Excel sobib suurepäraselt andmetabelite jaoks, kuid kuidas saate seda töödelda ja korraldada nii, et see vastaks teie vajadustele? Sortimistööriist võimaldab teil kiiresti sorteerida veerge erinevate vormingute järgi või luua mitme veeru ja andmetüübi jaoks oma kohandatud sortimise. Kasutage oma andmete loogiliseks korraldamiseks ning nende mõistmise ja kasutamise hõlbustamiseks funktsiooni Sort.
1
Valige oma andmed. Sortitava veeru valimiseks võite klõpsata ja lohistada või klõpsata veeru ühel lahtril, et see aktiveerida ja lasta Excelil andmed automaatselt valida. Kõik veerus olevad andmed peavad olema sortimiseks samal viisil vormindatud (st tekst, numbrid, kuupäevad).
2
Otsige üles Sorteerimisnupud. Need leiate jaotise “Sortimine ja filtreerimine” vahekaardilt Andmed. Kiireks sortimiseks kasutate nuppe “AZ↔ ja “AZ↔.
3
Sorteerige oma veerg, klõpsates vastavat nuppu. Kui sorteerite numbreid, saate sortida madalaimast kõrgeimani (“AZ↔) või kõrgeimast madalaimani (“AZ↔). Kui sorteerite teksti, saate sortida kasvavas tähtnumbrilises järjekorras (“AZ↔) või kahanevas tähtnumbrilises järjekorras (“AZ↔). Kui sorteerite kuupäevi või kellaaegu, saate sortida varasemast hilisemaks (“AZ↔) või hilisemast varasemaks (“AZ↔). Kui sortitava veeru kõrval on veel üks andmeveerg, küsitakse, kas soovite need andmed sortimisse kaasata. Sordiks jääb endiselt algselt valitud veerg, kuid seotud andmeveerud sorteeritakse koos sellega.
4
Sorteerimata veeru veaotsing. Kui sorteerimisel ilmnevad vead, on kõige tõenäolisemalt süüdi andmete vormindamise probleemid. Kui sorteerite numbreid, veenduge, et kõik lahtrid oleksid vormindatud numbritena, mitte tekstina. Numbrid võidakse kogemata tekstina importida teatud raamatupidamisprogrammidest. Teksti sorteerimisel võivad vead tekkida eesotsas olevatest tühikutest või halvast vormingust. Kuupäevade või kellaaegade sortimisel tulenevad probleemid tavaliselt teie andmete vormindamisest. Selleks, et Excel saaks edukalt sortida kuupäeva järgi, peate tagama, et kõik andmed salvestatakse kuupäevana.
5
Valige oma andmed. Oletame, et teil on arvutustabel klientide nimede ja linnaga, kus nad asuvad. Oma elu hõlbustamiseks soovite sortida esmalt tähestikulises järjekorras linna ja seejärel iga kliendi tähestikulises järjekorras igas linnas. Kohandatud sortimise loomine saab just seda teha.
6
Klõpsake nuppu Sorteeri. Selle leiate vahekaardi Andmed jaotisest “Sortimine ja filtreerimine”. Avaneb aken Sordi, mis võimaldab teil luua mitme kriteeriumiga kohandatud sortimise. Kui teie veergude esimeses lahtris on päised, näiteks “Linn” ja “Nimi”, märkige kindlasti ruut “Minu andmetel on päised”. sortimisakna vasakpoolses ülanurgas.
7
Looge oma esimene reegel. Soovitud veeru valimiseks klõpsake menüül „Sorteeri”. Selles näites sorteeriksite esmalt linna järgi, nii et valige menüüst sobiv veerg. Jätke valiku “Sorteerimine sisse” väärtuseks “Väärtused”. Määrake järjestus kas “A kuni Z” või “Z kuni A” olenevalt kuidas soovite sorteerida.
8
Looge oma teine reegel. Klõpsake nuppu “Lisa tase”. See lisab reegli esimese alla. Valige teine veerg (meie näites veerg Nimi) ja seejärel sortimisjärjekord (lugemise hõlbustamiseks valige esimese reegli jaoks sama järjekord).
9
Klõpsake nuppu OK. Teie loend sorteeritakse teie reeglite järgi. Peaksite nägema linnu tähestikulises järjekorras ja seejärel igas linnas tähestikulises järjekorras järjestatud klientide nimesid. See näide on lihtne ja sisaldab ainult kahte veergu. Siiski saate oma sorti muuta nii keeruliseks kui soovite ja lisada palju veerge.
10
Valige oma andmed. Sortitava veeru valimiseks võite klõpsata ja lohistada või klõpsata veeru ühel lahtril, et see aktiveerida ja lasta Excelil andmed automaatselt valida.
11
Klõpsake nuppu Sorteeri. Sortimisnupu leiate jaotise “Sortimine ja filtreerimine” vahekaardil Andmed. See avab sortimise akna. Kui teil on sortitava veeru kõrval veel üks andmeveerg, küsitakse teilt, kas soovite need andmed sortimisse kaasata.
12
Valige menüüst “Sortimine” “Cell Color” või “Font Color”. See võimaldab teil valida esimese värvi, mille järgi soovite sortida.
13
Valige, millist värvi soovite kõigepealt sortida. Veerus “Tellimus” saate rippmenüüst valida, millise värvi soovite sorteerimisel esimeseks või viimaseks panna. Saate valida ainult veerus olevaid värve. Värvide sortimisel vaikejärjestust pole. Tellimuse peate ise määrama.
14
Lisage veel üks värv. Peate lisama sortitava veeru iga värvi jaoks veel ühe reegli. Sordile teise reegli lisamiseks klõpsake nuppu “Lisa tase”. Valige järgmine värv, mille järgi soovite sortida, ja seejärel järjekord, mille järgi soovite sortida. Veenduge, et iga järjekord oleks iga reegli puhul sama. Näiteks kui sorteerite ülalt alla, veenduge, et iga reegli jaotises “Tellimine” oleks kirjas “Ülevalt”.
15
Klõpsake nuppu OK. Iga reeglit rakendatakse ükshaaval ja veerg sorteeritakse teie määratletud värvide järgi.