Tarkvara teenusena (SaaS) tegutsev ettevõte müüb ettevõtetele ja organisatsioonidele juurdepääsu mitmesugustele tarkvaraprogrammidele. See infotehnoloogiateenuste osutamise meetod on pidevalt populaarsust kogunud, kuna on vähenenud vajadus investeeringute järele infrastruktuuri, riistvarasse või pühendunud arvutitugi. SaaS-i tarnijate vahel valiku tegemisel tuleb arvestada nelja punktiga: teenusetaseme leping, süsteemi funktsionaalsus, saadavuse kellaajad ja hind.
SaaS-i tarnijatelt saadaolevate teenuste dollariväärtus ja ulatus ületavad tavaliselt standardse ostutellimuse piirmäärasid. Enamik ettevõtteid viib valikuprotsessi abistamiseks lõpule hankeprotsessi, näiteks taotluse esitamise (RFP) või teabenõude (RFI). Organisatsioonilisest vaatenurgast sunnivad need protsessid klienti tõsiselt mõtlema SaaS-i tarnijalt nõutavatele teenustele. Tavalises RFP protsessis esitab klient üksikasjalikud spetsifikatsioonid ja võimaldab potentsiaalsetel tarnijatel esitada kirjaliku vastuse ülevaatamiseks ja valikuks.
Olenemata kasutatavast protsessist annavad kõik SaaS-i müüjad kirjaliku teenusetaseme lepingu (SLA), milles ostetavad teenused on üksikasjalikult kirjeldatud. Vaadake üle vähemalt kolme erineva ettevõtte SLA, et saada ülevaade saadaolevatest valikutest, müüja suutlikkusest täita põhinõudeid ja klienditeeninduse tasemest. Need vastused võivad olla üsna sõnasõnalised, kuid aja ja jõupingutuste investeerimine on ainus viis teadliku ja faktilise otsuse tegemiseks.
Keerulise tarkvaravaliku protsessi käigus on üsna lihtne kõigist võimalustest häirida. Tehke nimekiri kõigist nõutavatest tarkvarafunktsioonidest ja eraldi loend funktsioonidest, mis oleks tore, kuid mitte hädavajalikud. Printige kõigi SaaS-i tarnijate jaoks eraldi loend ja märkige, millised funktsioonid pakutud lahenduses on. Ignoreeri kõiki funktsioone, mida nendes kahes loendis ei ole. See on suurepärane viis veendumaks, et lõplik valik vastab praegustele vajadustele, mitte ainult tulevastele vajadustele.
Saadavaloleku tunnid on erinevate SaaS-i tarnijate vaatamisel kriitiline probleem. Kontrollige ajavööndi teavet ja veenduge, et see oleks kirjalikult esitatud. Paljud ettevõtted pakuvad 24-tunnist juurdepääsu tasu eest. Kontrollige, millist ajavööndit müüja kasutab, et vältida üllatusi. Ärge unustage mitte ainult seda, millal kasutajad vajavad juurdepääsu süsteemile, vaid ka seda, millal on vaja töid teha ebatüüpilistel aegadel.
SaaS-i tarnijate hinnakujundusvalikud võivad olla fikseeritud või kasutuspõhised. Fikseeritud hinnaga leping kehtib kindla rahasumma eest SLA-s loetletud teenuste eest. Kasutuspõhine hinnakujundus põhineb tehingute mahul, registreeritud kasutajate arvul või tegevuse rahalisel koguväärtusel. Vaadake seda lepingu aspekti üksikasjalikult üle ja viige läbi sisemine analüüs, et teha kindlaks, milline meetod on kõige kuluefektiivsem.