Kui teie ettevõte või toode on sertifitseeritud Rahvusvahelise Standardiorganisatsiooni (ISO) poolt, annab see tarbijatele märku, et teie pakutav teenus on ohutu, tõhus ja usaldusväärne. Kui olete koostanud põhjaliku kvaliteedijuhtimissüsteemi analüüsi, planeerige audit akrediteeritud välise sertifitseerimisasutuse registripidajaga. Registripidaja teeb kindlaks, kas teie ettevõtte põhimõtted ja protseduurid vastavad ISO rangetele standarditele. Kui läbite auditi edukalt, saate ISO-lt sertifikaadi, mis kinnitab, et olete sertifitseerimise tingimused täitnud.
1
Määrake projekti juhendaja. Valige oma ettevõttest keegi, kes jälgib kvaliteedijuhtimissüsteemi loomise ülesannet. See on sisuliselt dokumentide kogum, mis kirjeldab üksikasjalikult seda, kuidas teie ettevõte oma tegevust teostab. Kuna sellise keeruka analüüsi koostamine nõuab põhjalikku arusaamist ettevõtte poliitikast ja sisestruktuurist, tuleks selle töö jaoks arvestada ainult kõige kogenumate töötajatega. Juht, osakonnajuhataja või tegevusdirektor on üks kõige kvalifitseeritumaid töötajaid. looge keskendunud kvaliteedijuhtimissüsteem. Kui olete oma ettevõtte kontrolliv ametnik, võib teil olla mugavam võtta vastutus ise.
2
Dokumenteerige oma ettevõtte ainulaadsed tavad. Selles etapis kirjeldate kirjalikult kõiki oma ettevõtte või toote omadusi. Teie kvaliteedijuhtimissüsteemi analüüs võib sisaldada üksikasju, nagu teie ettevõtte missioon, teave konkreetsete põhimõtete ja protseduuride kohta ning osariigi ja föderaalsete standardite loend, mille järgi te tegutsete. Mõelge oma kvaliteedijuhtimissüsteemile kui põhjalikule ülevaatele sellest, mida teie ettevõte loodab. konkreetse toote, teenuse või ärimudeliga saavutada, ning täpsed sammud, mida nad selle saavutamiseks järgivad.Kui taotlete tootele sertifikaati, on teie analüüsi eesmärk kirjeldada toote disaini ja materjale, teie ettevõtte tootmissüsteem ja teie ettevõtte sisemine kvaliteedihindamise protsess. See on ISO-sertifikaadi saamiseks kõige nõudlikum samm, seega võtke aega, et veenduda, et teie dokumentatsioon on täpne.
3
Tehke siseaudit. Määrake kvalifitseeritud töötaja võrdlema teie kvaliteedijuhtimissüsteemi analüüsis esitatud teavet ettevõtte igapäevase tegevusega. Eelkõige peaksid nad jälgima, et teie protseduurid vastaksid nii valdkonna eeskirjadele kui ka ettevõtte standarditele. Kui loodate saada ISO sertifikaati, on oluline, et tootmise või teenuse kõiki aspekte teostataks nii, nagu on kirjeldatud. Andke oma siseaudiitorile korraldus jälgida, et teie kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentatsiooni ja asjade tegeliku tegemise vahel ei tekiks vastuolusid. .Nimeta audiitori rolli keegi teine peale projekti juhendaja. See aitab tagada erapooletuse ja vähendab võimalust, et võimalikud lüngad jäävad märkamatuks.
4
Tehke oma praktikas kõik vajalikud parandused. Kui teie siseaudit tuvastab mõne funktsiooni, mis ei sobi, on teie esmatähtis see enne ametlikule auditile esitamist parandada. Kasutades oma audiitori märkmeid juhisena, tuvastage valdkonnad, kus teie tegevus ei saavuta teie kvaliteedisüsteemi seatud eesmärke. Leidke võimalusi võimalike probleemide lahendamiseks eelseisvate nädalate ja kuude jooksul. Sihitud jõudlusstandardite järgimine võib nõuda uute poliitikate rakendamist, ohutumate või tõhusamate protseduuride uurimist või töötajate ümberõpet.
5
Leidke oma toimingute ülevaatamiseks kvalifitseeritud registripidaja. Otsige välisauditi tegemiseks litsentseeritud registripidajat. Otsige oma piirkonnast organisatsioone, mis esindavad konkreetset sektorit, mille alla teie ettevõte kuulub. Mõned registripidajad tegelevad näiteks ainult tarkvaratehnikaga, samas kui teised võivad olla kvalifitseeritud tagama kvaliteedistandardid meditsiiniseadmetele, maagaasi tootmisele ja keskkonnajuhtimisele. ISO organisatsioon töötab välja ainult tööstusharu standardeid ja annab akrediteeringu sõltumatutele sertifitseerimisasutustele, kuid tegelikult ei tee seda. väljastada sertifikaate.ANSI-ASQ riiklik akrediteerimisnõukogu (ANAB) on koostanud välisauditit taotlevate ettevõtete akrediteeritud sertifitseerimisasutuste kataloogi.Teie ettevõtte jaoks õige registripidaja valimine võib võtta veidi aega. Alustage otsingut, kui alles arendate oma kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentatsiooni, et anda endale piisavalt aega.
6
Valige registripidaja, kellel on vajalikud mandaadid. Teie sertifikaat näeb kõige parem välja organisatsioonilt, mis on samuti tõestanud, et vastab teatud nõuetele. Võtke arvesse ainult sertifitseerimisasutusi, kes kasutavad vastavushindamise komitee (CASCO) standardit. Sõltumatu akrediteering on ka märk sellest, et asutus, kellega te tegelete, on põhjalikult läbi uuritud ja heaks kiidetud. Akrediteering on suur pluss, kuid see pole vajalik. Registripidaja võib siiski olla kõrgelt kvalifitseeritud, isegi kui ta pole akrediteeritud sertifitseerijate loendis.
7
Koostage ISO rakendusleping. Kui olete registreerinud registripidaja teenused, istuge temaga maha, et arutada auditiprotsessi sätteid. Nad vaatavad üle mõlema osapoole erinevad juriidilised õigused ja kohustused ning teavitavad teid organisatsiooni vastutuse konfidentsiaalsuspoliitikast. Kui olete lepingu tingimustega rahul, allkirjastage leping, et kinnitada oma auditi kuupäev. Kuna on vaja rangeid rahvusvahelisi standardeid, ei pruugi olla võimalik teie taotluslepingu tingimuste üle läbi rääkida.
8
Esitage oma kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentatsioon eelhindamiseks. Eelhindamine ei ole sertifitseerimisprotsessi nõutav etapp. Siiski annab esialgne ülevaatus sertifitseerimisasutusele võimaluse tuvastada kõik ilmsed vead või puudused teie dokumentatsioonis. Nende probleemide lahendamine enne ametlikku auditit aitab teil keskenduda oma kvaliteedisüsteemile ja parandada teie võimalusi ISO sertifitseerimisstandarditele edukalt vastata. Kui otsustate läbida eelhindamise, peate oma valitud sertifitseerimisasutusele esitama teie kvaliteedijuhtimissüsteemi paberitöö täielik ja ajakohane koopia. Pidage meeles, et eelhindamise periood võib sertifitseerimisprotsessile lisada 2–4 nädalat.
9
Läbige välisaudit. Teie ülevaatuse alguskuupäeval istub teie registripidaja koos ettevõtte võtmeisikutega end tutvustama ja lühidalt toimingut arutama. Seejärel pööravad nad oma tähelepanu teie ettevõtte tegevuse kontrollimisele ja veenduvad, et nad järgivad teie kvaliteedijuhtimissüsteemis kirjeldatud standardeid. Olge valmis pakkuma oma abi igal võimalikul viisil. Teid või teie töötajaid võidakse eraldi intervjueerida või kutsuda üles selgitama teie tegevuse keskmes olevate põhimõtete ja protseduuride üksikasju. Tegelik audit on pidev protsess, mis võib kesta päevadest nädalateni. Täpne pikkus sõltub teie kvaliteedijuhtimissüsteemi keerukusest ning teie ettevõtte suurusest ja organisatsioonilisest struktuurist.
10
Vaadake üle oma täielik auditiaruanne. Pärast auditit saadab sertifitseerimisasutus posti teel üksikasjaliku auditiaruande. Aruandes võetakse kokku registripidaja tähelepanekud kogu auditi jooksul ja juhitakse teie tähelepanu kõikidele valdkondadele, kus teie ettevõtte tavad ei vasta teie kvaliteedijuhtimissüsteemis loetletud standarditele (mida nimetatakse “mittevastavusteks”.) Registripidaja võib viidata kahele erinevat tüüpi probleemid Väiksed mittevastavused ja suuremad mittevastavused. Veenduge, et teie projekti juhendaja, siseaudiitor ja kõik teised võtmetöötajad oleksid auditiaruande leidude ülevaatamisel kohal.
11
Esitage parandusmeetmete plaan väiksemate mittevastavuste lahendamiseks. See on lühike dokument, mis selgitab probleemi olemust ja kirjeldab selle lahendamiseks vajalikke meetmeid. Selle esmane eesmärk on näidata sertifitseerivale asutusele, et saate aru, kuidas järelevalve ei vasta ISO standarditele. Enamiku väiksemaid mittevastavusi saab kõrvaldada ilma täiendavate kontrollideta ja see ei peata teie sertifikaati. Väiksemad mittevastavused viitavad väikestele protseduurilistele vigadele või juhtumitele, kus poliitika ja tava ei ole päris kooskõlas, kuid ei mõjuta seda lõppkokkuvõttes teie toote või teenuse kvaliteeti.
12
Tugevdage oma toiminguid, et tulla toime suuremate mittevastavustega. Need tsitaadid viitavad silmatorkavatele lahknevustele teie ärimudeli loomise ja elluviimise viisis. Suurest mittevastavusest naasmine hõlmab enamasti mitmeid järelkontrolle ja kulusid, mis on seotud probleemi lahendamisega seestpoolt. Teie ettevõtet või toodet ei kiideta sertifitseerimiseks heaks enne, kui registripidaja on kõik olulisemate mittevastavuste tsitaadid uuesti läbi vaadanud ja heaks kiitnud. Kui avastatakse, et need rikuvad seadust, võidakse teile määrata ka suuremate mittevastavuste korral trahve või sarnaseid karistusi. auditiaruandes on esile tõstetud rohkem kui üks oluline mittevastavus, siis võib tekkida vajadus oma kvaliteedijuhtimissüsteemi sisu uuesti läbi vaadata, et teha kindlaks, kas see on praegusel kujul teostatav.
13
Oodake oma ISO-sertifikaati. Kui registripidaja on oma järeldustega rahul, teatab ta sertifitseerivale asutusele ja soovitab teie ettevõttele sertifikaati anda. Seejärel saadetakse teile ametlik tunnistus. Dokumendis kuvatakse teie sertifitseerimise tase ja täpne standardite kogum, millele vastasite, koos sertifitseerimisasutuse ametliku templiga. Pärast sertifikaadi saamist võib kuluda 2–3 nädalat. sertifitseerimisasutuse heakskiidu sõna.Teie ettevõte lisatakse ka ISO-sertifikaadiga ettevõtete registrisse, mida saavad vaadata nii tarbijad kui ka teised ettevõtted.