Hästi kirjutatud kiri võib veenda kedagi teie seisukohta omaks võtma või andma teile seda, mida soovite. Võite kirjutada kirja valitud esindajatele, kolledžite või ülikoolide presidentidele või vaimulike liikmetele. Tähtsale inimesele kirja kirjutamisel on oluline kasutada õiget vormingut ning säilitada ühtne ja professionaalne toon. Toetage oma argumente tõenditega ja käsitlege kõiki tugevaid vastuargumente. Peaksite alati säilitama kirja koopia ja taotlema selle saatmisel kviitungit.
1
Selgitage, miks te kirjutate. Peaksite oma kirja esimeses lõigus välja selgitama, miks te kirjutate. Kui te seda kohe ei tee, võib adressaat olla segaduses ja jätta teie kirja kõrvale. Ärge unustage asuda kohe asja juurde. Näiteks võite kirjutada: “Ma kirjutan, et paluda teil hääletada “ei” tulevasele senati seaduseelnõule, mis lubab puurimist Arctic National Wildlife Refuge’is. Usun, et puurimine põhjustab tõsist kahju. keskkonnale.â€
2
Toetage oma väidet. Üldjuhul saadad tõenäoliselt mõnele tähtsale inimesele kirja, kuna soovid tema meelt millegi suhtes muuta. Seetõttu peate andma neile põhjuse, et näha probleemi nii, nagu teie seda näete. See võib tähendada, et peate veidi uurima. Vaadake raamatuid või artikleid nime järgi. Tooge oma väite toetuseks fakte, statistikat või anekdoote. Kui tuginete isiklikule tähelepanekule, lisage peamised üksikasjad kes, mis, kus, millal jne. Kui teil on oma seisukoha jaoks rohkem kui üks põhjus, siis kirjeldage neid eraldi lõikudes. Seda tüüpi korraldus hõlbustab lugejal teksti jälgimist. Kui te ei kirjuta kirja vaidlemiseks, lisage lihtsalt suurem osa teabest, mida soovite kirja sisusse edastada.
3
Suunake lugeja täiendavale tugiteabele. Pea meeles, et kirjutad kirja, mitte magistritööd. Seetõttu võiksite suunata lugeja sellesse suunda, kust ta leiab rohkem väljatöötatud argumente. Näiteks võite lisada aadressi veebisaidile, kust adressaat leiab lisateavet. Võite mainida ka raamatute nimesid. või selleteemalisi artikleid.
4
Pöörduge vastuargumentide poole. Eriti tõhus on mainida levinud vastuargumente ja seejärel need ümber lükata. Mainige ainult tugevamaid vastuargumente, kuid esitage põhjus, miks lugeja ei peaks neile argumentidele liiga palju kaaluma. Näiteks võite väita, et vastuargument põhineb vigastel andmetel. Võite kirjutada midagi sellist: “Arktika puurimise toetajad väidavad, et maapinna all on palju naftat. Uuemad andmed on aga seadnud need väited kahtluse alla.” Teise võimalusena võite väita, et vastuargument on ekslik. Näiteks võite kirjutada: “Arktika säilitamine ei too kaasa kõrgemaid naftakulusid. Tegelikult võivad Texase ja Oklahoma uuemad kaevud selle erinevuse korvata
5
Kasutage sobivat tooni. Sa edastad olulist teavet tooniga. Tooni on raske määratleda, kuid te kuulete tooni, kui inimesed räägivad. Keegi võib öelda: “See on hullumeelne – humoorikas või hirmuäratavas toonis. Toon on olemas ka siis, kui me kirjutame. Tahad säilitada professionaalset tooni, kui pöördute kellegi tähtsa poole. Vältige kontraktsioonide kasutamist, mis on liiga juhuslikud. Kirjutage “I olen… asemel “olen.Ärge kasutage slängi ega žargooni. Kirjutage “Ma olin häiritud” asemel “Ma ehmatasin”. Olge viisakas ja lugupidav. Ärge solvake kedagi ega nimetage neid nimedeks. See võib olla keeruline, eriti kui kirjutate kirja sellepärast, et soovite vaielda.
6
Kirjutage aktiivse häälega. Teie laused peaksid olema võimalikult jõulised. Vastavalt sellele kirjutage aktiivse häälega. Aktiivsed laused on selgemad ja tavaliselt lihtsamad kui passiivsed häällaused. Võrrelge järgmist: Passiivne hääl: “See küsimus otsustati juba kümme aastat tagasi.” Selles lauses otsustas keegi selle küsimuse, kuid te ei tea, kes. Aktiivne hääl: “Kongress otsustas selle küsimuse kümme aastat tagasi.†Aktiivse häälelausega teate täpselt, kes on teema.
7
Vaadake kiri üle. Pärast mustandi tippimist peaksite püüdma tähte võimalikult tihendada. Eemaldage kõik mittevajalikud sõnad ja laused. Lihtsustage keerulisi lauseid või ideid ja vajadusel korraldage lõiked ümber.
8
Lugege oma kiri läbi. Kirjavead, väljalangenud sõnad ja grammatilised vead vähendavad teie kirja kvaliteeti. Seetõttu soovite oma kirja üle vaadata ja veenduda, et olete selle õigesti kirjutanud. Lugege seda tagurpidi. Alustage viimasest lausest, seejärel lugege sellele eelnevat. Tagurpidi lugedes ei näe te ette, mida kavatsesite öelda. Selle asemel keskendute lehel olevatele sõnadele.Lugege see ette. Võite kuulda viga, mille eest teie silmad läikima lähevad. Ärge lootke ainult õigekirja- või grammatikakontrollile. Palju vigu libiseb mööda.
9
Paluge kellelgi teisel kiri lugeda. Toon on nii oluline, et kirja peaks lugema teine inimene, et veenduda, et te pole liiga ebaviisakas, vihane või mitteametlik. Siiski peaksite laskma neil seda lugeda ja jagada oma muljeid sisu kohta. Kas teie väide veenis neid? Kas nad ei olnud veenvad?Milline muu teave aitaks neid veenda? Kas tundsite end professionaalse ja usaldusväärsena?
10
Seadistage oma tekstitöötlusdokument. Peaksite oma kirja tippima ning valima fondi stiili ja suuruse, mis on enamiku inimeste jaoks mugav. Üldiselt töötab Arial või Times New Roman 12 point. Kui loote kirja e-posti jaoks, peaksite siiski kasutama standardset fonti. Vältige värve või kõike, mida on raske lugeda. Seadistage kõikidele külgedele ka ühetollised veerised.
11
Lisage oma aadress. Peaksite vasakus ülanurgas lisama oma aadressi, kuid mitte oma nime. Kasutage plokkvormingut, nii et ärge tehke taanet. Kogu teave peab vastama vasakpoolsele veerisele. Kui kasutate kirjaplanki, ei pea te oma aadressi lisama.
12
Lisage kuupäev. Jätke rida vahele ja lisage seejärel kirja kirjutamise kuupäev. Kui kirjutasite kirja mitme päeva jooksul, lisage ainult kirja lõpetamise kuupäev. Sisestage kuupäev selle riigi vormingus, kus adressaat elab.USA-s on kuupäev järgmine: “12. veebruar 2017”. Teistes riikides kuvatakse kuupäev järgmiselt: “12. veebruar 2017.â€
13
Lisage adressaadi teave. Jätke teine rida vahele ja lisage adressaadi aadress. Peaksite lisama nende nime ja aadressi. Pidage meeles, et teave tuleb hoida vasakpoolse veerisega reas.
14
Sisestage oma tervitus. See on teie tervitus. Tervitused on tavaliselt samad. Kirjutate “Kallis” ja seejärel nime, millele järgneb koolon. Näiteks kasutage järgmist: Kui teate saaja perekonnanime, kirjutage “Kallis härra Jones:” Kui teate, et naine on abielus, saate kasutage “Proua” nagu jaotises “Kallis proua Johnson: “Kui naine on vallaline või kui te ei tea, kas ta on abielus, kirjutage “Kallis proua Johnson: kui te seda ei tee Kui teate, kas see isik on mees või naine, võite kirjutada “Lugupeetud härra või proua! Kui isikul on tiitel, võite kasutada tiitlit: “Lugupeetud senaator Collins:” või “Lugupeetud dr Smith! â€
15
Öelge saajale, kuidas teiega ühendust võtta. Enne kirja lõpetamist peaksite tänama adressaati tema aja eest ja selgitama, kuidas ta võib teieni küsimuste korral jõuda. Võimaluse korral esitage telefoninumber ja e-posti aadress. Näiteks võite kirjutada: “Täname teid aja eest. Tean, et olete väga hõivatud, kuid tunnen seda teemat kirglikult. Vastan hea meelega kõikidele teie küsimustele. Minuga võib ühendust võtta numbril 555-5555 või meili teel aadressil abczy122@gmail.com.â€
16
Sisestage oma sulgur. Peate kirja sulgema. Tippige “Lugupidamisega” ja jätke enne oma nime sisestamist mitu rida alla. Allkirjastate tähe vahepealses tühimikus. Allkirjastage kiri kindlasti viltpliiatsiga või muu pliiatsiga, mis annab sujuva , pidev allkiri.
17
Märkige kõik korpused. Võite oma kirjale lisada brošüüri, artikli või muud tõendavad dokumendid. Peaksite sisestama “Encl.:†või “Enclosures:†ja seejärel kirjeldage lühidalt, mida olete lisanud. Näiteks võite sisestada “2 Enclosures: article, letter.†See tähendab, et kaasate artiklit ja veel üks kiri oma kirjaga.Ideaaljuhul oleksite pidanud mainima lisasid kirja mujal. Soovite, et adressaat saaks kohe aru, miks te need lisasite.
18
Lisage täiendavate adressaatide nimed. Võite saata oma kirja koopiad teistele inimestele. Peaksite seda märkima oma korpuste all. Tippige ümbriste alla “cc:â€. See tähistab “viisakuskoopia”. Võite lisada isiku nime ja ametinimetuse, näiteks “cc: James Roberts, ülikooli presidendi assistent.” Kui olete koopia saatmiseks rohkem kui ühele inimesele, seejärel joondage teiste adressaatide nimed esimese alla. Te ei pea lisama teist “cc.â€
19
Saada kiri postiga. Kui soovite kinnitust kirja kättesaamise kohta, võite selle postitada kinnitatud postiga, nõuda tagastuskviitungit (USA-s). Ühendkuningriigis võite saata kirja Royal Mail Signed For. Hoidke kirja koopia alati enda jaoks alles .