Tõhususe strateegiad on iga ettevõtte lahutamatud osad. Nende strateegiate abil saate maksimeerida tõhusust ning seada ettevõtte eesmärgid ja standardid väärtuse pakkumiseks. See võimaldab teie ettevõttel saavutada kõrge tootlikkuse ja juhitavad kulud. Saate oma efektiivsusstrateegiad keskenduda kolmele põhivaldkonnale: töötajate efektiivsuse tõstmine, ettevõtte efektiivsuse parandamine klientidega suhtlemisel ja ettevõtte kui terviku efektiivsuse tõstmine.
1
Tuvastage lüngad töötajate tõhususes. Enne töötajate tõhususe eesmärkide loomist peate tuvastama oma ettevõtte töötajate tõhususe lüngad või probleemid. Kui teie ettevõttes on mitu osakonda, võiksite proovida tuvastada igas osakonnas vähemalt üks kuni kaks tõhususe puudujääki. Näiteks võib teil olla tõhususe vahe töötajate töötundide ja lõpetatud projektide vahel. Kuigi tundub, et teie töötajad töötavad terve tööpäeva, ei viida projekte lõpule ja kasumimarginaale ei täideta. Seejärel saate analüüsida, kuidas teie töötajad töötavad. Võib-olla pole neil juurdepääsu uusimale tehnoloogiale, mis põhjustab tööprotsesside aeglustumist ja suutmatust projekti tähtaegadest kinni pidada. See võib olla teie töötajate jaoks üks tõhususe puudujääk: ebaproduktiivne töökeskkond. Veel üks näide, mida võite märgata, on see, et teie töötajad ei tundu töökohal nii motiveeritud ega energilised ning selle tulemusena kannatavad kliendisuhted ja projektid ei edene. nii sujuvalt kui peaks. Seejärel võite tuvastada veel ühe tõhususe puudujäägi: töötajate madal motivatsioon ja stiimulid.
2
Pakkuge turvalist Interneti-võrku. Paljud töötajate ebaefektiivsused, nagu töötajate ja klientide vahelised häired, töötajate kehv töö ja tähtaegadest möödasaamine, võivad tuleneda kehvast Interneti-võrgust. Selle ebatõhususe saate lahendada, kui veenduge, et ettevõtte hoones on turvaline ja tugev Interneti-võrk, mis suudab ettevõtte töökoormusega sammu pidada. See on eriti oluline, kui teie töötajad kasutavad klientidega ja üksteisega suhtlemiseks Internetti. Aeglane või vigane võrk võib kaasa tuua vastamata e-kirjade, ebaõnnestunud kliendisuhtluse ja klientide tagasiside hilinemise, mis aeglustab teie töötaja tootlikkust.
3
Veenduge, et teie töötajatel oleks produktiivne töökeskkond. Tööandjana on samuti oluline, et pakuksite oma töötajatele produktiivset töökeskkonda, et tagada nende võimalikult tõhus töö. See võib tähendada, et neil on juurdepääs uusimatele laua- või sülearvutitele ning hästitoimivale elektroonikale, nagu printerid, skannerid ja faksiaparaadid. Samuti peaksite veenduma, et igas koosolekuruumis on täielikult töökorras konverentsitelefonid ja kui teie töötajad on sageli liikvel, peaksite ettevõttes kasutama mobiiltelefone. Võib-olla soovite ka oma töötajate omavahelist teabe jagamist hõlbustada, kasutades Google Drive või mõni muu failijagamisprogramm. Nii ei satu olulised dokumendid valesse kohta ega unustata, võimaldades teie töötajatel kasutada tehnoloogiat ja failide ühiskasutust võimalikult tõhusal viisil. Veebipõhisele failijagamisele üleminek vähendab ka teie ettevõttes igal aastal tekkiva paberijäätmete hulka. kõrvaldada ebaefektiivsused, nagu suur jäätmete teke ja ringlussevõtule kulutatud raha ja jäätmete vähendamine kontoris.
4
Kontrollige, kas teie töötaja palgad on konkurentsivõimelised ja sisaldavad kõiki hüvesid. Teine võimalik töötajate ebaefektiivsuse põhjus on konkurentsivõimelise tasu puudumine. Kui maksate oma töötajaid alatasu ja töötate üle, võib see teie töötajate seas põhjustada pahameelt, madalat motivatsiooni ja kõrget stressi. Veenduge, et pakute oma töötajatele turupõhiselt konkurentsivõimelist palka, mis sisaldab kõiki hüvesid, nagu tervishoid ja 401K või mõni muu töötajate säilitamise programm. Enamik töötajaid töötab rohkem ja paremini, kui nad teavad, et neil on töökindlus ja stabiilsus ning võivad loota, et nende tööandja pakub õiglast ja konkurentsivõimelist palka. Tervishoid ja pensioniplaan on ka töötajatele suureks stiimuliks tõhusaks tööks ja aitavad teil oma töötajaid pikka aega hoida. See vähendab siis vajadust kulutada raha uute töötajate palkamiseks ja koolitamiseks.
5
Vähendage oma töötajate ettevõtte reisimise aega. Ettevõtte aja ja kuludega reisimine võib viia tegevuse efektiivsuse vähenemiseni ja ressursside raiskamiseni. Keskenduge aja vähendamisele, mille jooksul teie töötajad peavad kliendi juurde või töökohale jõudmiseks reisima. Võimalusel toetuge võimalikult palju videokonverentsidele ja meilile, et vähendada töötajate reisimise vajadust ja lubage töötajate reisimist ainult siis, kui see on hädavajalik.
6
Rakendage töötajate tunnustamise programm. Luues töötajate tunnustamise programmi, pange oma töötajad tundma, et nad on teie ettevõtte jaoks olulised ja vajalikud ettevõtte tõhususe suurendamiseks. Määrake igast osakonnast ülemus või juht, kes valib ühe töötaja, kes esindab rasket tööd, hoolsust, ettevõtte kultuuri ja/või tegevuse efektiivsust. Seejärel võib programm tunnustatud töötajaid premeerida boonuse, loosimises osalenud nime või isegi hüüa sotsiaalmeediast välja. Tasu ei pea olema kallis ega rikkalik. Pigem peaks see töötajat esile tõstma ja tagama, et ettevõte, teised töötajad ja kliendid tunnevad, et nad tunnustavad.
7
Looge töötajate tõhususe komitee. Et olla kursis töötajate tõhususega, võite julgustada juhendajaid või juhte moodustama töötajate tõhususe komitee. Proovige, et komisjonis oleks iga osakonna või piirkonna esindaja, et see oleks hästi ümar. Planeerige igakuised koosolekud, et arutada, kuidas parandada töötajate efektiivsust ja tagada, et iga kuu luuakse vähemalt üks kuni kaks tõhususeesmärki.
8
Seadistage klientidega iganädalased sisseregistreerimised. Kliendi tõhususe parandamiseks saate oma klientidega isiklikult sisse logida või keskenduda konkreetsetele kõrge vajadusega klientidele ja arutada võimalikke ebaefektiivsust või probleeme. Küsige oma klientidelt, milline on olnud nende üldine kogemus ettevõttega ning kuidas nad tunnevad, kuidas nende projektijuhil, juhil või kontaktil läheb ajaplaneerimise ja suhtlemise osas. Samuti peaksite veenduma, et töötajad suhtlevad aktiivselt oma klientidega. ja puudutades baasi iga päev või iga nädal. Kuigi teie töötajatel võib olla palju projekte, on oluline, et nad hoiaksid oma klientidega suhtlemist avatuna ja juurdepääsetavana. See näitab, et nad suudavad oma aega tõhusalt kasutada ja säilitada tõhusaid suhteid klientidega.
9
Küsige klientidelt tagasisidet oma ettevõtte efektiivsuse kohta. Peaksite olema valmis ja valmis märkima iganädalase registreerimisega klientidelt saadud tagasisidet. Looge klientide tagasiside süsteem, kuhu tagasiside sisestatakse kord nädalas või kuus küsitlusesse või kontrollnimekirja. Seejärel saate oma töötajatega tagasiside üle vaadata, et anda neile ülevaade kliendi ootustest ja vajadustest. Samuti saate kasutada klientide tagasisidet, et tuvastada kliendi ebatõhusus, nagu tähtaegade ületamine või ebaõnnestunud suhtlus. Saate teha koostööd oma töötajatega, et luua nendele ebatõhusustele võimalikke lahendusi, näiteks planeerida tähtaegu nädal varem, et tagada nendest kinnipidamine, või klientidega igapäevaselt registreerida, et hoida suhtlus avatud ja juurdepääsetav.
10
Jälgige projekti ajakavasid, et tagada tulemuste täitmine. Kuigi te ei soovi oma töötajaid ega kliente mikrohaldamisega tegeleda, peaksite omama hea ettekujutuse kliendiprojektide positsioonist ja mõistma, millal tulemused on täidetud. See võib tähendada kontoris mitu korda päevas kõndimist, et teatud meeskondadesse või piirkondadesse registreeruda, või teatud kontode või projektidega töötavate töötajate igapäevaste või iganädalaste koosolekute planeerimist. Proovige tuvastada projektid, mille puhul klientidel on suur vajadus või suur risk. ja hoidke neil tähelepanelikult silma peal. Samuti võite soovida tagada, et konto või projekti töötajad oleksid valmis kliendi vajadustega tegelema ja suudaksid hästi vastata kliendi ootustele. Suur osa projekti edukaks loomisel on töötaja ja kliendi hea koostöö tagamine.
11
Tehke kindlaks eelarveaasta peamised tõhususe puudujäägid. Vaadake ettevõtte tõhusust laiaulatuslikult ja proovige tuvastada vähemalt neli kuni viis tõhususe puudujääki, millele soovite, et töötajad eelarveaastal keskenduksid. See tagab, et teie eesmärgid on igal aastal ajakohased ja saate jätkata eelmise aasta eesmärke. Teil võib olla ettevõtte tõhususeesmärke, nagu töökeskkonna parandamine, lülitudes üle keerukamale arvutiprogrammile või arvutisüsteemile, vähendades tekkivate paberijäätmete hulka kontoris, pakkudes pikaajalistele töötajatele paremat tasu ja tagades, et kliendid saavad töötajatelt tõhusamat projektijuhtimist. Kui olete aasta peamised efektiivsuslüngad tuvastanud, määrake ettevõtte igale osakonnale või valdkonnale üks eesmärk. See tagab, et on selge, kes vastutab puudujäägi kõrvaldamise eest, ja suurendab tõenäosust, et lõhe kõrvaldatakse.
12
Täiustage ettevõtte tehnoloogiat igal eelarveaastal. Enamik ettevõtteid saab oma tõhusust parandada, täiustades igal aastal oma tehnoloogiat, alates arvutite kiiremaks muutmisest kuni mitmesse kontoris kasutatavasse skannerisse või printerisse investeerimiseni. Uusimale tehnoloogiale keskendumine hoiab töötõhususe kõrge ja võimaldab teie töötajatel töötada täiel määral ära. Kui teil on kasvavad IT-vajadused ja -nõuded, võiksite kaaluda oma IT-vajaduste allhanke hankimist töövõtjalt või välisettevõttelt. See võib osutuda vajalikuks väljaminekuks, kui ettevõte ei suuda klientide ja töötajate IT-vajadustega kaasas käia ning võimaldab ettevõttel keskenduda IT-probleemide asemel suurepärasele klienditeenindusele ja tähtaegadest kinnipidamisele.
13
Uuenda ettevõtte efektiivsusvajadusi töötajate ja klientide tagasiside põhjal. Kasutage oma klientidelt ja töötajatelt saadud tagasisidet, et lisada ettevõtte efektiivsuseesmärke ja veenduda, et need eesmärgid on ajakohased ja ajakohased. Andke oma töötajatele ja klientidele teada, et nad on ettevõttes aktiivselt kaasatud tõhususstrateegiate elluviimisel ja usaldate neid, et aidata ettevõttel tõhustada.