Uuest töölevõtmisest aruandlus toimub siis, kui esitate tööandjana oma osariigi valitsusele teatud teavet äsja palgatud töötajate kohta. See nõue on kehtestatud föderaalseadusega ja igal osariigil on oma viis järgida. Suurem osa teabest, mida peate esitama, kogutakse juba maksuvormide W-4 kaudu. Seetõttu ei tohiks uue värbamise vajaliku teabe kogumine ja edastamine teile tohutult koormata. Tegelikult võib aruandlus aidata vähendada ja ära hoida töötushüvitiste ja töötajate hüvitiste maksmist.
1
Tehke kindlaks, kas teil on kohustus teatada. “Tööandjad” peavad oma riiklikule kataloogile teatama “hew palkadest”. Seaduse kohaselt hõlmab “tööandja” valitsusasutusi ja tööorganisatsioone. Põhimõtteliselt, kui teilt nõutakse, et töötaja täidaks W-4, olete tööandja. “Uued palgatud töötajad” on töötajad, keda te ei ole varem palganud, või töötajad, kes on varem töötanud, kuid on olnud eraldatud vähemalt 60 järjestikust päeva. Te ei pea teatama ühestki töötajast, kes lahkub ja tuleb tagasi, kui see töötaja ei olnud ametlikult vallandatud või palgalt eemaldatud. Mõned osariigid nõuavad sõltumatutest töövõtjatest teatamist. Föderaalseadus seda aga ei nõua.
2
Veenduge, et teatate õigeaegselt. Föderaalseadus nõuab, et teie uutest palkadest teataks 20 päeva jooksul pärast “rentimiskuupäeva”. Töölevõtmise kuupäev on päev, mil teie töötaja esimest korda töötasu eest teenuseid osutab. Kuigi föderaalne aruandlusperiood on 20 päeva, nõuavad mõned osariigi seadused, et peate teatama varem. Näiteks Gruusias peate esitama uued töölevõtmise aruanded 10 päeva jooksul pärast töötaja palkamist.
3
Teatage võrgus. Enamikus osariikides on võrgusüsteem, mida saate kasutada uutest töötajatest teatamiseks. Kui teil on juurdepääs arvutile, peaksite aruandluse hõlbustamiseks kaaluma veebiressursside kasutamist. Näiteks Californias saate registreeruda tööhõive arendamise osakonna ettevõtetele mõeldud e-teenustes. Kui olete kasutajanime ja parooli määranud, saadetakse teile kinnitusmeil, mis kinnitab teie isikut. Kui olete registreerumise kinnitanud, saate teenust kasutada uute töölevõtmise aruannete esitamiseks. Californias saate uue töölevõtmise teabe edastada veebis, kasutades erinevaid meetodeid: valik File Report of New Employee võimaldab teil täita osariigi uue töölevõtmise vormi (DE 34 Californias) veebis. Seda valikut kasutades saate korraga sisestada kuni 30 uut töötajat. Pärast selle valiku tegemist täidate elektroonilise vormi ja esitate selle. Saate kinnitusnumbri kohe pärast teabe esitamist. Tagastamisfaili lisamine võimaldab teil lisada oma DE 34 teabe Internetis failimanuksena. Kui olete veebisüsteemi abil lisanud täidetud DE 34, esitate selle ja saate kohe kinnituse.
4
Teatage käsitsi. Kui teil puudub ligipääs arvutile või puudub võimalus elektrooniliselt aru anda, võimaldab iga osariik uue värbamise teabe käsitsi teatada. Olenemata sellest, kas kogute teavet W-4-le, osariigi aruandevormile või iseseisvalt loodud vormile, saate nõutava teabe saata oma osariigi tööhõiveosakonnale. Näiteks Georgias ja Californias saate saata posti või faksi teie uus töölevõtmine annab aru vastavalt uuele töölevõtmise aruandlusprogrammile või tööhõive arendamise osakonnale.
5
Paluge oma palgaarvestusteenistusel enda eest aru anda. Kui te ei soovi üldse uusi palgaaruandeid teha, pakuvad aruandlusteenust paljud palgaarvestusteenuseid pakkuvad ettevõtted. Kui kasutate juba palgaarvestusteenuse pakkujat, küsige, kas neil on võimalus teie eest uutest palkadest teatada. Kui nad seda teevad, kasutavad nad nõutava aruande koostamiseks lihtsalt töötaja W-4-lt saadud teavet.
6
Tagada vastavus mitme riigi esitamise nõuetele. Kui olete mitmes osariigis töötav tööandja, kelle töötajad töötavad mitmes osariigis, saate uusi töölevõtmise aruandeid esitada kahel viisil. Esiteks saate koostada mitu aruannet iga osariigi kohta, kus töötaja töötab. Kui valite selle valiku, koostate lihtsalt iga osariigi kohta eraldi aruande ja esitate selle eelistatud meetodil. Teiseks saate valida ühe osariigi, kus soovite koostage iga aruanne mitme riigi töötajate jaoks. Kui otsustate esitada aruande ainult ühes olekus, tuleb teie aruanded esitada elektrooniliselt. Lisaks peate kirjalikult teavitama USA tervishoiu- ja inimteenuste ministeeriumi föderaalsekretäri osariigist, kuhu soovite teatada. Saate selle teate esitada elektrooniliselt, esitades veebis mitme osariigi tööandja registreerimisvormi. Saate selle saata osakonnale ka posti teel.
7
Vältige karistusi teatamata jätmise eest. Kui te ei teata uutest töötajatest õigeaegselt, võib teie riik teie seaduste mittejärgimise eest määrata tsiviilkaristuse. Föderaalseadus jätab karistuste määramise iga osariigi otsustada. Kui määratakse karistused, ei tohi trahv ületada 25 dollarit äsja palgatud töötaja kohta. Kui aga võtate oma töötajaga vandenõu, et vältida aruandlust, võite saada kuni 500 dollari suuruse trahvi iga äsja palgatud töötaja kohta. Mõned osariigid võivad kehtestada ka mitterahalisi karistusi. Näiteks Californias võidakse teile määrata 24 dollari suurune trahv iga uue töölevõtmise eest, millest te ei teata. Kui teatamata jätmine on tahtlik, võidakse teile trahvida kuni 490 dollarit iga juhtumi eest.
8
Saate aru, milleks teavet kasutatakse. Föderaal- ja osariikide valitsused kasutavad teie esitatud teavet, et viia aruanded vastavusse isikutega, kellel on lapse elatise kohustus. See aitab valitsustel leida üksikisikuid, kehtestada laste elatise korraldusi ja jõustada olemasolevaid korraldusi. Lisaks saavad riigiasutused teavet kasutada ebaõigete hüvitiste (nt töötajate hüvitiste ja/või töötutoetuste) väljamaksete tuvastamiseks ja ennetamiseks. Riigiasutused saavad teavet kasutada ka selleks, et vältida hüvitiste, näiteks toidutalongide, hoolekande ja Medicaidi ebaõiget saamist.
9
Hankige neli nõutavat aruandluselementi. Föderaalseadus nõuab, et esitaksite äsja palgatud töötaja kohta neli teavet. Siiski võivad igal osariigil olla erinevad nõuded ja võib nõuda rohkema teabe esitamist. Föderaalseaduse kohaselt peate hankima töötaja nime, aadressi, sotsiaalkindlustuse numbri ja töötaja töölevõtmise kuupäeva. Näiteks Gruusias peate koguma ka töötaja tegeliku alguskuupäeva, tervisekindlustuse olemasolu ja töölevõtmise osariigi.
10
Veenduge, et teil oleks täpne sotsiaalkindlustusnumber. Kui teie töötajal ei ole sotsiaalkindlustuse numbrit, peab ta seda taotlema sotsiaalkindlustusametilt. Kui teil on töötaja, kes ei suuda täita sotsiaalkindlustusnumbri nõuet, peaksite laskma tal täita föderaalse vormi SS-5, mis on sotsiaalkindlustuskaardi taotlus. Teenus on tasuta. Kui töötaja on vormi täitnud ja esitanud, saate oma aruandluskohustusega edasi liikuda.
11
Veenduge, et teie teave oleks kättesaadav. Föderaalseadus nõuab ka kolme teabe esitamist igas uues rendiaruandes. Mõned osariigid võivad nõuda, et esitaksite rohkem. Föderaalseaduse kohaselt peab teie uus töölevõtmise aruanne sisaldama teie nime, aadressi ja föderaalset töökoha identifitseerimisnumbrit (FEIN). Näiteks Californias peate teatama ka oma ettevõtte nime, telefoninumbri ja California tööandja kontonumbri.
12
Kui soovite, lisage valikuline teave. Mõned osariigid annavad teile võimaluse edastada lisateavet, mida saab kasutada osariigi ja föderaalasutuste abistamiseks seaduse eesmärgi elluviimisel. Kui soovite ja suudate, peaksite esitama ka valikulise teabe. Näiteks Gruusias on teil võimalus teatada töötaja kuupalk, teave selle kohta, kas pakute ja pakute mitut tervisekindlustust.
13
Paluge oma töötajal täita W-4. Nõutavat teavet saate koguda peaaegu igal viisil. Üks tõhusamaid viise selleks on teha iga uue töötaja W-4 koopia. Maksuvorm W-4 sisaldab tavaliselt kogu vajalikku teavet ja see on vorm, mille töötaja peab täitma olenemata teie aruandluskohustusest. Kui olete saanud oma töötaja W-4 koopia, edastate lihtsalt sealt leitud teabe. Saate isegi saata kogu W-4 ja järgida oma aruandlusnõudeid. Kui kasutate teatamiseks W-4, lisage kindlasti oma FEIN ja aadress iga W-4 ülaossa. Lisaks veenduge, et kõik teave W-4 kohta on loetav.
14
Hankige osariigi uus rendiaruande vorm. Enamik osariike on loonud konkreetsed uued töölevõtmise aruandlusvormid, mida saate kasutada uutelt töötajatelt vajaliku teabe kogumiseks. Kui soovite kasutada oma osariigi uut töölevõtmise aruandlusvormi, peate külastama vastavat valitsuse veebisaiti ja alla laadima koopia. Andke igale uuele töötajale tühi vorm ja paluge neil see täita. Kui te ei soovi oma uut töötajat koormata, saate vormi ise täita, kasutades W-4s kogutud teavet. Näiteks Gruusias kasutaksite Georgia uue töölevõtmise aruandlusvormi. Californias kasutaksite vormi DE. 34.
15
Tee arvutustabel. Kui te ei saa kasutada osariigi ja föderaalselt pakutavaid vorme, saate vajaliku teabe kogumiseks isegi luua oma arvutustabeli. Näiteks Gruusias saate teha arvutustabeli, kui see sisaldab kogu nõutavat teavet ja on loodud vähemalt 10-punktilise kirjatüübiga. Teie aadress tuleks kuvada arvutustabeli ülaosas.
16
Abi saamiseks helistage oma osariigi tööhõiveosakonnale. Kui vajate abi uutest töötajatest oma osariigi uuele töölevõtmise aruandlusprogrammile teatamisel, helistage abi saamiseks oma riigiasutusele. Igal osariigil on telefoninumber, millele saate helistada. Näiteks Californias saate helistada New Employee Registry Hotline’ile.