On palju olukordi, kus võite leida end kirjutamas kirja mitmele adressaadile. Võimalik, et saadate suurele perele jõulukirja või pulmakutse. Võimalik, et saadate kaaskirja tööle, kus on mitu värbamisjuhti. Igal juhul on teil kirja mitmele adressaadile adresseerimiseks mitu võimalust.
1
Kirjutage päis. Ärikirjade vasakus ülanurgas on päis. See on ühe vahega loend teabest ettevõtte ja kirja saajate kohta. Kui adresseerite ärikirja mitmele adressaadile, peate siiski lisama päise. Kirja paremasse ülanurka peaksite kõigepealt kirjutama adressaatide nimed. Vajadusel kirjutage nimed ametlike pealkirjadega (nt dr Nora Woods) ja eraldage nimed komadega (nt dr Nora Woods, dr Mark Brook). Seejärel kirjutage järgmisele reale ettevõtte nimi (st Penbrook Medical Associates) ja kirjutage järgmisele reale ettevõtte aadress. Viimasele reale kirjutage linn, osariigi lühend ja sihtnumber.
2
Võimaluse korral pöörduge kõigi nimede poole. Ärikirja tervitusse võib olla võimalik lisada kõik nimed. Võite kasutada tervituseks “Kallis” ja pöörduda kõigi adressaatide poole. Ärikirjas lõpetate tervituse pigem kooloniga kui komaga. Näiteks “Kallis. Dr. Nora Woods ja dr Mark Brook:”.
3
Kaasake koopia. Siiski võite kirjutada kirja paljudele, paljudele adressaatidele. Sel juhul saate kirja allossa lisada koopia. Koopia ehk koopia annab teistele teada, kes veel kirja saab. Saate lisada koopia kuhugi oma allkirja alla. Koopiale märgitakse tavaliselt sõnad “cc” või “copies to”, millele järgneb tavaliselt koolon.Mitu adressaati on loetletud nende täisnimede ja tähestikulises järjekorras. Näiteks “cc: Dr. Mark Brook, Dr. Nora Woods.” Kui adressaadid on teisest ettevõttest, on oluline lisada selle ettevõtte nimi nimede järel sulgudesse. Näiteks “cc: Dr. Mark Brooks (Penbrook Medical Associates), dr Nora Woods (Shepherdi meditsiinihaigla). Pidage meeles, et termin “koopia” tähendab, et kirjast levib koopiaid. Peaksite veenduma, et , kui kasutate koopiat, saavad kõik loetletud osapooled kirjast oma koopia. Ärge kasutage koopiat, kui saadate kirja ainult ühele isikule.
4
Kasutage mitteametlikku sõna ainult teatud juhtudel. Harvadel juhtudel võite saata ärikirja tervele kontorile või väga suurele rühmale. Ainult sel juhul on kirja adresseerimiseks kohane kasutada mitteametlikku sõna. Näiteks kui saadate massimeili kogu oma ettevõttele, võite kirjutada näiteks “Kallid kolleegid” või “Kallid kolleegid”, kui teie ettevõttes on üle 10 inimese. Pidage meeles, et nimi on alati parem hankida.
5
Kaaluge formaalsust. Formaalsus muudab kirja adresseerimisel suure tähtsuse. Ametliku kutse, näiteks pulmakutse väljasaatmisel on kombeks kasutada pealkirju nagu “Härra”. ja “Proua.” Seda ka kaaskirjade väljasaatmise puhul. Kui aga saadate lähedasele sõbrale või pereliikmele juhusliku kirja, pole formaalsusel vähem tähtsust. On asjakohane kasutada lihtsalt eesnimesid, mis võib tegelikult olla lihtsam, kui pöördute mitme adressaadi poole. Näiteks on tülikam kirjutada “Kallis härra Silas Kingsley ja härra James Knight” kui lihtsalt “Kallis Silas ja James”.
6
Erilist tähelepanu pöörama abielupaaridele. Kui adresseerite kirja mitmele adressaadile, kirjutate sageli abielupaarile. Tehke enne tähtaega veidi uurimistööd. Vaadake, kas paaril on sama perekonnanimi või mitte, ja pöörduge nende poole ametlikus kirjas sobiva pealkirjaga. See, kelle nimi on esimene, on mõnevõrra subjektiivne, kuid mõned etiketireeglid väidavad, et kellelgi on kõrge tiitel, näiteks arst. , nende nimi peaks olema esikohal. Näiteks kui kirjutate abikaasale ja naisel on doktorikraad, siis kirjutaksite: “Kallis dr Jacobs ja hr Jacobs.” Võite ka kirjutada: “Kallis doktor ja härra Jacobs.” Kui kellelgi pole ametlikku tiitlit peale “Hr.” või “proua”, võite lihtsalt kirjutada “Kallis härra ja proua Jacobs” või “kallis härra Jacobs ja proua Jacobs”. See sõltub suuresti teie eelistustest. Võite proovida ka midagi sellist nagu “Kallis Oliver ja Marie Jacobs”. Samuti saate muuta nimede järjekorda. Ametlikud etiketireeglid seavad tavaliselt esikohale mehe nime, kuid see on suures osas vananenud tava ja mõned inimesed võivad isegi solvuda. Kui paaril on erinevad perekonnanimed, siis tunnistage seda tervituses. Näiteks “Lugupeetud härra Jacobs ja pr. Elliot” või “kallis hr. Oliver Jacobs ja pr. Marie Elliot.” Kui see on mitteametlik kiri, jätke asjad lihtsaks. Võite lihtsalt kirjutada “Kallis Marie ja Oliver” või “Kallis Oliver ja Marie”.
7
Vajadusel käsitlege perekonda ühe üksusena. Kui kirjutate perele kirja, kaaluge nende adresseerimist ühe üksusena. Näiteks võite proovida midagi sellist nagu “Kallis Donahue perekond”. Seda tervitusavaldust kasutatakse sageli pühadekaartidel. Võite proovida lisada ka paar nime, kuid mitte kõiki nimesid. Kui teate näiteks paari, kellel on palju lapsi, võite proovida midagi sellist nagu “Kallis Katie, James ja perekond.” Väiksemate perede jaoks võib kõigi nimede lisamine olla meeldiv puudutus. Kui see pole liiga tülikas, proovige lisada igaühe nimi. Näiteks “Kallis Katie, James, Harper ja Brayden”.
8
Kasutage viimase abinõuna mitteametlikku sõna. Mõnel juhul ei pruugi te täpselt teada, kelle poole te pöördute. Kuigi nimi on alati ideaalne, võite kasutada mitteametlikke sõnu, kui see pole võimalik. Kui saadate kaaskirja suurele kirjandusajakirjale, võite kirjutada “Lugupeetud toimetajad”, kui esildistega tegelevad viis või kuus toimetajat. Kui olete ülemus ja saadate kõigile oma töötajatele kirja, on mõnikord asjakohane selline tekst nagu “Kallid töötajad”. Pidage meeles, et alati on parem endale nimi hankida. Kasutage seda lähenemisviisi ainult viimase abinõuna, kui te ei leia konkreetset nime.
9
Adresseerige ärikiri. Ärikirja kirjutaksite nime, seejärel ettevõtte nime, seejärel tarneaadressi ja viimasena linna, osariigi ja sihtnumbri. Ärikirjas kirjutage esimese inimese nimi, seejärel koma, seejärel koma järele tema ametinimetus ettevõttes. Kirjutage uuele reale järgmise inimese nimi, ametinimetus ja nii edasi.
10
Võimalusel lisage kõik nimed. Kui saadate kirja ühele aadressile, proovige lisada kõik nimed. Ametlikus kirjas on kõige parem lisada kõigi saajate täisnimed ja ametinimetused. See ei ole aga alati võimalik. See sõltub ümbriku suurusest ja teie käekirjast. Kui oskate kirjutada väikeselt ja korralikult või töötate suurema ümbrikuga, on tõenäoliselt võimalik lisada kõik nimed. Näiteks võite saaja nimeks kirjutada näiteks “Hr Oliver Jacobs ja proua Marie Jacobs”. Kui teil on vähe ruumi, võite proovida midagi sellist nagu “härra ja proua Jacobs”. Veenduge, et pealkirjad oleksid õiged. Näiteks kui Oliver Jacobsil on doktorikraad, kirjutage midagi sellist nagu “Dr. Oliver Jacobs ja proua Marie Jacobs”. Või “Dr. ja Mrs. Jacobs”. Mitteametlike kirjade puhul ärge muretsege nii palju tiitlite pärast. Kirjutage lihtsalt midagi sellist nagu “Oliver ja Marie Jacobs” või “Marie ja Oliver Jacobs”.
11
Proovige nimetada perekonda kui üksust. Kui saadate välja jõulukaardi, on tavaliselt asjakohane kirjutada perekond ühtse üksusena. Ümbrikule saate kirjutada “Perekond Jones”. Niikaua kui teil on õige aadress, peaks postikandja suutma selle välja mõelda.
12
Saatke kiri vastavale asutusele. Kui saadate kirja suuremale asutusele, peaksite tavaliselt üles kirjutama selle asutuse nime. Toetuste, stipendiumide ja muu sellise taotlemisel on teie taotlusel tavaliselt juhised, mis selgitavad, kuidas ümbrikut adresseerida. Tavaliselt kirjutaksite midagi sellist nagu “Browni ülikooli vastuvõtubüroo”. Kirjandusajakirjale esildisi saatmisel peaks ajakirja veebisait andma teavet selle kohta, kuidas ümbrikut adresseerida.
13
Hoiduge abielupaari nimetamisest mehe nimega. Mõned väga aegunud etiketireeglid soovitavad abielupaari poole pöördudes naise nime välja jätta. Te pöörduksite paari poole umbes nii: “Härra ja proua Oliver Jacobs.” Kuigi see oli kunagi eelistatud meetod abielupaari poole pöördumiseks, peetakse seda tänapäevaste standardite kohaselt aegunuks. Paljud naised peavad seksistlikuks oma nimede kirjast väljajätmist. Peaksite olema ettevaatlik ja vältige kirja või ümbriku adresseerimisel naise nime väljajätmist.
14
Vältige kaaskirjades selliseid asju nagu “Kellele see võib puudutada”. Paljud inimesed alustavad kaaskirju sõnadega “Kellele see võib puudutada”. Saate seda teha, kui leiate värbamisjuhi jaoks mitu nime. Siiski on alati parem kasutada ühte või kahte nime. “Kellele see võib puudutada” kirjutamine annab mõista, et te ei teinud oma uurimistööd. Tavaliselt saate ettevõtte värbamisjuhi välja selgitada nende veebisaiti sirvides. Kui te ei leia juhtide palkamise kohta teavet, kasutage kaaskirja adresseerimiseks konkreetset sõna. Näiteks “Lugupeetud palkamise juhid” või midagi sellist, nagu “Lugupeetud Hiltoni hotelli töötajad”.
15
Veenduge, et pealkirjad oleksid õiged. Kui pöördute mitmele adressaadile, veenduge, et kõik pealkirjad oleksid õiged. Tea, kas kellelgi on doktorikraad, ja nimetage teda “Dr. Kui keegi on preester, kontrollige, kas tema poole pöördutakse tavaliselt kui “Rev”. Kirja väljasaatmisel soovite veenduda, et austate kõigi tiitleid.