Kui juhite ettevõtet ja peate regulaarselt ostma tarvikuid, peate kaaluma eelistatud hankijate loendi koostamist. Eelistatud hankijate loend võimaldab teie töötajatel regulaarselt osta olulisi tarvikuid heakskiidetud tarnijatelt, kes on hinnakujunduse heaks kiitnud. Eelistatud hankijate loendi koostamiseks peate koguma potentsiaalsetelt hankijatelt olulist teavet, hindama saadud teavet ja looma selle teabe põhjal loendi.
1
Hinnake oma müüja vajadusi. Enne eelistatud hankijate loendi loomist peate teadma, millist tüüpi tooteid teie ettevõte regulaarselt ostab. Need on esemed, millele soovite leida eelistatud müüjad. Alustuseks küsige igalt oma ettevõtte osakonnalt, mida nad kõige rohkem kasutavad. Näiteks kui teil on IT-osakond, võivad nad öelda, et kasutavad kogu aeg modemeid, välkmäluseadmeid ja väliseid kõvakettaid. Kui teil on haldusosakond, võivad nad pidevalt osta tinti, toonerit, paberit, pastapliiatseid ja pliiatseid. Lisaks sellele, et küsida iga osakonna kohta, mida nad tavaliselt ostavad, mõelge ka oma ettevõttele tervikuna. Võib juhtuda, et ükski osakond ei osta palju printeripaberit, kuid teie ettevõte tervikuna võiks seda teha. Seetõttu ärge unustage vaadata oma ettevõtet nii suures kui väikeses skaalas.
2
Otsige erinevate müüjate kontaktteavet. Kui teate, mis tüüpi tooteid teie ettevõte regulaarselt ostab, peate leidma müüjad, kes pakuvad kõiki neid tooteid. Otsige igale vajalikule tootele mitu müüjat, et saaksite võrrelda iga müüja kvalifikatsiooni ja suutlikkust teie vajadust täita. Rusikareeglina proovige leida 10–15 müüjat iga toote kohta, mida regulaarselt ostate. Müüjate leidmiseks tehke kiire Interneti-otsing. Näiteks kasutage Google’it ja tippige midagi sellist: “Printeripaberi, tindi ja kassettide tarnijad.” Küsige ka osariigiväliste tarnijate käest. Kuigi nende toodete teieni toimetamiseks peate maksma lisatasu, võivad nende hinnad olla nii head, et see korvab suurenenud kohaletoimetamise. Oletame näiteks, et osariigis asuv müüja nõuab iga tindikasseti hulgitellimuse eest 250 dollarit ja saadab need tasuta. Järgmiseks oletagem, et osariigiväline müüja nõuab iga tindikasseti hulgitellimuse eest 175 dollarit ja saadab iga tellimuse 45 dollari eest. Selle stsenaariumi korral oleks osariigi müüja kasutamise kogukulu 250 dollarit, samas kui osariigivälise müüja kasutamise kogumaksumus oleks 220 dollarit. Võimalike tarnijate leidmisel kirjutage üles nende kontaktandmed, et teaksite, kuhu pöörduda. saatke päringuid ja muud kirjavahetust, kui töötate eelistatud hankijate loendi loomisel.
3
Looge teabepäringu (RFI) vorm. RFI on ametlik dokument, mille saadate igale potentsiaalsele müüjale. Selles dokumendis palutakse igal müüjal vastata paljudele päringutele, et saaksite aimu, millised müüjad võiksid sobida. Vorm tuleks luua ettevõtte ametliku kirjaplangiga ja see tuleks tippida arvutisse, kasutades loetavat fonti (nt Times New Roman). Otsige veebist malle, mida võite kasutada. Kui leiate malli, kohandage see kindlasti oma vajadustele vastavaks. Ärge lihtsalt kopeerige ja kleepige kõike mallist oma kirjaplangile.
4
Lisage isikuandmete taotlus. Pärast lühikest sissejuhatust, mis sisaldab teavet hankijatele teie taotluse kohta, küsige kõigepealt iga müüja isikuandmeid. See peaks sisaldama ettevõtte nime, aadressi, telefoninumbrit, e-posti aadressi, kontaktpunkti ja maksukohustuslasena identifitseerimisnumbreid.
5
Küsi hinda. Teie RFI järgmine osa peaks paluma müüjatel lisada hinnad toodetele, mida sageli ostate. Kvaliteetne hinnadokument sisaldab erinevate valikute hinnatasemeid, sealhulgas kõrgema ja madalama kvaliteediga tooteid, hulgi- ja üksiktellimusi ning erinevaid saatmiskulusid, olenevalt sellest, kui kiiresti vajate juurdepääsu toodetele. Lisaks võivad hinnadokumendid sisaldada müüja pakutavate muude teenuste kirjeldust, mis võivad hõlmata tõrkeotsingut, isiklikku tuge ja paigaldusteenuseid.
6
Kontrollige iga ettevõtte ajalugu. Iga potentsiaalsetele tarnijatele saadetav RFI peab sisaldama teatud ettevõtte dokumentide taotlust, mis võimaldavad teil hinnata nende tarnijate stabiilsust ja seaduslikkust, kellega võiksite koostööd teha. Näiteks võite paluda igal võimalikul müüjal saata teile kindlustust tõendava dokumendi vorm, mille abil saate kontrollida, kas igal müüjal on sobiv kindlustussumma. Lisaks võite paluda igal müüjal esitada töötajate nimekiri, et saaksite kontrollida nende nimesid valitsuse jälgimisloendites, kuritegelike andmebaasides ja poliitiliselt mõjutatud isikute andmebaasides.
7
Küsige muu teabe kohta, mida võite oluliseks pidada. Teie RFI peaks puudutama kõike, mida peate teadliku otsuse tegemiseks vajalikuks. Kui kavatsete töötada konkreetse müüjaga, peaksite teadma: kui ettevõte alustasMilline on nende strateegia mis on nende äritegevuse vorm, mis tüüpi kliente müüjal on; müüja finantsstabiilsust; nende tarnetegusid; nende osalust kogukonnas; nende vaidluste lahendamise protsessi
8
Saatke oma RFI igale võimalikule müüjale. Kui teie RFI-d on täidetud, saatke need igale müüja kandidaadile. Koos iga RFI-ga saatke kiire sissejuhatav kiri, milles selgitatakse, et proovite koostada eelistatud hankijate nimekirja. Paluge neil täita RFI ja tagastada see esimesel võimalusel. Andke igale müüjale teada, et nad peaksid julgelt lisama mis tahes muud lisateavet, isegi kui seda pole konkreetselt nõutud, kui nad arvavad, et see aitab teil otsust langetada.
9
Esitage iga vastus. Kui saate täidetud RFI-d, esitage need liigitatud hunnikutesse. Näiteks hoidke kõik tindi- ja toonerimüüjad koos ning kõik väliste kõvaketaste müüjad koos. Andke igale müüjale mõistlikult aega oma RFI-teabe täitmiseks ja tagasi saatmiseks enne ülevaatusprotsessi alustamist.
10
Moodustage ülevaatusmeeskond. Kui on aeg lõpetatud RFI-d üle vaadata, pange nende hindamiseks kokku töötajate meeskond. Koostatud meeskond peaks olema teie ettevõtte mitmekesine läbilõige, et iga osakond oleks esindatud ja saaksite võimalikult palju erinevaid vaatenurki. Kaasake kindlasti finantseksperte ja juriste, et nad saaksid iga RFI-d oma professionaalsest vaatenurgast üle vaadata.
11
Ekraan esialgseks sobitamiseks. Kui teie meeskond on loodud, võtke iganädalaselt aega, et koos maha istuda ja RFI-sid läbi vaadata. Esialgne sõelumisprotsess peaks lihtsalt otsima välja müüjad, kes ei vasta teie vajadustele. Näiteks kui müüja esitab RFI-teate, mis kinnitab, et ta saab pakkuda ainult sülearvuteid, kuid teie ettevõttel pole sülearvuteid vaja, saate need kiiresti loendist välja kriipsutada. Lisaks otsige müüjaid, kes ei sobi teie ettevõtte stiil. Näiteks kui müüja taotleb makset iga 15 päeva tagant, kuid teie ettevõte maksab ainult igakuiste osamaksetena, võite soovida need nimekirjast välja kriipsutada.
12
Otsige tagastatud RFI-des punaseid lippe. Iga järelejäänud RFI sobivus ja kvalifikatsioon tuleks üle vaadata. Iga ülevaataja peaks tegema märkmeid ja jälgima kõiki teatud RFI-des ilmuvaid punaseid lippe. Punased lipud võivad olla kõik, mis annavad arvustajale pausi selle konkreetse müüja kasutamisel teie eelistatud loendis. Kui leiate ühest RFI-st liiga palju punaseid lippe, tuleks see müüja tähelepanuta jätta. RFI-de levinumad punased lipud on järgmised: ebapiisavad finantsressursid, kehvad tulemused, ebaaus maine, varasem tsiviil- või kriminaalvastutus; pettuste ajalugu; tehingud, mis näivad olevat tõesed; ettevõtte struktuurid, millel pole mõtet
13
Viige läbi intervjuud võimalike müüjatega. Kui olete oma võimalike tarnijate loendit vähendanud, võtke igaühega ühendust ja viige läbi teise taseme ülevaatus. Andke igale müüjale teada, et nad on jõudnud ülevaatuse teisele tasemele. Samuti peaksite neile ütlema, et soovite intervjueerida mõnda võtmetöötajat, kellega tõenäoliselt koostööd teeksite, kui nad peaksid teie eelistatud tarnijate nimekirja sattuma. Intervjuude läbiviimisel hoidke alles küsimusi, mis on seotud ärisuhtega, mis teil võib tekkida. Näiteks võite küsida, kuidas töötaja käsitleb saadud tellimusi, kuidas nad arveldavad ja kas neil on kunagi olnud probleeme ettevõtetega, kellega nad varem töötasid.
14
Testige müüja mainet. Lisaks müüja ettevõtte töötajate küsitlemisele küsige küsimusi ka teistelt müüja valdkonnas tegutsevatelt inimestelt. Kui küsitlete neid inimesi, küsige müüja maine ja aususe kohta. Need inimesed annavad teile sageli kõigist kõige ausamat teavet. Siiski olge ettevaatlik, kui esitate müüja konkursile küsimusi. Need inimesed on sageli erapoolikud ega pruugi teile täiesti ausaid vastuseid anda. Proovige kinni pidada nii palju objektiivsest teabest, kui leiate.
15
Tehke saidi külastusi. Kõigi senini jõudnud tarnijate ülevaatuse viimase tasemena saatke taotlus, milles palutakse juurdepääsu nende tegevuskohale. Kasutage seda võimalust protseduuride ülevaatamiseks veendumaks, et nende rajatised on töökorras ja nende töötajad on valmis teie vajadusi täitma. Kohtuge võtmetöötajatega, kellega koos töötate, ja kaaluge, kas müüja sobiks hästi teie ettevõttega.
16
Paluge igal müüjal allkirjastada tingimuste leht. Kui teil on nimekiri hankijatest, kes vastavad teie kvalifikatsioonile ja suudavad pakkuda oma tooteid vastuvõetava hinnaga, saatke igaühele kiri, teatades, et soovite need oma eelistatud hankijate loendisse lisada. Eelistatud hankijate loendisse lisamise eeltingimusena peaks iga tarnija allkirjastama tingimuste lehe. Selles dokumendis kirjeldatakse teie lepingu tingimusi iga üksiku tarnijaga. See peab muu hulgas sisaldama nende toodete hinnakujundust, tellimuste vormistamist, arveldamise toimimist ja vaidluste lahendamise viisi.
17
Looge hankijate loend. Kõik müüjad, kes allkirjastavad teie tingimuste lehele, tuleks seejärel sisestada teie lõplikku eelistatud hankijate loendisse. Otsige Internetist malle, mida saate kasutada. Siiski on eelistatud hankijate loendi sisu olulisem kui selle vorming.
18
Lisage müüja oluline isiklik teave. Teie eelistatud hankijate loend tuleks kategoriseerida osakondade kaupa, nii et iga teie ettevõtte osakond saaks hõlpsasti leida, kellega erinevate tootevajaduste korral ühendust võtta. Iga osakonna pealkirja all peaks olema nimekiri heakskiidetud hankijatest kõigi erinevate toodete jaoks, mida osakond tavaliselt ostab. Igal teie ettevõtte töötajal peaks olema võimalus vaadata eelistatud hankijate loendit ja teha kindlaks: müüja nimi; müüja kontaktteave; tooted, mida igal müüjal on lubatud müüa; iga toote hinnakujundust.
19
Levitage oma nimekiri vajalikele töötajatele. Kui loend on valmis, edastage see neile, kes sellele juurdepääsu vajavad. Selle loendiga võib kaasneda ettevõttesisene memo, milles selgitatakse, mis loend on ja kuidas seda tuleks kasutada.
20
Määrake ülevaatamiseks sisepoliitika. Lisaks eelistatud hankijate loendi loomisele peaksite kehtestama ka eeskirjad selle loendi perioodiliseks ülevaatamiseks. Need nimekirjad tuleb üle vaadata, kuna äri suletakse, hinnad muutuvad ja tekivad probleemid. Teie ettevõte peaks eelistatud hankijate loendi iga nii sageli üle vaatama, et tagada selle ajakohasus ja ettevõtte heaks töötamine. Paljud ettevõtted kontrollivad oma loendeid iga kahe või kolme aasta tagant.
21
Hinnake oma esialgse nimekirja tulemusi. Kui loote oma esialgse eelistatud hankijate loendi, kontrollige oma tulemusi pärast mitu kuud pärast seda, kui olete seda kasutanud. Soovite seda teha, et säästa raha ja kasutada loendit täielikult ära.
22
Arutage hinnamuutusi, kui need tekivad. Müüjad tõstavad sageli hindu aja jooksul. Kui see juhtub, vaadake üle nende koht eelistatud hankijate loendis ja tehke kindlaks, kas teised müüjad võivad teile parema pakkumise teha. Eelistatud tarnijate loendi koostamise suur osa on eelistatud hinnakujunduse saamine. Kui hind ei sobi, ära jätka suhet.
23
Otsige uusi mängijaid. Nii nagu teie loendis olevad vanad müüjad võivad tegevuse lõpetada, tekivad uued müüjad, keda esialgse loendi loomise ajal polnud. Vaadake turg perioodiliselt üle ja otsige uusi müüjaid. Sageli pakuvad uuemad ettevõtted häid pakkumisi, et aidata neil saavutada järjepidevat äri.
24
Vaadake üle passiivsete kontode loend. Üks viimaseid asju, mida saate oma eelistatud hankijate loendi ülevaatamiseks teha, on kontrollida ja näha, kas konkreetseid hankijaid kasutatakse. Mõnel juhul võivad teie ettevõtte teatud osakonnad eelistada ühte loendis olevat müüjat teisele ja see teine müüja ei pruugi teie ettevõttega äri teha. Kui leiate müüja, kes on teie loendis, kuid on passiivne (st ei tee teiega äri), kaaluge tema loendist eemaldamist, et teha ruumi teisele müüjale.