Raamatupidamine, nagu raamatupidamine, on ettevõtte juhtimise üks vajalikke pahesid. Vaatamata sellele, mida paljud võivad arvata, viitavad need kaks terminit erinevatele protsessidele. Raamatupidamine, nagu siin arutatakse, viitab lihtsalt kulude ja tulude kirjete kogumisele ning seejärel nende tehingute pearaamatusse kandmisele. Raamatupidamine on protsess, mis järgneb raamatupidamisele ja hõlmab pearaamatu teabe teisendamist kasulikeks ärimõõdikuteks ja aruanneteks. Õnneks on raamatupidamine neist kahest lihtsam ja seda saab õppida, järgides alltoodud lihtsaid samme.
1
Otsustage, millist tüüpi süsteemi kasutada. Raamatupidamise kõige olulisem osa on järjepidevus. Te ei soovi kviitungeid kaotada, tehinguid registreerida ega sama tehingut kaks korda salvestada, kuna see võib teie ettevõtte finantsseisundit valesti esitada. Lihtsaim viis nende vigade vältimiseks luua ühtne süsteem nii tehingute registreerimiseks ajakirjades kui ka pearaamatusse kandmiseks. See süsteem võib olla sama keeruline kui juhtmega kassaaparaat, mis sisestatakse raamatupidamistarkvarasse, või sama lihtne kui kast täis kviitungeid ja märkmeid. See sõltub teie ettevõtte igapäevase või nädala tehingute arvust.
2
Kasutage raamatupidamistarkvara. Lihtsaim viis tehingute usaldusväärse registreerimise tagamiseks on investeerida raamatupidamisprogrammi, nagu QuickBooks, FreshBooks või Expensify. See võtab eri tüüpi tehingute salvestamisel palju oletusi ja esitab teie teabe selgelt. Paljud neist programmidest on saadaval tasuta või tasuta prooviversioonina piiratud aja jooksul.
3
Kasutage arvutustabelit. Manuaalsema süsteemi jaoks proovige tehingute salvestamiseks seadistada arvutustabel. Seda saab teha kas käsitsi, füüsiliste tehingute päevikutega või arvutis tabelarvutusprogrammiga. Nende ajakirjade vormindamine on teie otsustada, kuid see peaks sisaldama vähemalt järgmist: tarnija/ostja nimi konto number kulu/tulu tüüp (nt kontoritarbed, toorained) arve laekumise/loomise kuupäev võlgnetav/tasutud summa
4
Ole järjekindel. Iga kasutatava süsteemi puhul sisestage kindlasti oma tehinguandmed regulaarselt ja iga kord samal viisil. See on kindel, et tehingud ei jää kahe silma vahele ja et teil on kõige värskem pilt oma ettevõtte finantsseisundist. Lisaks on hea koostada regulaarne ajakava teabe edastamiseks ajakirjadest pearaamatusse, võib-olla kord nädalas või kuus.
5
Kasutage kõigi kannete jaoks sama arvestusmeetodit. Kaks raamatupidamise tüüpi on kassa- ja tekkepõhise raamatupidamise meetod. Sisuliselt salvestab sularahameetod tehinguid, kui tegelik sularaha omanikku vahetab, näiteks kui klient maksab kauba eest või kui maksate kulude eest. Tekkepõhine meetod arvestab aga tehinguid, kui see tehing toimub, näiteks kui tekivad kulud või kui klient ostab kauba (kuid mitte tingimata, kui raha vahetab tehingu eest omanikku). Millise meetodi valida, sõltub teie enda eesmärkidest ja äristrateegiatest.
6
Võrrelge kahte arvestusmeetodit. Kassaarvestuse meetodit kasutatakse sagedamini väikeettevõtetes, kuna see annab ettevõtte sularahajäägi täpse ülevaate. Ettevõtte kasvades võib aga muutuda vähem oluliseks ettevõtte täpse rahajäägi tundmine ja keskenduda selle asemel praegusele tervisele. Siin tuleb kasutusele tekkepõhine meetod. Jälgides kulusid, millal need tekivad, ja tulusid nende teenimise ajal, mitte tasudes, välistab tekkepõhine meetod makseviivituste mõju ettevõtte finantsseisundi määramisel.
7
Otsustage, millist meetodit kasutada. Juriidiliselt võib ettevõte valida kas raamatupidamismeetodi seni, kuni selle ettevõtte tulu on alla 5 miljoni dollari aastas või, kui ta müüb tooteid avalikkusele, on brutotulu (kõik tulud) alla 1 miljoni dollari. Kõik ettevõtted, kelle tulud on sellest tasemest suuremad, on seaduse järgi kohustatud kasutama tekkepõhist meetodit. Lisateavet raamatupidamismeetodi valimise kohta leiate artiklist, kuidas oma ettevõttes otsustada kassapõhise ja tekkepõhise raamatupidamisarvestuse vahel.
8
Kasutage kahekordset raamatupidamist. Paljud väikeettevõtted teevad vea, kasutades ühekordset raamatupidamist. See tähendab, et nad registreerivad tehinguid ainult raha liikumisena ühele kontole või kontolt. Iga äritehing toimub aga vähemalt kahel kontol ja see tuleb täpsuse huvides sellisena registreerida. Seda nimetatakse kahekordseks raamatupidamiseks. See võimaldab teil täpselt näha, kust teie raha tuleb ja kuhu see läheb. Näiteks sularahaga varude ostmine kirjendatakse varude suurenemisena ja sularahakonto vähenemisena. Teise võimalusena kirjendataks selle varude müük krediiti maksvale kliendile varude vähenemisena ja saadaolevate arvete suurenemisena. Raamatupidamise maailmas kajastataks need ametlikke termineid kasutades erinevate kontode deebetite ja kreeditidena. .Raamatupidajana on aga kõige olulisem, et kasutaksite ühtset süsteemi, mis on teie jaoks mõistlik.
9
Registreeri tehingud ajakirjadesse. Alguses tuleb tehingud sisestada ainult päeva- või nädalapäevikutesse, olenevalt teie tehingumahust. Need kirjed sisaldavad teavet tehingu kohta, sealhulgas ostja/müüja, summa, kuupäeva ja tehingu tüüpi. Hiljem see teave kategoriseeritakse ja lisatakse pearaamatusse. Kuid praegu on oluline ainult teave salvestada hilisemaks kasutamiseks. Kanded tuleb teha vastavalt ettevõtte valitud arvestusmeetodile (kassa või tekkepõhine). Raamatupidamistarkvara kasutuselevõtt on muutnud kaheetapilise ajakirjade ja pearaamatute protsessi peaaegu iganenuks. Tarkvara värskendab pearaamatut automaatselt, muutes protsessi üheks tehingute sisestamiseks nende toimumise ajal. Mõned ettevõtted otsustavad siiski kasutada päeviku-reskontra meetodit.
10
Eraldage tehingud kontodele. Parim viis oma tehingute jälgimiseks on eraldada need pearaamatus erinevatele kontodele. Alustades määratud kontodega ja lisades või lahutades need iga tehinguga, saate selgema pildi sellest, kuhu raha tuleb ja kuhu läheb. Need kontod võivad olla nii üldised kui müük või konkreetsed teatud tüüpi varud. Näiteks võib autotöökojal olla mõistlik reserveerida kogu konto õlivarude jaoks. Kontod on ettevõtete lõikes erinevad, kuid peaksid katma vähemalt järgmist: sularahakontod (krediiti maksvate klientide raha); tasumata arved (tarnijatele võlgnetav raha); müük (tulu, mida teenite põhitoimingutest); laoseisud, müügikulud. (tarvikud, mida ostate tootmise või ettevõtte jaoks). Palgakulud (palgad). Omakapital (summa, mille omanikud on ettevõttesse pannud). Jaotamata kasum (ettevõttesse reinvesteeritud kasum).
11
Postitage tehinguid regulaarselt. See, kui sageli te tehingute päevikutest pearaamatusse sisestate, sõltub teie tehingumahust. See võib olla iga päev, kord nädalas või isegi kord kuus. Seda tuleks aga teha järjepidevalt, et te ei jääks aruandeperioodi lõpus ootamatult tööga üle koormatud. Jällegi aitab raamatupidamistarkvara teil nende protsessidega kursis olla.
12
Analüüsige oma pearaamatu kontosid. Pearaamatukontod on peamiselt kasulikud ettevõtte finantsseisundi kvantifitseerimiseks. Kuigi tõelised finantsaruanded on kõige parem jätta professionaalsete raamatupidajate hooleks, saab igaüks võrrelda pearaamatukontosid, et luua lihtsaid võrdlusi või aruandeid. Näiteks võrrelge müüki kuludega, et saada üldine ettekujutus sellest, kuidas teie ettevõttel viimasel ajal läinud on. Ilmselgelt teenite kasumit, kui müük on suurem kui kulud. Keerulisemate aruannete jaoks pöörduge raamatupidaja või raamatupidamisprogrammi poole. Lisateabe saamiseks pearaamatusse kandmise ja lihtsate aruannete koostamise kohta vaadake, kuidas kirjutada raamatupidamisraamatut.