Videokonverentsiruumi peamine kasutusala on selleks, et inimesed saaksid omavahel video- ja heliedastuse kaudu telesuhtlust pidada. Videokonverentskõne erineb videotelefonikõnest, kuna see hõlmab gruppi inimesi, mitte kahte üksikut inimest. Kuna asjaga on seotud palju inimesi, peavad telekommunikatsioonis osalevad inimesed sageli kasutama videokonverentsiruumi. See ruum peab olema sobivalt kujundatud ja seadistatud, sest nii on koosoleku ajal kõik nähtavad ja kuuldavad. Videokonverentsiruumi seadistamiseks on palju erinevaid viise ning inimeste arv ja koosoleku eesmärk määrab tavaliselt kõige sobivama korralduse.
Kui on piisavalt suur videokonverentsiruum ja tavaliselt vähem kui 15 inimest, saab luua U-kujulise videokonverentsiruumi. Seda tüüpi seadistus sisaldab tavaliselt kolme tabelit, mis kõik on üksteisega ühendatud, moodustades U-kujulise. Inimesed, kellega rühm telesuhtleb, on üldiselt nähtavad U avatud osas asuval teleril või arvutiekraanil. Koosolekul osalejad istuvad laudade väliskülgedel, et saaksid mugavalt vaadata, suhelda ja märkmeid teha.
Videokonverentside puhul, kus osaleb 16 või enam inimest, on suurem osa ajast kõige soodsam korraldada koosolek auditooriumis. Kuigi seda tüüpi seadistus ei võimalda kõigi osalejate vahel palju suhtlemist, saab küsimuste esitamiseks kasutada kuulajaskonna mikrofoni. See seadistus võimaldab kõigil osalejatel hõlpsasti vaadata videoekraani, mis on tavaliselt seatud auditooriumi esiküljele.
Olenemata sellest, mis tüüpi kujundusega videokonverentsiruum on üles seatud, on oluline, et ruumil ei oleks läikivaid pindu ja mis veelgi olulisem – klaasi. Kui toal on aknad, peaksid need katma tumedad rulood. Läikivad pinnad, klaas ja aknad kipuvad peegeldama mitte ainult valgust, vaid ka heli, muutes teisel poolel olevatele inimestele raskeks nägemise ja kuulmise.
On mitmeid teisi näpunäiteid, mis võivad aidata videokonverentsiruumi seadistamisel. Ühest mikrofonist piisab iga kolme videokonverentsil osaleja kohta. Iga kord, kui toimub ühe inimese esitlus, tuleks kasutada reväärimikrofoni. Punast värvi ei tohiks leida üheski sisekujunduses ega videokonverentsiruumides viibivatel inimestel, kuna see põhjustab videol virvendusi. Enamik videokonverentsiruume nõuab ühte kuni kolme kaamerat, kusjuures kõik kaamerad, videoekraanid ja monitorid asetatakse ereda valguse eest eemale.