Palgajuhid on inimressursside (HR) eksperdid, kes peavad hoolikalt arvestust töötajate palkade, hüvitiste ja maksude kohta. Juhid töötavad paljudes erinevates kohtades, kuid enamik neist töötab suurtes ettevõtetes, jaekauplustes, haiglates ja koolides. Palgajuhiks saamise nõuded võivad olenevalt seadistusest ja tööandjast erineda, kuid enamik ettevõtteid eelistab palgata spetsialiste, kellel on kõrgharidus ja mitmeaastane personalitöökogemus. Lisaks võib tunnustatud riikliku asutuse vabatahtliku sertifikaadi taotlemine avardada inimese võimalusi saada palgaarvestusjuhiks.
Isik, kes soovib saada palgaarvestusjuhiks, võib hakata karjääriks valmistuma juba keskkoolis. Matemaatika, majanduse, kommunikatsiooni ja arvutiteaduse kursused võivad anda põhioskusi, mis võivad tulevases palgaarvestuses tohutult ära tasuda. Üliõpilane võib saada ettevõttes algtaseme ametikoha personali- või ajaarvestusametnikuna, et omandada praktilisi kogemusi ärikeskkonnas. Lõpetamise ajal võib ta hakata uurima tugevate äriprogrammidega kogukonna kolledžiid ja ülikoole.
Kaastöötaja kraad on mõne palgaarvestuse haldamise töö jaoks piisav, kuid inimene saab nelja-aastase bakalaureusekraadi suunas töötades oma oskusi ja volitusi oluliselt parandada. Üliõpilane, kes soovib saada palgaarvestuse juhiks, saab valida kas personalijuhtimise, raamatupidamise, ärijuhtimise või sellega seotud aine eriala. Ärimatemaatika ja -juhtimise arenenud kursuste töö annab põhjaliku arusaamise levinud terminoloogiast, palgaarvestustehnikatest ja maksuseadustest. Pärast kraadi omandamist saab koolilõpetaja otsida tööpakkumisi, sirvides tööotsingu veebisaite ja kasutades oma koolis karjäärivõimalusi.
Üksikisik võib kohe pärast kooli lõpetamist saada palgaarvestusjuhiks, kuid enamik töötajaid alustab oma karjääri assistendi ametikohtadel. Ametniku või assistendina õpib uus spetsialist vahetult kasutama elektroonilisi esitamissüsteeme, kohandama hüvitiste pakette ja koostama makse. Kogemuste omandamine võimaldab töötajal täiustada tööoskusi ning luua tugevaid suhteid töötajate ja ülemustega. Mitmeaastase kogemusega edukaid assistente autasustatakse sageli juhtivatele ametikohtadele edutamisega.
Paljud kutseorganisatsioonid pakuvad uutele või lootustandvatele juhtidele sertifikaate, et parandada nende võimalusi leida kõrgemalt tasustatud töökohti. Ameerika Ühendriikides pakub American Payroll Association sertifitseeritud palgaarvestuse kutsetunnistusi töötajatele, kellel on vähemalt kolm aastat kogemust ja kes sooritavad kirjalikud eksamid. Paljudes teistes riikides on sarnased organisatsioonid, mis aitavad juhtidel oma karjääri edendada. Nõuetekohaste volituste ja paljude aastate kogemustega võib palgaarvestusjuhil lõpuks olla võimalus saada oma ettevõtte juhtivaks personalijuhiks või isegi juhiks.