Nõuded sekretäriks/registratuuriks saamiseks on erinevad, suuresti olenevalt ettevõtte tüübist, kus ametikoht leitakse. Enamik ettevõtteid nõuab minimaalset haridust vähese või üldse mitte. Selle ametikohaga seotud ülesannete tõttu võivad teised ettevõtted aga nõuda teatud haridustaset. Teised aga võivad eeldada, et teil on bakalaureusekraad ja mõneaastane töökogemus.
Tavaliselt vastutab sekretär/registratuur ettevõttes haldustoe ülesannete eest. Sekretäriülesannetega võivad kaasneda büroo tugikohustused. Võite toetada ühte osakonna juhatajat või pakkuda üldist kontorituge kogu ettevõttele.
Vastuvõtutöötaja rolli täitmisega kaasneb sageli mitmeid kohustusi. Üks põhiülesanne on telefonile vastamine ja kõnede suunamine vastavasse osakonda. Klientide ja külaliste tervitamine ootealal on teine vastuvõtutöötajaga tavaliselt seotud kohustus.
Olenevalt kontoritegevust toetavatest funktsioonidest võivad olla vajalikud ka muud kohustused. Mõnes ettevõttes peate võib-olla ette valmistama posti kättetoimetamisteenuste jaoks. Lisaks võite sissetulevaid kirju jagada ka ettevõtte töötajatele.
Sekretäriks/registratuuritöötajaks saamiseks on teil vaja erinevaid teadmisi, oskusi ja võimeid. Enamik ettevõtteid eeldab, et teil on kontoriprotseduuridest igakülgne arusaam. Kuna sellel ametikohal on põhiülesanne telefonile vastamine, on meeldivate verbaalsete oskuste omamine üldiselt kasuks. Enamiku ettevõtete jaoks on soovitav ka kontoriseadmete kasutamise oskus.
Mõned tehnikakoolid pakuvad äri- ja kontorihalduse kursusi, mis aitavad teil arendada vajalikke oskusi, et saada sekretäriks/registratuuriks. Tüüpilised kursused võivad hõlmata tekstitöötluse ja arvutustabelirakenduste kasutamise koolitust. Ärikirjade kirjutamine ja bürooetikett on enamikus koolides pakutavad lisakursused.
Lisaks võivad mõned ettevõtted eelistada palgata inimest, kellel on bakalaureusekraad. Äri- või sellega seotud kraadi omandamine nelja-aastases akadeemilises asutuses võib aidata teil seda nõuet täita. Seda tüüpi kraad võib teid ette valmistada ka ettevõttesiseseks edutamiseks.
Lisaks ametlikule koolitusele, mis on vajalik sekretäriks/registratuuritöötajaks saamiseks, võib teil kuluda aega ka ettevõtte tavapäraste tööprotseduuride õppimiseks. Üldiselt saate koolitust tööstusharu spetsiifiliste protseduuride kohta, mis mõjutavad teie tööülesannete muutumist pärast tööle võtmist. Näiteks võib meditsiiniasutuses töötamine hõlmata patsiendi kabinetikülastuste planeerimist. Enne patsiendi saabumist võivad kontoritoimingud hõlmata tervisekindlustuse kontrollimist ja tervisetoimiku koostamist.