Veebikonverentsiruum võimaldab teil suhelda sõprade ja kolleegidega suurte vahemaade tagant. Veebikonverentsiruumi seadistamiseks on vaja korralikku arvutivarustust, usaldusväärset Interneti-ühendust ja veebikonverentsi klienti. Samuti ärge unustage järgida õiget veebikonverentsi etiketti.
Interneti-ühendusega arvutiga installige igasse arvutisse veebikonverentsi klient. Kõik osalevad arvutid vajavad stabiilset Interneti-ühendust. See ühendus võib olla kas Wi-Fi või otseliini kaudu. Igal osalejal peab olema veebikonverentsi kliendi konto.
Veebikonverentsi seadistamine nõuab korralikku varustust. Konverentsi jaoks on kasutajatel vaja veebikaameraga arvutit või eraldiseisvat veebikaamerat, mida saab arvutiga ühendada. Veebikonverentsid sarnanevad tavapärastele telefonikõnedele, kuid nendes on üks või kõik osalejad vestlemise ajal üksteist näha. Liikuge kindlasti kohta, kus on piisavalt valgustust, et inimesed saaksid teid näha ilma silmi pingutamata.
Kui veebikonverentsi klient on igasse arvutisse installitud, peavad osalejad looma profiili kasutajanime ja parooliga. Samuti peaksid osalejad lisama üksteist oma vastavatesse telefoniraamatutesse, et hõlbustada isiklikku ühendust. Pärast seda, kui iga inimene on programmi installinud ja oma profiili seadistanud, saab käivitada veebikonverentsiruumi. Klõpsake oma kontaktiloendist konverentsil soovitud kasutajanimede valimiseks. Enamikul programmidel on nupp “Helista”, mis võimaldab kasutajatel hõlpsasti üksteisega ühendust võtta.
Enamik programme võimaldab mitmel kasutajal viibida samal ajal samas veebikonverentsiruumis. Uute tulijate vestlusesse kutsumine on tavaliselt sama lihtne, kui klõpsata nupul „Lisa inimene”. See võimaldab inimeste rühmal veebikonverentsiplatvormi kaudu virtuaalselt kohtuda ja faile koheselt jagada.
Järgige kindlasti veebikonverentsi etiketti. Nii nagu isiklikud vestlused, lubage igal inimesel oma mõtted ja laused lõpetada. Ärge katkestage inimesi, kui nad räägivad. Kui peate mingil põhjusel lahkuma, ärge klõpsake väljumiseks lihtsalt välja, vaid öelge osalejatele viisakalt ja võimalusel teatage, millal tagasi tulete. Kui kõik on konverentskõnega lõpetanud, saate ühenduse hõlpsalt sulgeda, lihtsalt sulgedes kõik avatud aknad ja logides välja veebikonverentsiruumist.