku ametlikult juhatuses läbivaatamiseks. Näiteks kui tegite ettepaneku maastikukujundaja vahetamiseks, võib juhataja öelda: “Kas juhatus peaks tühistama meie lepingu ABC Landscapinguga ja palkama XYZ haljastus?” See küsimus on alati jah/ei-küsimus.
12
Vaielge oma ettepaneku poolt. Kui eesistuja on küsimuse esitamise lõpetanud, annab ta teile tavaliselt võimaluse selgitada, miks te selle ettepaneku tegite. Tavaliselt on teil sõna piiratud aja jooksul. Adresseerige oma kommentaarid kogu juhatusele, mitte otse juhatajale. Selgitage kõike, mida tunnete vajalikuna. Nüüd on aeg veenda teisi juhatuse liikmeid enda poolele. Üldjuhul peaksite vältima isiklike kommentaaride esitamist või konkreetse juhatuse liikme eraldi pöördumist, välja arvatud juhul, kui see on ettepaneku kontekstis hädavajalik.
13
Osalege arutelus ja arutelus. Kui olete oma ettepaneku põhjuste selgitamise lõpetanud, annab eesistuja sõna aruteluks. Arutelu võib olla meeleolukas ja avatud või järgida ranget ja ametlikumat menetlust. Üldjuhul näevad Roberti reeglid ette, et iga inimene, kes räägib, peaks rääkima ainult üks või kaks korda, et võimaldada kõigil, kes soovivad rääkida, seda teha. Teie rühmal võib olla lõdvem ja avatum protseduur.
14
Mõelge sekundaarsetele liikumistele. Iga juhatuse liige võib teha täiendavaid, privilegeeritud või juhuslikke ettepanekuid. Kui need liigutused tõstetakse, eeldatakse, et annate sõna selle liigutuse tegijale. Juhatus kaalub seda liikumist enne, kui nad teie algatuse juurde naasevad. Kui tehakse teisene liikumine, läbib see sama protseduuri nagu teie algatus. Tavaliselt pole teil võimalust oma liikumist teisejärgulise liikumise alusel muuta, kuid saate teha uue liikumise.
15
Hääletage ettepanekut. Kui eesistuja otsustab, et arutelu või ettepaneku arutelu peaks lõppema, kutsuvad nad hääletama. Hääletamiseks on mitu meetodit, kuid tavaliselt toimub see kas käe tõstmisega või häälega. Eesistuja kutsub kõigepealt jaatavaid hääli ja loeb need kokku. Kui poolthääled on liikmete selge enamus, ei küsi nad eitavaid hääli. Kui poolthääli pole piisavalt, siis ettepanek läbi ei lähe. Võimalik, et saate selle uuesti üles võtta või teha ettepaneku muudetud vormi kohta. See sõltub teie rühma või organisatsiooni reeglitest.
16
Aidake resolutsiooni koostada. Kui teie ettepanek läbi läheb, võidakse teilt oodata ettepaneku eelnõu, mille tegite juhatusele vastuvõtmiseks ette. Kui teilt nõuti oma ettepaneku kirjaliku koopia esitamist, peate võib-olla lisama sellele ka resolutsioonikavandi. Isegi kui te ei pea oma ettepaneku kirjalikku koopiat esitama, on hea mõte kirjutada resolutsiooni eelnõu. Kui teie ettepanek läheb läbi, võite pakkuda oma kavandit eesistujale.