Ettevõtted dokumenteerivad sageli protsessi, veendumaks, et iga töötaja teab, kuidas seda õigesti teha, või analüüsida protsessi täiustamiseks. Kui teil palutakse protsess dokumenteerida või otsustate seda ise teha, kaasake kindlasti inimesi, kes on protsessi kui terviku kohta kogenud ja teadlikud. Allpool kirjeldatakse kahte tüüpi vooskeemi, kuid kui arvate, et teist tüüpi lihtne diagramm või tekstidokument on teie protsessi jaoks sobivam, võite selle asemel kasutada seda. Sel juhul lugege üldist nõuannet, et saada aimu protsessi dokumenteerimise eesmärgist.
1
Võimaluse korral pidage kinni ühest protsessist korraga. Ärge püüdke kirjeldada kogu oma tööd ühes vooskeemis. Lühikeste dokumentide seeriat, mis käsitlevad iga ülesannet eraldi, on palju lihtsam jälgida. Kui peate dokumenteerima suuremahulise protsessi, näiteks ettevõtte toote loomise algusest müügini, kasutage igale ülesandele viitamiseks ainult lihtsaid nimesid. selle protsessi raames. Vajadusel kasutage iga ülesande üksikasjalikumaks selgitamiseks lisadokumente.
2
Jagage üldpilt alamprotsessideks. Alamprotsessid on peamised ülesanded, mida protsessi käigus täidetakse. Kui te ei ole dokumenteeritava protsessiga põhjalikult kursis, küsitlege projektijuhte või teisi selle protsessi eksperte, et saada vajalikest ülesannetest hea ülevaade. Üldiselt, kui teie dokumendis sisalduv samm sisaldab rohkem kui ühte verbi või sõna “ja” võib selle tõenäoliselt jagada kaheks etapiks. Näiteks „Aseta kukkel ja lihakotlet grillile” tuleks jaotada järgmisteks osadeks: „Aseta lihakotlet grillile” ja „Aseta kukkel grillile”.
3
Otsustage, kas protsess on tekstidokumendi jaoks piisavalt lihtne. Kui teie protsess on iga kord sarnane ja hõlmab vaid paari otsust või variatsiooni, võiksite sammud lihtsalt loendisse kirjutada. Kasutage elektroonilist tekstidokumenti (nt Microsoft Wordi faili) või joonega paberilehte.
4
Kaaluge vooskeemi koostamist. Lihtne vooskeem on lihtne viis protsessi visuaalseks kuvamiseks, nagu on kirjeldatud selle lehe hilisemas jaotises. Keerulisemate vooskeemide koostamiseks on ka viise, kuid enamiku protsesside jaoks pole need vajalikud. Kaaluge keeruliste vooskeemide jaotises olevate juhiste järgimist ainult siis, kui teie protsessis on rohkem kui kümme sammu ja protsessi eri etappe täidab rohkem kui kolm inimest.
5
Võimaluse korral hoidke see lühike. Üks leht on ideaalne, kuid isegi keerukate protsesside jaoks proovige seda vähendada 5 leheküljeni või vähem. Pikemaid dokumente peaksid nõudma ainult spetsialiseeritud ja keerukad ülesanded ja isegi siis, kui dokumenti kasutavad tegelikud inimesed, kes seda teevad. Näiteks kui dokument on mõeldud vähktõve diagnoosimisel arstide juhendamiseks, mainite tõenäoliselt kõiki diagnostilisi teste, mis võivad kasutada. Kui aga dokumenteeritakse sama protsessi juhtidele esitamiseks, looge lühem dokument, mis jätab välja üksikasjalikumad sammud, nagu näiteks otsustamine, millist seadet konkreetses masinas kasutada. Eemaldage ülesannete nimedest omadussõnad. Need pealkirjad peaksid olema selged ja lühikesed. Näiteks kirjutage “Saada kliendile arve”, mitte “Saada toote tellinud kliendile kõigi teenuste täielik arve”.
6
Lisage visuaalid, kui need aitavad protsessi hõlpsamini loetavaks muuta. Mõned inimesed mõistavad visuaalseid esitusi paremini kui teksti lugemist, eriti kui nad on juhid, juhid või teised inimesed, kellel ei pruugi olla dokumenteeritava protsessiga praktilisi kogemusi. Need võivad olla diagrammid, fotod või ekraanipildid, kuid hoidke need lihtsad ja selged. Kaasake skeemid või pildid küljele ainult siis, kui protsessidokumendis on terminist aru saada. Näiteks kui protsessidokument nõuab, et lugeja tuvastaks erinevuse kahte tüüpi masinate vahel, esitage nende masinate kohta selged diagrammid või pildid. Ärge lisage lõikepilte ega muid pilte, mis on seal ainult lõbu pärast.
7
Viidake inimestele pealkirja, mitte nime järgi. Dokument võib kesta kauem kui üksikisik. Ärge kirjutage “Saada koosoleku protokollid Carolile”. Kirjutage “Saada koosoleku protokoll esimehele”. Kui arvate, et nimi on vajalik, et lugejad teaksid, kellega ühendust võtta, lisage nii nimi kui ka ametinimetus.
8
Tehke selgeks, kuidas protsessid üksteisega seostuvad. Näiteks võib “Uudiskirja korraldamise” protsessidokument lõppeda märkusega “Lõpptulemus saadetakse redigeerimisele. Vaadake dokumenti pealkirjaga Uudiskirja redigeerimine.” Dokument pealkirjaga Uudiskirja redigeerimine võib alata märkusega “Sellele eelneb uudiskirja korraldamine”. ja lõpetage tekstiga “See on nüüd avaldamiseks saadetud. Vaadake dokumenti pealkirjaga Uudiskirja avaldamine.”
9
Muutke dokumendid redigeeritavaks ja juurdepääsetavaks. Tehke inimestele lugemiseks või uurimiseks kättesaadavaks koopiad. Hoidke elektroonilist põhidokumenti redigeeritavas vormingus, et saaks vajadusel muudatusi teha.PDF-dokumendid ei ole redigeeritavad. Kui kasutate spetsiaalset diagrammi loomise tarkvara, võib sellel redigeeritavate failide salvestamiseks olla erinev unikaalne failivorming. Tõenäoliselt peavad teised inimesed sama tarkvara alla laadima või ostma, enne kui nad saavad seda dokumenti redigeerida. Ainult tekstiga dokumentide töötlemiseks kasutage tavalist failivormingut, nagu .doc, .docx, .txt või .rtf. Kui eeldate, et dokument muutub sageli, kasutage veebipõhist failimajutusteenust (nt Google Docs), et inimesed näeksid alati uusimat versiooni.
10
Märgistage protsessidokumendid hoolikalt. Kirjutage loomise kuupäev ja viimase redigeerimise kuupäev igale dokumendile nähtavasse kohta, näiteks lehe ülaossa. Kui dokumenti redigeerivad mitu inimest, võite lisada oma nime või initsiaalid viimase redigeerimise kuupäeva kõrvale. Lõpuks lisage pealkiri ja failinimi, mis näitavad selgelt, milline protsess on dokumenteeritud.
11
Looge lihtsate ülesannete hõlpsaks selgitamiseks vooskeem. Vooskeemid sobivad suurepäraselt põhiteabe kujutamiseks hõlpsasti loetavas visuaalses stiilis. Neid saab kasutada uute töötajate juhendamiseks lihtsate ülesannete täitmisel töökoolituse ajal või töötaja abistamiseks, kes täidab ajutiselt mõnda ülesannet töökaaslase puudumise tõttu.
12
Järjestage vooskeemi vasakult paremale või ülalt alla. Vooskeemi koostamisel kirjutate protsessi iga ülesande jaoks kasti ja ühendate need nooltega, et näidata, millises järjekorras te neid ülesandeid täidate. Alustage lehe vasakust või ülaosast, täpselt nagu kirjutamisel. Sammude järjestamine selles järjekorras teeb lihtsaks ühe pilguga kindlaks teha, mida järgida. Kui töötate keeles, mille kirjutamissuund on inglise keelest erinev, kasutage selle asemel seda suunda. Näiteks araabia keeles kirjutatud vooskeem liigub paremalt vasakule. Kasutage suuna selgeks muutmiseks nooli. Ärge tõmmake ülesannete vahele lihtsalt jooni ilma noolteta.
13
Alustage ringiga, millel on silt “start”. Kui teie vooskeem on piisavalt väike, et mahtuda ühte ritta või veergu, ei pruugi te seda ringi vajada. Keerulisemate vooskeemide puhul on kasulik silmnähtava ringi olemasolu “algus”.
14
Joonistage ristkülik, mille sisse on kirjutatud esimese ülesande nimi. Joonistage nool, mis osutab “alguse” ringilt kastile, mille sees on esimene ülesanne. Näiteks “võtke kliendi tellimus vastu”.
15
Joonistage nool järgmise ülesande või küsimuse juurde. See nool osutab järgmisele kastile, mille sisse on kirjutatud teine ülesanne. Kui enne teise ülesande sooritamist on vaja teha otsus või vastata küsimusele, kirjutage küsimus selle asemel teemandi sisse. Võimalusel kasutage teemanti jaoks erinevat värvi kui kastid.
16
Juhtige otsuseteemantidest sõltuvalt vastusest ülesanneteni. Ütle näiteks, et kast ülesandega “Võtke kliendi tellimus vastu” viib teemandi juurde ja küsimusega “kas vesi telliti?” Joonista kaks noolt, mis jätavad teemandi. Kirjutage ühele noolele “jah” või “y” ja suunake kasti, millel on silt “anna kliendile vett”. Teisele noolele kirjutage “ei” või “n” ja viige kasti, millel on silt “anna toiduvalmistamiseks tellimus”.
17
Kasutage seda keerukate protsesside jaoks, mis hõlmavad mitut inimest või osakonda. Kui dokumenteerite keerulist protsessi, mis hõlmab mitut sõltumatut inimest, meeskonda või osakonda, kaaluge keeruka vooskeemi koostamist. Siin kirjeldatud vooskeemi tüüpi nimetatakse “ujumisradade diagrammiks” või “Rummler-Brache diagrammiks”. Diagramm võimaldab hõlpsasti näha, kes iga ülesande eest vastutab, ja aitab tuvastada valdkonnad, kus protsessi saaks täiustada. Vooskeem peaks kirjeldama protsessi nii, nagu seda praegu tehakse, mitte seda, kuidas seda tuleks teha.
18
Kaaluge tarkvara kasutamist. Tõenäoliselt näeb vooskeem lõpuks korralikum ja loetavam, kui kasutate diagrammide koostamiseks tarkvara. Elektroonilise faili olemasolu hõlbustab ka vooskeemis vajadusel muudatuste tegemist. Otsige veebist “protsesside kaardistamise tarkvara” ja laadige kindlasti alla või ostke tarkvara, mis võimaldab luua Rummler-Brache’i diagramme.
19
Loetlege kõik osalejad lehe vasakus servas asuvasse ilusasse veergu. Iga rida saab märgistada osakonna, meeskonna või üksikisiku ametinimetusega. Iga osaleja vastutab ülesannete eest, mis asuvad tema horisontaalsel real, mis ulatub üle lehe. Seda nimetatakse mõnikord selle osaleja “ujumisrajaks”. Rajad võivad olla värvikoodiga või mitte. Need tuleks alati jagada paksude mustade joontega, et muuta diagramm värvipimedatele inimestele hõlpsasti loetavaks. Proovige asetada üksteisega suhtlevad rühmad üksteise kõrvale. See ei ole aga kohustuslik.
20
Alustage esimese ülesandega. Alustage protsessi, asetades esimese ülesande lehe vasakus servas olevasse kasti, selle ülesande eest vastutavast osalejast paremale. Näiteks kui uuringute osakond alustab protsessi tooteidee loomisega, joonistage sõna “Uuring” paremale küljele kast ja märgistage see Loo tooteidee.
21
Jätkake nagu tavalist vooskeemi, kuid ülesanded liiguvad paremale ja asetatakse sobivale reale. Näiteks kui Research saadab seejärel oma tooteidee turundusele fookustestimiseks, tõmmake nool jaotisest Loo tooteidee reale Turundus kasti, mis asub eelmisest kastist paremal. Märgistage see kast Fookuse testimine. Mõnikord võib ülesannet korrata, näiteks võib toode hiljem naasta täiendavaks fookuse testimiseks. Kui protsess naaseb tegelikult samasse varasemasse etappi, tõmmake nool tagasi algsele kastile Focus testing. Kui protsess on tegelikult erinev (näiteks see on täpsem fookuse testimise voor, mis viib erinevate ülesanneteni), kirjutage selle asemel uus kast teise nimega, näiteks Täpsem fookuse testimine.
22
Õppige kasutama teemante ja ringe. Enamik vooskeeme kasutab kaste, teemante ja ringe ning nende vahel olevaid nooli. Olete juba kohanud kasti, millel on ülesande nimi. Kasutage teemanti, kui võimalikke tulemusi on mitu. Kasutage ringe, kui lõpptulemus on saavutatud. Jätkates ülaltoodud näidet, joonistage fookuse testimise juurest nool teemandile, millel on silt Kas toode on heaks kiidetud? Joonistage teemandist üks nool, märkides sellele ei, ja ühendage see ringiga, millel on silt Protsessi lõpp. Teine nool, millel on silt jah, võib viia protsessi järgmise ülesandeni. Asetage teemant selle otsuse eest vastutava osaleja reale või “ujumisrajale”. Ring sildiga Protsessi lõpp peaks asuma oma real, ilma seotud osalejata. On palju muid spetsiaalseid vooskeemi sümboleid, kuid neid kasutatakse harva ja need pole tavaliselt vajalikud. Uurige neid ise, kui arvate, et teie dokumendile oleks suurem mitmekesisus kasuks.
23
Olge järjekindel. Kasutage sarnase suurusega kaste ja mitte rohkem kui kahte või kolme kergesti eristatavat värvi, et muuta vooskeemi võimalikult loetavaks. Näiteks võivad kõik kastid (ülesanded) olla sinise taustaga, samas kui kõik teemandid (küsimused) võivad olla kollased. Kui võimalik, laske “jah” vastuserida alati alustada kasti ühest servast (nt paremalt ja “ei” alati teises (nt alumisel küljel). See ei ole alati võimalik või lihtne, seega ärge kulutage sellele liiga palju aega.
24
Vajadusel liikuge teisele lehele. Parem on kasutada mitut lehekülge, kui teha vooskeemi lugemiseks liiga väike. Kasutage selgelt märgistatud sakke või nooli, et teha selgeks, kuidas vooskeemi jätkamine käib. Näiteks tõmmake lehe paremast servast välja nool nimega A. Joonistage järgmisele lehele lehe vasakust servast suunav nool, millel on ka silt A.
25
Muutke vooskeemi. Järgige kõiki võimalikke “marsruute” läbi vooskeemi ja vaadake, kas see on mõttekas. Ideaalis lase kellelgi teisel protsessiga tuttaval see endaga kaasa teha, et vead tuvastada ja puuduvad sammud tuvastada. Kui olete selle vähemalt korra üle vaadanud ja vead parandanud, on dokument valmis teistele asjaosalistele esitamiseks või saatmiseks. Kui protsess hiljem muutub, muutke seda vooskeemi aga julgelt, saates värskendatud dokumendi seda kasutavatele inimestele.
26
Tehke kindlaks valdkonnad, kus kvaliteediülevaade võib olla kasulik. Iga kord, kui protsess liigub ühelt inimeselt või meeskonnalt teisele, mõelge, kas keegi peaks uurima pooleliolevat tööd, et näha, kas see on valmis jätkama. Kas kvaliteet on sageli madalam pärast konkreetset sammu, näiteks sammu, mille sooritab tavaliselt kogenematu meeskonnaliige? Millistel protsessidel on kõige suurem üldine mõju kvaliteedile ja mis võivad vajada täiendavat tähelepanu? Kui otsustate soovitada selles protsessis kvaliteediülevaatuse etappi, tehke selgeks järgmisse etappi edasiliikumise kriteeriumid. Ärge jätke inimesi arvama, milliseid kvaliteedistandardeid kasutatakse.
27
Otsige dubleerivaid ülesandeid. Kui teie diagramm või dokument sisaldab kahte identset ülesannet, kaaluge, kas see on kasulik või ebatõhus. Mõnikord on parema kvaliteedikontrolli jaoks hea ülesannet korrata (nt kaks osakonda kontrollivad toodet eri etappides). Lihtsaid ülesandeid, nagu korrektuur, ei tohiks aga protsessi käigus teha rohkem kui üks kord. Soovitage protsessiprotseduurist eemaldada üks dubleeritud etappidest.
28
Otsige tarbetut liikumist osakondade vahel. Teie dokument võib näidata, et isik A ja isik B kannavad protsessi eest vastutust mitu korda edasi-tagasi. Kas on võimalik vähendada tarbetute ülekannete hulka? Kui saate protsessi ümber korraldada, võib isik A ühe perioodi jooksul teha mitu ülesannet ja seejärel anda see inimesele B.