Meilid on kiire ja lihtne viis töökaaslaste ja teiste äripartneritega ühenduse võtmiseks ning tõhusaks vahendiks igasuguste koosolekute planeerimiseks. Olenemata sellest, kas proovite kokku leppida kohtumist töökaaslase, ülemuse või täiesti võõraga, peate esmalt vormindama meili selge teemarea ja põhitekstiga. Kui olete oma meili välja loginud ja sõnumi saatnud, oodake 3–5 päeva enne järelvastuse saatmist.
1
Märkige teemareal, kellega soovite kohtuda. Esitage oma eesmärk selgelt meili teemareal, et adressaat teaks kohe, et soovite temaga kohtuda. Vältige ebamäärase keelekasutust, nagu “Koosolek” või “Võimalik kohtumise aeg”. Selle asemel kasutage teemareal kindlaid kuupäevi ja ajaraame, et adressaat teaks kohe, mida oodata. Näiteks tippige midagi sellist: “Koosolek Taotlus 17.05 kell 11.00.â€
2
Kasutage oma meili alustamiseks õiget tervitust. Proovige sõnumi kirjutamist alustades kasutada tavalist ametlikku tervitust. Kui pöördute riigiametniku või muu silmapaistva isiku poole, keda te pole kunagi kohanud, kasutage päises tema täisnimetust. Kui võtate ühendust töökaaslase või ülemusega, kasutage aumärki, näiteks “Härra”, “Proua”, “Mx.” või “Preili.” Üldise rusikareegel on proovige oma e-kirja alustamiseks kasutada tervitusi, nagu “Kallis”, “Tere” ja “Tere”. Kui pöördute üksikisiku asemel üldisesse kontorisse või rühma, kasutage valikut “Keda see võib puudutada” selle asemel. Näiteks kui pöördusite oma ülemusega, proovige koostada tervitus järgmiselt: “Lugupeetud hr Jackson, ma loodan, et see e-kiri leiab teid hästi üles! Tahtsin teiega ühendust võtta võimaliku kohtumise asjus. â€
3
Tutvustage ennast, kui kohtute täiesti võõra inimesega. Kui kirjutate riigiametnikule või muule isikule, kellega te pole kunagi varem kohtunud, pühendage esimene lõik lühikesele sissejuhatavale sissejuhatavale. Keskenduge oma nimele, ametikohale ja ametialasele sidemele, et saaja teaks, kes te olete ja miks te tema poole pöördute. Kui võtate ühendust kellegagi, keda te juba tunnete, näiteks ülemuse või töökaaslasega, ärge pidage meeles, et olete kohustatud lisama sissejuhatavat lõiku.Sissejuhatuse lugemiseks ei tohiks kuluda kaua aega. Proovige kirjutada midagi sellist: Lugupeetud proua Atkins! Minu nimi on Sarah Clement ja ma töötan Jonesi maakonna loomade varjupaigas.
4
Kirjeldage koosoleku põhjust ja selle üldist tähtsust. Meili alguses (pärast sissejuhatust, kui otsustasite selle lisada) märkige, mis tüüpi kohtumist soovite adressaadiga pidada ja kas see on ametlik või juhuslik. Kui olete selgitanud, milleks koosolek mõeldud on, selgitage, miks koosolek on teie ülesande jaoks oluline. Püüdke jätta selgitus lühike, kuna adressaadil ei pruugi olla palju aega teie meili läbimiseks. Näiteks proovige kirjutada midagi sellist: “Kas saate minuga järgmisel nädalal kohtuda, et arutada eelseisvat lapsendamist? Kuna olete Loomade varjupaiga praegune finantsnõustaja, usun, et saaksite anda palju ülevaadet ürituse organisatsiooni tööeelarvest.â€
5
Soovitage oma kohtumise koht ja aeg. Proovige mõelda kohta, mis on adressaadile hästi tuntud ja kergesti ligipääsetav. Kui töötate e-kirja saatjaga samas hoones või üldises asukohas, vaadake, kas saate lõunapausi ajal kohtuda. Kui teie ja adressaat ei ela ega tööta lähedalasuvas kohas, proovige soovitada restorani või muud avalikku kohta, kus saaksite kohtuda. Lisaks mainige erinevaid aegu, mis teile sobivad, et adressaat saaks teile hõlpsamini teada anda, et need on saadaval. Kui teil mõlemal on kiire ajakava, kaaluge telefoni- või videokonverentsi koosoleku planeerimist. Näiteks koostage midagi sellist: “Kas te kas saan sel nädalal mõnda aega loomade varjupaigas kiikuda? Olen vastuvõtus iga päev 9-5.â€
6
Paluge, et adressaat teie sõnumile vastaks. Kuna plaanite sündmust tehniliselt, paluge viisakalt, et adressaat vastaks oma saadavuse kohta. Kui võtate ühendust eriti hõivatud inimesega, pidage meeles, et tal võib vastamiseks kuluda päev või kaks. tagasi. Öelge näiteks midagi sellist: “Kui saaksite mulle teada anda oma saadavuse järgmisel nädalal, oleksin selle eest väga tänulik!â€
7
Kasutage meili lõpetamisel südamlikku lõpukeelt. Koostage lõpulause, mis kordab teie meili eesmärki, et adressaat mõistaks selgelt koosoleku eesmärki. Kasutage oma meili allkirjastamiseks sõbralikku tooni, kasutades selliseid fraase nagu “Lugupidamisega”, “Aitäh” või “Parimate soovidega”. Pärast allkirjastamise kirjutamist jätke oma nime alla allkiri, mis kordab teie ametikoht või praegune karjäär.Jälgige oma keelt adressaadile. Kui räägite töökaaslasega, oleks märkimisväärne märkus nagu “Näeme varsti” mõistlikum kui “Lugupidamisega”. Kui võtate ühendust. ülemus: “Lugupidamisega” või “Parimate soovidega” oleks sobivam kui juhuslik märkus, nagu “kohtumiseni”. Näiteks kirjutage midagi sellist: Ootan teiega varsti kohtumist, kuna ma tahan, et see lapsendamisüritus oleks võimalikult edukas.Lugupidamisega Sarah Clement Jonesi maakonna loomade varjupaiga tegevuste koordinaator
8
Lisage kõik koosolekuga seotud asjakohased manused. Manustage kõik dokumendid, arvutustabelid või muud asjakohased failid, mis võivad aidata adressaadil koosolekuks ette valmistada. Kui pöördute kellegagi seoses keerulise teemaga, lisage kõik vajalikud brošüürid või andmelehed, et aidata adressaadil koosoleku teemast aru saada. Näiteks kui arutate eelseisva sündmuse eelarvemuudatusi, võiksite lisada eelmise aasta eelarve tabel.
9
Kasutage kogu meilis professionaalset keelt ja õiget grammatikat. Korrigeerige oma sõnumit ilmsete grammatika- ja õigekirjavigade suhtes, et teie lõplik mustand näeks välja võimalikult lihvitud ja puhas. Lisaks eemaldage kõik lühendid või slängid, mis muudavad sõnumi juhuslikumaks või raskemini mõistetavaks. Kui teie lõplik mustand ei näe välja ega kõla professionaalselt, ei pruugi adressaat teie taotlust tõsiselt võtta. Kuigi emotikone võib olla lõbus kasutada tekstides ja juhuslikes meilides, ei tohiks te neid kasutada koosoleku taotlemiseks.
10
Kui adressaat ei võta teiega 3–5 päeva jooksul ühendust, koostage järelmeil. Andke adressaadile mõni päev teie päringu lugemiseks ja sellele vastamiseks. Kui te töönädala jooksul vastust ei võta, saatke inimesele kiire e-kiri, et tuletada talle meelde, et ootate vastust. Rõhutage, et olete tänulik võimaluse eest nendega kohtuda ja nende aja eest. Järelkõned on ka tõhus viis kontakti registreerimiseks. Näiteks koostage midagi mustandit nagu see: “Tahtsin teiega lihtsalt ühendust võtta seoses oma kohtumiskutsega. Kui teil on vaba hetk, võiksite mulle öelda, kas olete järgmisel nädalal kohtumiseks saadaval?â€
11
Täpsustage koosoleku üksikasjad täiendavas meilis. Pidage läbirääkimisi teise inimese ajakavaga, kui nad vastavad. Võtke teadmiseks teise inimese saadavus ja kinnitage kohtumise aeg kuupäeval, mil olete mõlemad saadaval. Proovige kuupäev ja kellaaeg 1–2 meili jooksul kinnitada, et vältida segadust ja segadust postkastis. Proovige olla võimalikult paindlik. Kui võtate ühendust hõivatud inimesega, ei pruugi ta teiega kohe kohtuda. Ärge planeerige kohtumist viimasele minutile. Kui adressaat on hõivatud, ei pruugi te kohtumise kuupäeva kokku leppida.
12
Saatke meeldetuletus või kinnitus paar päeva enne koosolekut. Kui soovite olla enne kavandatud koosolekut eriti valmis, proovige saata adressaadile meeldetuletuseks kinnitusmeil. Ärge saatke seda meili liiga pikaks, selle asemel märkige päev, kellaaeg ja koht, kus kavatsete kohtuda, et kontrollida, kas koosolek on ikka plaanipäraselt käimas. Näiteks kirjutage midagi sellist: Tahtsin lihtsalt kinnitada et kohtume ikkagi 17. mail kell 11.00 Jonesi maakonna loomade varjupaigas.