ATTN on sõna “tähelepanu” lühike vorm ja seda kasutatakse tavaliselt e-kirjades ja kirjalikus kirjavahetuses, et näidata soovitud adressaati. Parim viis ATTN-i kasutamiseks meilivahetuses on lisada see teemareale. Nii on see selge kellele sõnum on mõeldud ja on tõenäolisem, et teie meili loeb õige adressaat.
1
Alustage teemarida tähega ATTN. Mõnel juhul, näiteks tööavaldusel, võib teil olla ainult ettevõtte üldine e-posti aadress, kuid soovite võita konkreetse inimese või osakonna tähelepanu. Parim viis seda teha on kirjutada teemareale “ATTN: John Smith”. Kui te ei tea ühtegi nime, võite kirjutada “ATTN: palkamisjuht” või “ATTN: turundusosakond. â€
2
Lisage teemareale muu asjakohane teave. Lisaks konkreetse inimese või inimrühma tähelepanu võitmisele peaksite lisama ka mõned olulised üksikasjad oma meili sisu kohta. See muudab selle asjakohasemaks ning tõenäoliselt avatakse ja loetakse seda kiiremini. Näiteks võite öelda “ATTN: John Smith re: Content Marking Position.â€
3
Kui teemarida on täis, alustage meili tekstiga ATTN. Samuti võite lisada ATTN-sõnumi meili sisusse või lisatud dokumenti. Nii annate endiselt teada, kellele kiri on mõeldud ja saate teemarida kasutada ainult meili eesmärgi näitamiseks. See võib olla vajalik, kui vastate meilile ja teemarida on juba loodud. Näiteks võite alustada meili sisu, öeldes “ATTN: Sandeep Kumar”.Võite lisada ATTN-indikaatori mõlemasse meili teemarida ja sisu.
4
Kasutage ATTN-i, kui teil pole soovitud adressaadi e-posti aadressi. Kui te ei tea selle isiku või osakonna otsest e-posti aadressi, kellega soovite ühendust võtta, võite saata meili ettevõtte veebisaidil esitatud kontaktaadressile. Seejärel peaksite ATTN-i abil teemareale märkima, kellele sõnum suunata.
5
Kaasake sisekommunikatsioonile ATTN. Kasutage ATTN-i, kui kirjutate sisemist memo, mis võib olla asjakohane paljudele teie osakonnas või rühmas olevatele inimestele, kuid nõuab ühe või kahe inimese otsest tähelepanu. Nii hoiate endiselt kõiki kursis, kuid seate prioriteediks ka selle, kellega sõnum otse kõneleb. Võite kirjutada “ATTN: Mary Smith re: müügieesmärgid”, kuid saata sõnumi kogu müügimeeskonnale.
6
Märkige, et teie e-post on oluline, kasutades ATTN-i. Samuti võite näidata, et midagi vajab kohest tähelepanu, kasutades teemareal akronüümi ATTN. Näiteks võite kirjutada “Palgaarvestuse väljavõtted nõuavad kiiret ATTN-i.â€
7
Kaasake teemarida. Meili saatmisel on väga oluline lisada alati teemarea. See on võimalus muuta oma e-kiri silmapaistvaks ja esitada ka mõningaid üksikasju meili sisu kohta. Meil, mis ei sisalda teemarida, on tõenäolisem, et see kustutatakse või kaob postkasti või ärritab see adressaati, sest ta on sunnitud meili avama, et teada saada, millega tegu.
8
Hoidke teemarida lühike. Enamiku e-posti postkastide teemareal kuvatakse ainult umbes 60 tähemärki ja mobiiltelefonis kuvatakse ainult umbes 25–30 tähemärki. Seetõttu peaksite hoidma teemarea lühikesena ja kirjutama esmalt kõige olulisem teave. Lühivormid, nagu “ATTN” ja “RE”, muudavad teemareale lisateabe lisamise lihtsamaks.
9
Kirjutage midagi meeldejäävat. Postkastid on sageli rämpsposti ja reklaammaterjalidega üle ujutatud ning paljud inimesed kustutavad e-kirjad enne nende avamist. Kui saadate meili kellelegi, keda te otseselt ei tunne, on oluline, et teie e-kiri paistaks silma. Saate adressaatide tähelepanu köita, kirjutades meeldejääva ja loomingulise teemarea. Võite kirjutada “Ma ei taha sinult midagi”, kui pöördute kellegi poole, keda imetlete, kuid pole kunagi isiklikult kohtunud. Näiteks võib see olla lemmikautor või keegi, keda oma tööstuses ootate. Teise võimalusena võite öelda “teenige rohkem raha, laiendades oma kliendibaasi.” See oleks kasulik, kui soovite luua ärisidemeid ja soovite, et teie meilid avataks .
10
Lisage olulised üksikasjad. On väga oluline, et lisaksite alati olulise teabe e-kirja sisu kohta. Kui kirjutate koostööpartnerile projekti kohta meili, lisage teemareale kindlasti projekti pealkiri. Nii saab teie töökaaslane teada, millest jutt käib, ja saab seda vajaduse korral tähtsuse järjekorda seada. Võite ka öelda midagi sellist nagu “vajalik vastus”. See muudab teie meili tõenäoliselt prioriteetsemaks. Teise võimalusena kirjutage “kiirküsimus uuesti”. : lõunasöök pälvib tõenäoliselt tähelepanu, sest see näitab, et sellele on lihtne vastus.