Olulise ärimeili sulgemine võib tunduda keeruline. Sõnumi lõpetamiseks on nii palju võimalusi! Lõppkokkuvõttes sõltub meili sulgemise viis siiski mõnest erinevast tegurist. Need võivad hõlmata näiteks seda, kui hästi tunnete inimest, kellele kirjutate, e-kirja eesmärki ja seda, kas teie meil on ahela osa. Neid tegureid silmas pidades koostage sobiv viimane lause. Seejärel valige õige allkiri ja otsustage, mida oma allkirja lisada.
1
Tuletage saajale meelde oma meili eesmärki. Ettevõttes on meili kirjutamiseks palju põhjuseid. Meili peamise eesmärgi kindlaksmääramine aitab teil määrata parima viisi selle kokkuvõtmiseks. Näiteks kui esitate taotluse, lõpetage sõnadega “Täname teid aja eest” või “Täname tähelepanu eest .â€Kui vastate teabe- või abitaotlusele, võite lõpetada sõnadega “Loodan, et see aitab!” või “Andke mulle teada, kui saan muul viisil abiks olla.” Kui korraldate näost näkku kohtumist, võite lõpetada millegi sarnasega: „Kohtumiseni järgmisel nädalal!â€
2
Kasutage oma publikule sobivat tooni. Mõelge, kui hästi te tunnete inimest, kellele kirjutate, millised suhted teil temaga on ja mida proovite saavutada. Kõrgema taseme juhile või olulisele uuele kliendile saadetav e-kiri peaks ilmselt olema ametlikum kui e-kiri tuntud töökaaslasele. Näiteks kui korraldate kliendiga kohtumist, võib hea lõppsõna olla midagi sellist: “Ootan meie kohtumist 24. kuupäeval. Kui teil on küsimusi, võtke minuga ühendust numbril 555-555-5555. Teisest küljest, kui korraldate sõbraliku kohtumise mõne tuttava töökaaslasega Noh, võib olla täiesti hea lõpetada sellisega nagu “Kõlab hästi! Kohtumiseni homme!:)â€
3
Ärge lisage lõpulauset, kui teie e-post on ahela osa. Kui see on teie esimene e-kiri käsitletava teema kohta või kui see on eriti oluline e-kiri, siis on ilmselt hea mõte lisada lõpp-tänu või üleskutse tegevusele.Ä€ Ärimeilide puhul on aga lühidus oluline. Kui teie e-post on osa pikast ahelast, ei pea te võib-olla lisama midagi peale kõige olulisema teabe. Näiteks kui lõpetate oma ülemusega meili teel pika vestluse ülesande üle, ei pea te võib-olla ütlema palju rohkem kui: “Ok. Lasen selle teha enne reedel tööpäeva lõppu. –M.â€
4
Valige väljalogimisviis, mis sobib teie meili tooniga. Kui teie e-kiri on ametlik, logige välja sõnadega “Parimate soovidega” või (veelgi ametlikuma puudutuse saamiseks) “Lugupidamisega”. Vähem ametlike meilide puhul võib sobida näiteks “Hoolitsege” või “Tervist.” Kui olete saanud inimeselt, kellele kirjutate, varem meile saatnud, võite vaadata tema väljalogimist ja sobitada oma tooni tema omaga. Näiteks kui nad kipuvad allkirjastama midagi sellist, nagu „Lugupidamisega”, peaksite allkirjastama sarnase formaalsuse.
5
Kasutage oma eesmärgile vastavat märki. Sarnaselt lõpulausele võib ka allakirjutus kajastada teie meili eesmärki. Näiteks kui esitate lihtsa taotluse või väljendate lühidalt millegi eest tänu, võite kasutada märki nagu “Suur tänu” või “Suur aitäh”, millele järgneb teie allkiri.
6
Vältige kõike liiga südamlikku. Kui te ei tunne inimest, kellele kirjutate, väga hästi, vältige kõike liiga slängi, mitteametlikku või südamlikku. Üldiselt ei tohiks ärimeilides kasutada selliseid asju nagu “Armastus”, “XOXO” või “Kallistused”.
7
Lühikeste või ahelmeilide puhul jätke väljalogimine vahele. Kui teie e-post on osa pikast ahelast või kui proovite oma töökaaslasele midagi väga lühidalt ja kiiresti edastada, ei pruugi olla vaja väljalogimist üldse lisada. Kui te ei tunne end mugavalt jättes sisselogimise üldse vahele, siis lihtne sisselogimine, näiteks “Bernice” või “B”. peaks sobima lühikeste, mitteametlike meilide jaoks.
8
Lisage oma põhilised identifitseerimisandmed. Kui palju teavet oma allkirja lisate, sõltub sellest, kui hästi te oma korrespondenti tunnete ja kui sageli olete temaga suhelnud. Esmakordsel meilil peaks tõenäoliselt olema vähemalt teie täisnimi, ametinimetus, töökoht ja telefoninumber. Kui suhtlete töökaaslase või kellegagi, kellega te sageli e-kirju saadate, piisab tõenäoliselt oma eesnime või initsiaaliga allkirjastamisest.
9
Hoidke oma allkiri lühidalt. Üldiselt on parem mitte risustada ärimeili rohke lisateksti ja -piltidega. Vältige oma meiliallkirjale mittevajaliku lisamist, nagu tsitaadid, toretsev graafika või palju linke.
10
Seadistage automaatne allkiri. Kui te ei soovi oma ametinimetust ja kontaktteavet iga kord, kui saadate tähtsa e-kirja, välja kirjutada, võiksite luua allkirja, mille teie meiliklient saab teie sõnumitele automaatselt lisada.Mõned programmid, nagu Outlook, võimaldavad teil luua mitu allkirja, et saaksite valida ühe, mis on konkreetse meili jaoks kõige sobivam.