Eesmärgid on iga organisatsiooni jaoks olulised. Olgu tegemist ettevõtte, klubi või mittetulundusühinguga, selged organisatsioonilised eesmärgid annavad töötajatele ja vabatahtlikele konkreetse tulemuse, mille nimel töötada. Nende eesmärkide saavutamine ei ole aga alati lihtne. Paljud organisatsioonid unustavad selle sammu ja selle tulemusena ei suju kõik nii sujuvalt, kui võiks. Olenemata sellest, kas alustate äsja uut rühma või olete juba mõnda aega sellega seotud, võib selgete eesmärkide nimekirja koostamine iga organisatsiooni tõeliselt uuendada. Mõelge suurelt, jagage asjad lahti ja rääkige sellest oma meeskonnaga, et töötada välja eesmärgid, mida saate kõik koos saavutada.
1
Nimetage eesmärk, milleks teie organisatsioon eksisteerib. Konkreetsete eesmärkide üle otsustamine nõuab algusest peale suurelt mõtlemist. Mõelge organisatsioonile, mille osa te olete, ja mõelge, mis on selle eesmärk. Seejärel saate seda eesmärki kasutada konkreetsemate eesmärkide seadmiseks. Näiteks kui juhite mittetulunduslikku toidupanka, on teie eesmärk tõenäoliselt pakkuda toitu teie piirkonna abivajajatele. Kasutage seda oma eesmärkide saavutamiseks. Ettevõttel oleks aga teine eesmärk. Selle eesmärk on teenida raha, pakkudes oma klientidele konkreetset teenust või toodet. Näiteks on õlletehas selleks, et toota oma klientidele kvaliteetset ja maitsvat õlut. See protsess toimib olenemata sellest, kas asutate äsja uut organisatsiooni või kui teil on raskustes väljakujunenud organisatsioon. Alustage alati suurtest ideedest ja minge konkreetsemaks.
2
Esitage parimad tulemused, mida soovite oma organisatsioonilt näha. Oma organisatsiooni eesmärki silmas pidades kaaluge seejärel, milliseid ideaalseid tulemusi soovite oma organisatsioonilt näha. Kuna tegelete ainult ajurünnakuga, võite soovitud tulemustega pisut üle pingutada. Saate need hiljem paremini kättesaadavaks muuta. Mõelge, mis paneks teid tundma, et olete oma missiooni täitnud. Kui juhite toidupanka, võib teie ideaalne tulemus olla nälja kaotamine teie linnas. See on julge tulemus, mida peate võib-olla vähendama, kuid see on hea lähtepunkt, et suunata teie hilisemaid eesmärke. Ettevõtte jaoks on teie ideaalne tulemus tõenäoliselt rohkem kasumile või kasvule orienteeritud. See võib tähendada oma veevärgiteenuse kasvatamist oma maakonna suurimaks torutööde pakkujaks. Teie tulemused ei pea olema nii suurepärased. Kui asutate oma ülikoolilinnakus uut keskkonnaklubi, võib teie ideaalne tulemus olla kogu üliõpilaskonna harimine, et nad hakkaksid kogu aeg taaskasutama. Jällegi, see ei pruugi olla saavutatav tulemus, kuid see aitab teil oma eesmärke arendada.
3
Kaardistage sammud, mida teeksite ideaalse tulemuse saavutamiseks. Teie ideaalne tulemus ei saavuta iseenesest. Siit tulevadki teie eesmärgid. Mõelge igale eesmärgile kui sammule ideaalse tulemuse poole. Seda silmas pidades kaaluge üksikuid samme, mida peaksite selle tulemuse saavutamiseks tegema. Igaüks neist sammudest võib olla teie organisatsiooni eesmärk. Kui moodustasite ülikoolilinnaku klubi ja teie ideaalne tulemus on kogu ülikoolilinnaku keskkonnaalane harimine, on selles mitu eesmärki. Mõned eesmärgid võivad olla teie ülikooli harta saamine, rahaliste vahendite tagamine, liikmeskonna suurendamine ja sponsoreeritud ürituse korraldamine. Igaüks neist on oluline eesmärk. Kui juhite ettevõtet ja teie ideaalne tulemus on müügi kahekordistamine, siis mõelge eesmärkidele, milleni peaksite selle tulemuse saavutamiseks jõudma. Peaksite värbama kvalifitseeritud müügimehi, suurendama reklaamide taset ja tagama taskukohaste toodete allika.
4
Jagage need tulemused lühi-, keskmise- ja pikaajalisteks eesmärkideks. Kõik eesmärgid vajavad ajakava. Mõelge eesmärkidele, mida kaalute, ja sellele, kui kaua nende saavutamine reaalselt aega võtab. Organisatsiooni motivatsiooni hoidmiseks on oluline omada pikaajalisi eesmärke, aga ka lühiajalisi eesmärke, et hoida teid oma ülesannete juures. Üldjuhul kulub lühiajaliste eesmärkide saavutamiseks vähem kui aasta, keskpika perioodi eesmärkide saavutamiseks 1-3 aastat ja pikaajaliste eesmärkide saavutamiseks üle 3 aasta. Kombineerige mõnda neist, et keskenduda oma organisatsioonile. Ettevõtte jaoks võib lühiajaline eesmärk olla teie sotsiaalmeedia reklaamide kohaloleku suurendamine. Keskpika perioodi eesmärk võiks olla investeerida oma müügipersonali koolitusse. Need kaks eesmärki aitavad teil saavutada oma pikemaajalist eesmärki, milleks on teie ettevõtte tulude suurendamine kahe aasta jooksul 50%. Proovige oma loendit tasakaalustada. Näiteks kui teil on 4 pikaajalist eesmärki, kuid ainult 1 lühiajaline eesmärk, siis on teil puudu mõned olulised väiksemad eesmärgid. Suuremate eesmärkide saavutamiseks lisage veel mõned lühi- ja keskmise tähtajaga eesmärgid. Ajaraamid võivad erinevates olukordades muutuda. Ülikoolilinnaku klubi puhul on ajavahemik lühem, kuna liikmed lõpuks lõpetavad. Mõni nädal võib olla lühiajaline, mõni kuu võib olla keskpikk ja 1–2 aastat võib olla pikaajaline. Ettevõtted ja organisatsioonid kirjeldavad lühiajalisi eesmärke tavaliselt taktikalistena ja keskmise või pikaajalisi eesmärke kui strateegiline.
5
Kirjutage oma eesmärkide ideede ligikaudne mustand. Alati on oluline koostada konkreetne nimekiri oma eesmärkidest. See aitab teil visualiseerida, mida proovite teha. Pärast ajurünnakut kirjutage üles mõned eesmärgid, mida kaalute. Seejärel kasutage seda loendit oma eesmärkide kohandamiseks planeerimisetapis. Pidage meeles, et te ei pea veel kirja panema, kuidas te iga eesmärgi saavutate. See on ikkagi ajurünnaku faas. Täpsemat teavet saate mõne sidusrühmaga konsulteerides ja tagasisidet küsides.
6
Planeerige kolleegide või huvirühmadega ajurünnak. Te ei tohiks püüda üksi eesmärke arendada, eriti kui teil on organisatsioonis teisi inimesi. Kui kõik administraatorid ja töötajad mõistavad eesmärke, kulgeb toiming palju sujuvamalt, nii et pärast mõnda ajurünnakut on parem eesmärgiaruteludesse kaasata ka teisi. Planeerige aruteluks kohtumine mõne peamise sidusrühmaga. Eesmärkide saavutamiseks võib kuluda mitu neist seanssidest. Ärge kiirustage protsessi. Kui organisatsioon on suur, ei saa te tõenäoliselt kõiki aruteludesse kaasata. Võiksite proovida seda protsessi pisut tükeldada, kohtudes oma tippjuhtidega ja seejärel laske neil korraldada sarnased kohtumised nende alluvate inimestega. Seejärel saavad nad teile oma leidudest aru anda.
7
Esitage oma ideid kõigile organisatsiooni sidusrühmadele. Tulge koosolekule, olles valmis tegema kiire esitluse prioriteetide ja eesmärkide kohta, mille olete ajurünnak teinud. Kirjutage oma ideed selgelt üles, et kõik saaksid teie seisukohti jälgida. Selgitage, millised eesmärgid teie arvates peaksid olema ja kuidas need täidavad organisatsiooni üldist missiooni. See võib aidata, kui edastate kõigile oma esitluse trükitud koopia. See aitab neil teie ideid jälgida ja mõista. Hoidke esitlus võimalikult lühike. Kui kulutate kogu aja oma ideede selgitamisele, ei jää teil enam aega rühmaga asju arutada.
8
Võtke vastu teiste sidusrühmade ettepanekuid ja tagasisidet. Isegi kui vastutate organisatsiooni eest, on oluline kaasata eesmärgi seadmise protsessi ka teisi. Seejärel tunnevad nad, et neil on eesmärkide saavutamises panus ja nad on motiveeritumad. Kui olete esitluse lõpetanud, avage sõna kommentaaride ja soovituste jaoks. Kuulake tähelepanelikult ja kirjutage üles ideed, mida teie meeskond välja pakub. Mõelge, kuidas need oma üldisesse plaani sobitada. See läheb palju sujuvamalt, kui olete juba loonud pretsedendi, et olete hea kuulaja. Ärge ründage kedagi nende arvamuste pärast ja tänage kõiki panuse eest. Te ei pea kõigi soovitusi vastu võtma. Kuid kuulake kõiki ja tänage neid panuse eest. Mõned inimesed võivad teie ideid kritiseerida. Püüdke seda mitte isiklikult võtta, sest konstruktiivne kriitika võib organisatsiooni juhtimisel suureks abiks olla.
9
Seadke prioriteediks eesmärgid, millega rühm nõustub. Arutelude käigus saab ilmselt selgeks, et rühm pooldab mõnda eesmärki rohkem kui teisi. Parim on seada need eesmärgid prioriteediks, et rühm tunneks end nende saavutamisse rohkem panustatuna. Koostage eesmärkide nimekiri selle põhjal, mida rühm eelistab. Vajadusel proovige eesmärkide üle hääletada. Kirjutage peamised tahvlile ja paluge kõigil järjestada need, mis neile kõige rohkem meeldivad.
10
Kasutage SMART-akronüümi, et suunata teid tõhusate eesmärkide poole. Juhtimises tähistab SMART sõnu spetsiifiline, mõõdetav, saavutatav, asjakohane ja ajapiirang. Kõik need kategooriad on eesmärkide seadmiseks olulised. Pidage seda akronüümi silmas, kui töötate välja eesmärke, et suurendada oma eduvõimalusi. SMART-i suunises on mõned erinevad variandid, kuid kõigil on sarnased nõuanded. Eesmärgid peaksid olema selged, mõõdetavad, võimalikud või saavutatavad, teie organisatsiooni jaoks asjakohased ja neil peab olema lõpp-punkt, et saaksite edu hinnata.
11
Valige eesmärgid, mida saate reaalselt täita. See ei aita teie organisatsiooni, kui valite eesmärgid, mis pole realistlikud. Eesmärkide nimekirja koostades kaaluge ja arutage, kas eesmärgid on saavutatavad või mitte. Seadke prioriteediks need, mida teate, et suudate saavutada, et teie organisatsioon toimiks sujuvalt. See võib olla grupi- või üksikprotsess. Kui te pole kindel, kas teatud eesmärgid on võimalikud või mitte, arutage neid kindlasti rühmas. Teised võivad kaaluda ja teile teada anda, kui olete ebarealistlik. Võite öelda, et soovite, et teie klubi veenaks USA valitsust oma keskkonnapoliitikat muutma, kuid see pole tõenäoline. Parem on mõelda esialgu väiksemale tasemele, näiteks panna kohalik omavalitsus reostunud järve puhastama. Mõned eesmärgid võivad olla saavutatavad, kuid mitte teie seatud aja jooksul. Näiteks kui soovite kahe kuu jooksul müüki kahekordistada, pole see tõenäoliselt teostatav. Siiski on see võimalik 18 kuu jooksul. Kohandage oma ajakava, et muuta see eesmärk realistlikumaks.
12
Planeerige, kuidas te oma eesmärke mõõdate ja hindate. Teil on vaja mõõdetavaid eesmärke, et saaksite oma edusamme jälgida. Kui seate eesmärgi, arutlege kindlasti läbi ja otsustage, kuidas seda mõõta. See võib hõlmata arvutustabelite andmete koostamist, uuringute läbiviimist, liikmete loendamist ja muid teabe kvantifitseerimise meetodeid. Leppige sellega varakult, et teil oleks plaan paigas, kui saabub aeg edusammude mõõtmiseks. Pidage oma eesmärkide mõõtmiseks hoolikalt arvestust. Ükskõik, kas proovite suurendada klubi liikmeskonda või saada rohkem tulu, peate oma edusammude hindamiseks koguma andmeid. Kui te ei ole statistikaga hea, oleks kasulik värvata keegi, kes seda teeb. Nad võivad anda teile kõige selgema vastuse selle kohta, kui hästi te arenete.
13
Jagage eesmärk verstapostideks, et hoida organisatsiooni õigel teel. Verstapostid on väikesed sammud, mida teete eesmärkide saavutamiseks. Eesmärgi jagamine verstapostideks aitab teil jälgida oma edusamme ja mõõta, kui lähedal olete selle eesmärgi saavutamisele. Tehke koostööd teistega, et teha kindlaks, milliseid konkreetseid verstaposte peate oma eesmärgi saavutamiseks saavutama. Kui teie pikaajaline eesmärk on saada teie linna parimaks õlletehaseks, võivad mõned verstapostid olla rahastamise tagamine, füüsilise asukoha avamine, jaotus lepingud ja pudelite kujunduste kinnitamine. Verstapostid töötavad ka lühiajaliste eesmärkide saavutamiseks. Kui soovite järgmiseks kuuks suurendada oma ettevõtte kohalolekut sotsiaalmeedias, oleks teie verstapostideks meeskonna värbamine, eelarve määramine ja reklaamide kujunduste kinnitamine. Kui saavutate verstapostid, tähistage seda! Teie ja teie kolleegid olete selleni jõudmiseks palju vaeva näinud. Väike tähistamine, kui saavutate verstapostid, hoiab kõiki motiveeritud jätkama.
14
Valige oma eesmärgi lõpu- või hindamiskuupäev. Kõigil eesmärkidel peaks olema lõppkuupäev, et saaksite aru saada, kas olete edukas või mitte. Määrake oma edusammude mõõtmiseks kuupäev ja pidage sellest kinni. Nii saate kogu protsessi jooksul hinnata, mida tegite õigesti või valesti. Ülikoolilinnaku klubi võib seada eesmärgiks suurendada semestri lõpuks oma liikmeskonda 50%. Plaanige oma liikmelisus semestri viimasel päeval loendada, et näha, kas olete edukas. Ettevõtte jaoks võib teie eesmärk olla müügipersonali ümberkoolitamine, et nad saaksid tehinguid sõlmida tõhusamalt. Võite teha küsitluse enne koolitust ja seejärel 6 nädalat hiljem uue küsitluse, et näha, kas nende teadmised on kasvanud. Samuti on kasulik aeg-ajalt enne lõppkuupäeva oma edusamme vaadata. Kui soovite 6 kuu jooksul oma ettevõtte sotsiaalmeedia kaasatust kahekordistada, kontrollige iga kuu oma edusamme ja vajadusel kohandage oma lähenemisviisi.
15
Hinda oma eesmärke iga paari kuu tagant ümber. Ärge kohtlege oma eesmärke kui liikumatuid või kivisse raiutud eesmärke. Maailm muutub, seega võivad muutuda ka teie eesmärgid. Planeerige kordushindamine iga paari kuu tagant ja tehke vajalikud muudatused, kui teie eelmised eesmärgid olid täidetud või need ei õnnestu. Võite mõista, et olite mõne eesmärgi suhtes liiga konservatiivne. Kui soovite oma grupi liikmeskonda 20% suurendada, kuna see kasvab pidevalt 50%, siis seadke kõrgem eesmärk. Ärge kartke hüljata eesmärke, mis ei tööta. Võib-olla tahtsite oma ettevõtte logo ümber kujundada, kuid mõistate, et tarbijad eelistavad teie algset logo. Võite muudatused tühistada ja säilitada algne.
16
Eemaldage oma eesmärgist igasugune tehniline keel või kõnepruuk. Eesmärgid peaksid olema kõigile kergesti arusaadavad, eriti organisatsioonis osalevatele inimestele. Kui nad saavad eesmärkidest selgelt aru, saavad nad nende poole tõhusamalt töötada. Pärast eesmärkide loendi koostamist muutke sõnastust hoolikalt. Kõrvaldage žargoon ja tehnilised terminid, mis muudavad eesmärkide järgimise raskemaks. Esitage igaüks neist võimalikult lihtsalt. Selle asemel, et öelda: “Soovime, et meie sotsiaalmeedia investeeringutasuvus ja PPC paraneksid teiseks kvartaliks”, on selgem öelda: “Tahame teise kvartali lõpuks oma sotsiaalmeedia lehtedel rohkem seotust ja klikke veerand.â€
17
Esitage eesmärk nii täpselt kui võimalik. Ebaselged või mittespetsiifilised eesmärgid tekitavad segadust ja sidusrühmad ei tea täpselt, mille nimel nad töötavad. Märkige alati iga eesmärk konkreetselt, sealhulgas see, mida soovite saavutada ja mis kuupäevaks. Nii teavad kõik, mida nad püüavad saavutada. Näiteks ärge öelge: “Soovime oma liikmeskonda suurendada.” See on ebamäärane. Selle asemel öelge: “Tahame juuniks saada 100 uut liiget. 1. Teine ebamäärane eesmärk ettevõtte jaoks on “Tahame parandada meeleolu oma töökohal.” See on hea idee, kuid mitte piisavalt konkreetne, et seda ilma täpsemate üksikasjadeta saavutada. Võite teha selle: “Tahame korraldada kord kuus meeskonna loomise harjutusi ja kehtestada juhuslik reedene poliitika, et parandada töötajate moraali.” Samuti on raske mõõta ebamääraseid eesmärke. Kui teie eesmärgid pole selged, on raske öelda, kas teie organisatsioon on edukas või mitte.
18
Jagage eesmärgid kõigile organisatsioonis osalejatele. Igaüks organisatsioonis peaks teadma eesmärke, mitte ainult juhid. Isegi madalaima taseme töötajad aitavad organisatsioonil eesmärke saavutada, seega peaksid nad teadma, mis need eesmärgid on. Kui otsustate eesmärkide üle, saatke kõigile organisatsiooni liikmetele massmeil või jaotusmaterjal koos täieliku loendiga. Kui teil on asukoht, võib abiks olla ka eesmärkide kinnitamine, et kõik saaksid näha. Neile tuletatakse alati meelde, millised on rühma eesmärgid. Olge avatud ka kõigi eesmärkide kohta kommentaaridele. See, et keegi on madalama tasemega töötaja, ei tähenda, et tal poleks häid ideid.